Автоматически расширяющаяся таблица (GS9)
Сегодня немного наркомании, но эта штука мне сильно пригодилась когда мне нужно было собрать по 70 параметров по 100+ клиентам компании.
Задача следующая — у нас есть много позиций (клиентов, товаров, поставщиков, фильмов) и мы не знаем заранее сколько у них будет параметров и, что самое главное, мы не хотим при вводе данных каждый раз заходить в большую доку, искать пересечение строки с наименованием со столбцом с параметром + мы хотим смотреть историю, как эта таблица выглядела в тот или иной момент времени.
Нам потребуется три листа.
2 — промежуточный свод
3 — итоговая таблица
н.б. при таком построении таблицы можно сделать для каждого сотрудника свой реестр и собирать данные в одну большую итоговую таблицу.
Реестр у нас должен выглядеть следующим образом:
Т.к. в ГТ отсутствуют умные таблицы из экселя, то нумератор (столбец A) автоматизируем своими руками.
Сделаем несколько тестовых записей:
Теперь нам нужен свод, где будут строки с названиями фильмов (столбец С), столбцы — параметры (столбец D) и на их пересечении — максимальное значение из столбца А.
Так выглядят настройки сводной таблицы.
Н.Б. Создание сводной таблицы — выделить таблицу с исходными данными, потом нажать Данные / Сводная таблица (Data / Pivot Table). Создавать лучше на новом листе.
Этот свод будет выполнять роль подложки. Здесь же с помощью фильтром мы можем фильтровать по дате.
Теперь же нужна лицевая сторона этой таблички. Тут все просто — нам нужен ВПР данных из реестра по данным из свода.
Н.Б. Если мы пишем на одном листе (Лист1) формулу, которая будет ссылаться на ячейки из другого листа (Лист2), то при копировании формулы в соседние ячейки — ссылка так же будет двигаться.
Шаг первый — копируем первый столбец из свода.
Фигурные скобки означают массив данных. Т.е. написав формулу только в ячейке А1 — данные автоматом будут протягиваться ниже, в т.ч. и при изменении данных в исходном массиве.
Аналогично переносим верхнюю шапку.
Шаг второй — прописываем ВПРы и копируем их на всю таблицу.
Н.Б. Таблица ‘Реестр’!A:E написана с абсолютными ссылками. Т.о. при копировании эта часть формулы не будет изменяться.
Промежуточный вид таблицы.
Чтобы убрать ошибки при пустых значениях используем функцию ЕСЛИОШИБКА() (iferror()).
Это финальный вид. Если добавить еще какой-то фильм или новый параметр к существующему — он появится автоматически.
576 постов 13.7K подписчиков
Правила сообщества
2. Публиковать посты соответствующие тематике сообщества
3. Проявлять уважение к пользователям
4. Не допускается публикация постов с вопросами, ответы на которые легко найти с помощью любого поискового сайта.
По интересующим вопросам можно обратиться к автору поста схожей тематики, либо к пользователям в комментариях
Важно — сообщество призвано помочь, а не постебаться над постами авторов! Помните, не все обладают 100 процентными знаниями и навыками работы с Office. Хотя вы и можете написать, что вы знали об описываемом приёме раньше, пост неинтересный и т.п. и т.д., просьба воздержаться от подобных комментариев, вместо этого предложите способ лучше, либо дополните его своей полезной информацией и вам будут благодарны пользователи.
Утверждения вроде «пост — отстой», это оскорбление автора и будет наказываться баном.
Я бы рекомендовал уже как минимум упоминать новую функцию Excel XLOOKUP где как минимум не надо уже отдельно писать функцию обработки ошибок, и количество настроек поиска побольше. Пока доступна только по подписке 365, но если у вас она есть нет причин не писать компактнее и удобнее.
Интересно, спасибо. А можно как-нибудь сделать datalist? Чтоб скажем поле «фильм» подставлялось из списка на четвёртом листе? В идеале, с автофильтрацией этого списка.
Ответ на пост «Excel, делим покупки на несколько человек»
И так господа, перед Вами методичка по распиливанию затрат после попоек.
Разработана она мною, но на копирайт не претендую.
Ситуация проста: Пятница, Вы собрались пошуметь. Заказаны «стартовые» места, собрана компания друзей, сняты ограничения с карточек, побрились, подмылись, вызвали такси и поехали!
Сразу рекомендация: договоритесь как будете делить счёт. Вполне возможно, что в вашей компании тот, кому завтра платить за ипотеку. И он вообще в принципе не собирается много тратить.
Помните, между друзьями не должно быть обид или споров по денежным вопросам. Если у вас в компании есть друг, не желающий сопровождать общий счёт, объясните ему, что он сам платит за себя и главное платит СРАЗУ! Принесли счёт в ресторане, он сам запоминает и считает сумму напитого и наеденного и СРАЗУ кидает на стол деньги, а ещё фиксит это, например в общем чате. Кстати, общий чат — это тема. История с карточками — это хорошо, но налом платить в некоторых местах безопасней. Кидайте сразу в общий чат, кто, сколько и главное, за что заплатил. Поверьте, с утра вам будет не до воспоминаний, да и не всё вспомнить. Не забывайте о конспирации! Нельзя писать «3000 Диме на приват». Продумайте заранее все фразы и договоритесь об обозначениях.
Вы проснулись в субботу, в обед с привкусом тухлых кошачьих носков во рту, тремя размытыми печатями, двумя клубными браслетами и одной татуировкой с рожей чихуахуа на правом бедре. На карте минус месячный доход. Но вы всё предусмотрели, поэтому гоу в чат и историю операций с карты в приложении банка.
Помните! Очень большая вероятность, что вы вчера платили за всех и вам все должны (что не факт). В этом случае не один из ваших друзей чисто морально не хочет к похмелью ещё добавлять чувство долга! Поэтому от того, как быстро вернёте деньги зависит только от вас. Теперь вы коллектор и начинаете обзвон друзей.
1. Кидаем в чат позывной. Кто, за что, вчера платил.
2. Открываем Excell и создаём следующую таблицу:
И так: Перед вами таблица со следующими параметрами:
Столбец «Событие» — кратко фиксим события оплаты;
Столбцы «Участники» — все, кто присутствовал на пьянке;
Столбец «Сумма» — Общая сумма к разделу;
Столбец «N» — кол-во человек участвующих в разделе;
Столбец «Проверка» — собственно сумма всех сумм в столбцах B-E = 0.
Если пьянка длилась несколько дней (например Нашествие), то слева ещё вставляется таблица «Дата».
Допустим начали сначала Вася, Петя, Игорь. Зашли в Кафе, пожрали, да выпили на 9500 рубликов. Платил Петя.
Тогда для Пети пишется формула:
Для всех, кто учувствовал пишется формула:
В результате получаем:
Все кто с минусом — те в долгах;
Кто с плюсом -тот кредитор.
Формулы с $ помогают просто копипастить ячейки, и заполняя только столбцы Сумма и N, долбить долг дальше по событиям:
Как мы видим, в пабе к нам пришёл ещё Ваня.
Дальше из караоке идём в клуб. Ваня цепляет тёлку, Вася уезжает домой.
Для этого вводим ещё один столбец а с Васей прощаемся. В клубе мы оставляем 15 к.
Ваня с «Ваней — 2» уезжают, а Петя и Игорь идут:
После стрипухи все возвращаются в кафе на завтрак, при этом по дороге подбирая уже сбежавшего под утро Ваню. В кафе решают платить по честному! Поэтому каждый платит за то, сто съел (Платит Ваня):
Полезные функции Google Таблиц, которых нет в Excel
Очень много букв, но есть разборы интересных кейсов, все примеры, кстати, можно рассмотреть поближе в Google Документе goo.gl/cOQAd9 (файл-> создать копию, чтобы скопировать файл себе на Google Диск и иметь возможность редактирования).
Оглавление:
Если результат формулы занимает больше одной ячейки
Сначала про важную особенность отображения результатов формул в Google Таблицах. Если ваша формула возвращает более одной ячейки, то весь этот массив отобразится сразу и займет столько ячеек и столбцов, сколько для него потребуется (в Excel для этого нужно было бы во все эти ячейки ввести формулу массива). На следующем примере посмотрим, как это работает.
Поможет отсортировать диапазон данных по одному или нескольким столбцам и сразу вывести результат.
Как в SORT добавить заголовки таблицы?
С помощью фигурных скобок <> создаем массив из двух элементов, шапки таблицы A1:B1 и функции SORT, элементы отделяем друг-от-друга с помощью точки с запятой.
Как объединить несколько диапазонов данных и отсортировать (и не только)?
Давайте рассмотрим, как можно объединять диапазоны для использования в функциях. Это касается не только SORT, этим приемом можно пользоваться в любых функциях, где это возможно, например в ВПР или ПОИСКПОЗ.
Кто читал предыдущий пример уже догадался, что делать: открываем фигурную скобку и собираем массивы для объединения, отделяя их друг-от-друга точкой с запятой и закрываем фигурную скобку.
Можно объединить массивы и не использовать их в формуле, а просто вывести на лист, скажем, собрав данные с нескольких листов вашей книги. Для вертикального объединения необходимо соблюсти только одинаковое кол-во столбцов во всех фрагментах (у нас везде по два столбца).
А на скриншоте ниже — пример горизонтального объединения, в нем вместо точки с запятой используется обратный слэш и нужно, чтобы кол-во строк во фрагментах совпадало, иначе вместо объединенного диапазона формула вернет ошибку.
Ну а теперь вернемся к горизонтальному массиву и вставим его в функцию SORT. Будем сортировать данные по первому столбцу, по убыванию.
Объединение можно использовать в любых функциях, главное — соблюдать одинаковое количество столбцов для вертикального или строк для горизонтального объединения.
Все разобранные примеры можно рассмотреть поближе в
Google Документе.
FILTER
С помощью FILTER мы можем отфильтровать данные по одному или нескольким условиям и вывести результат на рабочий лист или использовать результат в другой функции, как диапазон данных.
Одно условие
Пример, у нас есть таблица с продажами наших сотрудников, выведем из нее данные по одному работнику.
Введем в ячейку E3 вот такую формулу:
Обратите внимание, синтаксис немного отличается от привычных формул, вроде СУММЕСЛИН, там диапазон условия и само условие отделялось бы при помощи точки с запятой.
Введенная в одну ячейку формула возвращает нам массив из 9-ти ячеек с данными, но после примеров с функцией SORT мы этому уже не удивляемся.
Помимо знака равенства (=) в условиях можно использовать еще >, >=, <> (не равно), <, <=. Для текстовых условий подходят только = и <>, а для чисел или дат можно использовать все эти знаки.
Два условия и работа с датой
Давайте усложним формулу и добавим в нее еще одно условие, по дате продаж, оставим все продажи начиная с 01.02.17
Так будет выглядеть формула, если вводить аргументы условия сразу в нее, обратите внимание на конвертацию текстовой записи даты при помощи ДАТАЗНАЧ:
Интерактивный график при помощи FILTER и SPARKLINE
А знаете, как еще можно использовать функцию FILTER? Мы можем не выводить результат функции на рабочий лист, а использовать его как данные для другой функции, например, спарклайна. Спарклайн — это функция, которая строит график в ячейке на основе наших данных, у спарклайна существует много настроек, таких, как вид графика, цвет элементов, но сейчас мы не будем на них останавливаться и воспользуемся функцией без дополнительных настроек. Перейдем к примеру.
Выпадающий список. Наш график будет меняться в зависимости от выбранного сотрудника в выпадающем списке, список делаем так:
- выделяем ячейку Е2;
- меню Данные → Проверка данных;
- правила: Значение из диапазона и в диапазоне выбираем столбец с сотрудниками из исходных данных, не переживайте, что фамилии повторяются, в выпадающем списке останутся лишь уникальные значения;
Нажимаем «Сохранить» и получаем выпадающий список в выбранной ячейке:
Ячейка с выпадающим список станет условием для формулы FILTER, напишем ее.
Так это выглядит в динамике:
А вот как нарядно может выглядеть SPARKLINE с дополнительным настройками, в реальной работе, диаграмма выводит результаты деятельности за один день, зеленые столбцы — положительные значения, розовые — отрицательные.
IMPORTRANGE
Для переноса данных из одного файла в другой в Google Таблицах используется функция IMPORTRANGE.
В каких случаях она может пригодиться?
- Вам нужны актуальные данные из файла ваших коллег.
- Вы хотите обрабатывать данные из файла, к которому у вас есть доступ «Только для просмотра».
- Вы хотите собрать в одном месте таблицы из нескольких документов, чтобы обрабатывать или просматривать их.
Синтаксис формулы следующий:
spreadsheet_key (ключ) — последовательность символов атрибута «key=» (ключа) в ссылке на таблицу (после «spreadsheets/…/»).
Пример формулы с ключом:
В вашем файле будет отображаться диапазон A1:CM500 с Листа1 из файла, который находится по соответствующей ссылке.
Если в исходном файле может меняться количество столбцов или строк, вводите во втором аргументе функции открытый диапазон (см. также подраздел «Диапазоны вида A2:A»), например:
! Имейте в виду, что если вы загружаете открытый диапазон (например, A1:D), то вы не сможете вставить никакие данные вручную в столбцы A:D в файле, где находится формула IMPORTRANGE (то есть в конечном, куда загружаются данные). Они как бы “зарезервируются” под весь открытый диапазон — ведь его размерность неизвестна заранее.
Ссылку на файл и ссылку на диапазон можно вводить не в формулу, а в ячейки вашего документа и ссылаться на них.
Так, если в ячейку A1 вы введете ссылку на документ (без кавычек), из которого нужно загрузить данные, а в ячейку B1 — ссылку на лист и диапазон (тоже без кавычек), то импортировать данные можно будет с помощью следующей формулы:
Вариант со ссылками на ячейки предпочтительнее в том смысле, что вы всегда можете легко перейти к исходному файлу (щелкнув по ссылке в ячейке) и/или увидеть, какой диапазон и из какой вкладки импортируется.
Импорт форматирования из исходной таблицы
Как мы уже заметили, IMPORTRANGE загружает только данные, но не форматирование исходной таблицы. Как с этим быть? Заранее «подготовить почву», скопировав форматирование из исходного листа. Для этого зайдите на исходный лист и скопируйте его в вашу книгу:
После нажатия кнопки Копировать в… выберите книгу, в которую будете импортировать данные. Обычно нужная таблица есть на вкладке Недавние (если вы действительно недавно работали с ней).
После копирования листа выделите все данные (нажав на левый верхний угол):
И нажмите Delete. Все данные исчезнут, а форматирование останется. Теперь можно ввести функцию IMPORTRANGE и получить полное соответствие исходного листа — как в части данных, так и в части формата:
IMPORTRANGE как аргумент другой функции
IMPORTRANGE может быть аргументом другой функции, если диапазон, который вы импортируете, подходит на эту роль.
Рассмотрим простой пример — среднее значение по продажам из диапазона, находящегося в другом документе.
Это исходный документ. Пусть данные будут добавляться и нам нужно среднее по продажам 2016 (то есть от ячейки D2 и до упора вниз).
Сначала импортируем этот диапазон:
Получаем результат, который будет обновляться при добавлении новых строк в исходном файле в столбце D.
IMAGE: добавляем изображения в ячейки
Функция IMAGE позволяет добавлять в ячейки Google Таблиц изображения.
У функции следующий синтаксис:
Или же поставить ссылку на ячейку, в которой ссылка хранится:
Последний вариант удобнее в большинстве случаев. Так, если у вас есть список книг и ссылки на обложки, достаточно одной формулы, чтобы отобразить их все:
На практике бывает, что ссылки на изображения хранятся на отдельном листе, и вы достаете их с помощью функции ВПР (VLOOKUP) или как-то иначе.
Аргумент mode может принимать четыре значения (если его пропустить, по умолчанию будет первое):
- изображение растягивается до размеров ячейки с сохранением соотношения сторон;
- изображение растягивается без сохранения соотношения сторон, целиком заполняя
- изображение вставляется с оригинальным размером;
- вы указываете размеры изображения в третьем и четвертом аргументам функции [height] и [width]. [height], [width], соответственно, нужны только при значении аргумента mode = 4. Они задаются в пикселях.
Четвертый режим может быть удобен, если вам нужно подбирать точный размер изображения в пикселях, меняя параметры height (высота) и width (ширина). Картинка будет сразу обновляться.
Обратите внимание, что при всех режимах, кроме второго, могут оставаться незаполненные области в ячейке, и их можно залить цветом:
GOOGLETRANSLATE и DETECTLANGUAGE: переводим текст в ячейках
В Google Таблицах есть занятная функция GOOGLETRANSLATE, позволяющая переводить текст прямо в ячейках:
Синтаксис функции следующий:
text – это текст, который нужно переводить. Можно взять текст в кавычки и записать прямо в формулу, но удобнее сослаться на ячейку, в которой текст записан.
[source_language] – язык, с которого мы переводим;
[target_language] – язык, на который мы переводим.
Второй и третий аргументы задаются двухзначным кодом: es, fr, en, ru. Их тоже можно указать в самой функции, но можно брать из ячейки, а язык исходного текста и вовсе можно автоматически определять.
А как быть, если мы хотим переводить на разные языки? И при этом не хотим каждый раз указывать язык исходника вручную?
Тут пригодится функция DETECTLANGUAGE. У нее единственный аргумент – текст, язык которого нужно определить:
Как и с любой другой функцией, прелесть здесь в автоматизации. Можно быстро поменять текст или язык; быстро перевести одну фразу на 10 языков и так далее. Конечно, мы понимаем, что это текст онлайн-переводчика – качество будет соответствующим.
Евгений Намоконов и Ренат Шагабутдинов, а еще мы ведем канал в телеграмме, где разбираем разные кейсы с Google Таблицами, если вам интересно — заглядывайте в гости, ссылку можно найти в моем профиле.
Умные таблицы в гугл таблицах
Доказывающих, что этот редактор таблиц невероятно крут. И для 95% людей вполне может заменить Excel.
У Google Sheet есть два явных достоинства: он бесплатен и работает через браузер/мобильные приложения (App Store/Google Play). Многие воспринимают его просто как удобное средство для просмотра табличек, присланных по почте. Но такая точка зрения в корне неверна.
Вот обзор интересных возможностей Google Sheets, дополненный несколькими полезными мини-инструкциями, заставит вас посмотреть на приложение совсем другими глазами.
1. Совместная работа над документами
В Google Sheet очень просто организовать совместную работу над файлом. Надо нажать на кнопку Настройки доступа, ввести email нужного человека и выставить для него права: редактирование, комментирование или чтение.
Если в команде слишком много народу, а документ не содержит конфиденциальной информации, то можно включить доступ по ссылке и выложить ее где-нибудь.
Не стоит бояться, что кто-нибудь испортит документ. Все версии сохраняются в истории изменений и откат к более ранней версии можно произвести в пару кликов.
Если очень надо, можно защитить от редактирования определенные диапазоны данных.
Инструкция по блокировке ячеек
1. Выделяем ячейки и нажимаем Защитить лист.
2. Даем имя диапазону и нажимаем на кнопку Задать разрешения.
3. Указываем, кто имеет право редактировать диапазон.
Еще в Google Sheets есть интересный способ указать пользователю на конкретное место в документе. Не надо писать человеку письмо “Привет, Василий! Проверь пожалуйста данные 125 ячейки 17 столбца 30 листа счета №343”. Надо просто нажать на эту ячейку правой кнопкой мыши, выбрать пункт меню “Добавить комментарий” и набрать “+ вопрос к нему”.
В ответ ему придет письмо со ссылкой на нужный лист, ячейку и комментарий. Это очень удобно.
К слову, в Excel тоже можно совместно работать над документами через OneDrive и Office Online. Но стоит это удовольствие от 299 рублей в месяц.
2. Формулы
В Google Sheet 371 функция! Здесь их полный список с описаниями на русском языке. Они распределены по 15 разделам:
Для справки, в Excel их на сто функций больше. Если что-то очень нужное, как раз из этой сотни, это не повод отказываться от Google Spreadsheet. Ведь можно создать функцию под себя!
Инструкция по созданию собственных функций
1. Открываем редактор скриптов:
2. Набираем код функции:
[jscript]
function c100wN(x) <
x = x*100*1.4;
return x;
>
[/jscript]
Этот пример функции очень простой, но вооружившись учебником по экономике/статистике/дискретной математике, вы сможете заставить Google SpreadSheet делать вычисления высокой степени сложности и избавиться от необходимости платить за Excel.
P.S. В Excel тоже можно создавать пользовательские функции.
3. Автоматизации
В этой сфере возможности предмета статьи поражают воображения. Автоматизировать можно практически все. Надо только немного подумать.
Мощнейший Google Apps Script (расширенная версия Java Script для работы с сервисами Google) может связать Sheets со следующими приложениями:
- Google Docs;
- Gmail;
- Google Translate;
- Google Forms;
- Google Sites;
- Google Translate;
- Google Calendar;
- Google Contacts;
- Google Groups;
- Google Maps.
Тему использования этого языка совместно с Google Таблицами на iphones.ru мы поднимали неоднократно:
4. Коллекция дополнений
Если вам не хватает каких-то возможностей в Google Sheet, то можно попробовать найти что-нужно среди дополнений. Страница с доступными аддонами открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения.
Я бы рекомендовала присмотреться к следующим дополнениям:
- Styles;
- Remove Blank Words;
- Advanced Find And Replace;
- Translate My Sheet;
- Fitbit Activity Importer;
- Magic JSON;
- Drive Links Exporter.
5. Google Forms
Предположим, что нам надо сделать онлайн-опрос и собрать данные в таблицу для последующей обработки. Есть очень быстрый и бесплатный способ это сделать.
Организуем опрос с помощью сервисов Google
1. Инструменты -> Создать форму
2. Заполняем информацию, придумываем вопросы.
3. Получаем ссылку на готовый опрос.
5. Смотрим свой ответ на листе в таблице.
Еще форму можно получить html-код формы и поставить ее на сайт.
6. Интеграция с Google Drive
Для хранения таблиц Google Sheets предоставляется 15 Гб места бесплатно. На том как крут этот сервис мы останавливаться не будем, а просто расскажем о беcценной фиче под названием ОФФЛАЙН РЕЖИМ. Он доступен для текстовых документов, таблиц и презентаций.
О том как включить его в мобильных приложениях, а также десктопной версии браузера Chrome можно подробно ознакомиться здесь.
Стоит также уточнить, что использование Google Drive клиента на компьютере не позволяет работать с таблицами офлайн. Файлы Google Sheet хранятся на компьютере в виде файлов-ссылок, при открытии которых запускается браузер.
7. Горячие клавиши
У Google Sheet есть несколько десятков сочетаний клавиш практически для всех действий. Полные списки для PC, Mac, Chromebook и Android можно посмотреть здесь.
8. Экспорт данных
Созданные таблицы можно не только просматривать и редактировать онлайн, но и скачивать в разнообразных форматах:
9. Мгновенная вставка картинок из интернета
На лист таблицы можно в два счета вставить любое изображение из сети. Просто вставьте в ячейку формулу как на рисунке:
Это были лишь некоторые из самых интересных фич. Если вы осознали мощь программы и захотели начать активно ее использовать, рекомендую посмотреть эти 16 видео-уроков для получения стартовых знаний.
Опрос: Что вы такого делаете в Excel, что не можете делать в Google Sheet?
(5.00 из 5, оценили: 3)
Вы научитесь переводить текст на другой язык (или на свой) прямо в Google Таблицах, ускорять работу документов и делать их легче, выделять в них уникальные элементы и автоматически проставлять ссылки, быстро переводить данные из файла в файл (по этой теме есть даже видеоурок), а также сравнивать между собой два списка. Готовы? Тогда за дело.
Знакомимся с Google Docs
Основное преимущество Google Docs — возможность совместной работы в режиме онлайн, просмотра изменений, сделанных каждым участником, и автоматического сохранения актуальной версии. Особенно полезны для работы с данными Google Spreadsheets, или Google Таблицы — аналог приложения Excel. Google Docs могут пригодиться вам в следующих целях:
- для совместного планирования отпуска с друзьями и расчета бюджета;
- ведения реестров с вашими клиентами, заказами, поставщиками и т.д., которые заполняются несколькими людьми параллельно;
- онлайн-координации любых совместных действий.
Все данные в примерах ниже вымышлены.
Как сделать документ Google Таблиц быстрее и «легче»
Есть разные способы это сделать. Попробуйте несколько, чтобы выбрать подходящие. Возможно, придется сделать все по очереди. Но результат того стоит. Итак, рецепты «ускорения и облегчения».
МегаФонТаргет – новый сервис для маркетологов!
Таргетированные SMS-рассылки с множеством фильтров для определения ЦА. Стоимость от 1,7 руб. за сообщение, CTR доходит до 45%!
- Удалить неиспользуемые строки на каждой вкладке (по умолчанию создается тысяча строк — если у вас на вкладке сейчас используется 200, удалите лишние 800, а при необходимости просто добавьте нужное количество) и столбцы (аналогично).
- Оптимизировать количество вкладок (если есть несколько вкладок с маленькими таблицами или списками — попробуйте объединить их в одну).
- Если есть формулы поиска данных, например ВПР/VLOOKUP, ИНДЕКС/INDEX, ПОИСКПОЗ/MATCH и другие, попробуйте сохранить часть формул как значения (если не нужно будет эти значения обновлять). Например, если у вас подтягиваются данные за много месяцев с помощью VLOOKUP — оставляйте текущий месяц формулами, а остальные данные сохраняйте как значения.
- Не заливать строки/столбцы цветом целиком (и вообще стараться избегать излишнего форматирования).
- Проверить, нет ли условного форматирования на (излишне) большом диапазоне ячеек.
- Не ставить фильтр на все столбцы.
- Очистить примечания, если их много и они не нужны
- Выяснить, нет ли проверки данных на большом диапазоне ячеек.
Как выделить уникальные элементы из списка в Google Таблицах?
Дано: список с текстовыми значениями в Google Таблице.Задача— получить список, содержащий только уникальные значения из исходного. Для этого нужна функция UNIQUE, единственный аргумент которой — исходный список:
Если ваша задача — только вычислить количество уникальных элементов в списке, понадобится функция COUNTUNIQUE. Она работает аналогично, но возвращает лишь количество уникальных элементов.Но что, если исходный список будет со временем меняться (то есть к нему станут добавляться новые строки)? Не менять же формулу каждый раз. Решение есть.Чтобы функция UNIQUE автоматически обновляла список уникальных значений при обновлении исходного списка (а COUNTUNIQUE, соответственно, обновляла количество), в качестве аргумента укажите не диапазон A2:A14, а диапазон A2:A.
Cтатья написана в соавторстве с Ренатом Шагабутдиновым.
В этой статье речь пойдет о нескольких очень полезных функциях Google Таблиц, которых нет в Excel (SORT, объединение массивов, FILTER, IMPORTRANGE, IMAGE, GOOGLETRANSLATE, DETECTLANGUAGE)
Очень много букв, но есть разборы интересных кейсов, все примеры, кстати, можно рассмотреть поближе в Google Документе goo.gl/cOQAd9 (файл-> создать копию, чтобы скопировать файл себе на Google Диск и иметь возможность редактирования).
Если результат формулы занимает больше одной ячейки
Сначала про важную особенность отображения результатов формул в Google Таблицах. Если ваша формула возвращает более одной ячейки, то весь этот массив отобразится сразу и займет столько ячеек и столбцов, сколько для него потребуется (в Excel для этого нужно было бы во все эти ячейки ввести формулу массива). На следующем примере посмотрим, как это работает.
Поможет отсортировать диапазон данных по одному или нескольким столбцам и сразу вывести результат.
=SORT(сортируемые данные; столбец_для_сортировки; по_возрастанию; [столбец_для_сортировки_2, по_возрастанию_2; . ])
(здесь и далее — примеры для российских региональных настроек таблицы, рег. настройки меняются в меню файл → настройки таблицы)
Как в SORT добавить заголовки таблицы?
С помощью фигурных скобок <> создаем массив из двух элементов, шапки таблицы A1:B1 и функции SORT, элементы отделяем друг-от-друга с помощью точки с запятой.
Как объединить несколько диапазонов данных и отсортировать (и не только)?
Давайте рассмотрим, как можно объединять диапазоны для использования в функциях. Это касается не только SORT, этим приемом можно пользоваться в любых функциях, где это возможно, например в ВПР или ПОИСКПОЗ.
Кто читал предыдущий пример уже догадался, что делать: открываем фигурную скобку и собираем массивы для объединения, отделяя их друг-от-друга точкой с запятой и закрываем фигурную скобку.
Можно объединить массивы и не использовать их в формуле, а просто вывести на лист, скажем, собрав данные с нескольких листов вашей книги. Для вертикального объединения необходимо соблюсти только одинаковое кол-во столбцов во всех фрагментах (у нас везде по два столбца).
А на скриншоте ниже — пример горизонтального объединения, в нем вместо точки с запятой используется обратный слэш и нужно, чтобы кол-во строк во фрагментах совпадало, иначе вместо объединенного диапазона формула вернет ошибку.
(точка с запятой и обратный слэш — это разделители элементов массива в российских региональных настройках, если у вас не работают примеры, то через файл — настройки таблицы, убедитесь, что у вас стоят именно они)
Ну а теперь вернемся к горизонтальному массиву и вставим его в функцию SORT. Будем сортировать данные по первому столбцу, по убыванию.
Объединение можно использовать в любых функциях, главное — соблюдать одинаковое количество столбцов для вертикального или строк для горизонтального объединения.
Все разобранные примеры можно рассмотреть поближе в
Google Документе.
FILTER
С помощью FILTER мы можем отфильтровать данные по одному или нескольким условиям и вывести результат на рабочий лист или использовать результат в другой функции, как диапазон данных.
Пример, у нас есть таблица с продажами наших сотрудников, выведем из нее данные по одному работнику.
Введем в ячейку E3 вот такую формулу:
Обратите внимание, синтаксис немного отличается от привычных формул, вроде СУММЕСЛИН, там диапазон условия и само условие отделялось бы при помощи точки с запятой.
Введенная в одну ячейку формула возвращает нам массив из 9-ти ячеек с данными, но после примеров с функцией SORT мы этому уже не удивляемся.
Помимо знака равенства (=) в условиях можно использовать еще >, >=, <> (не равно), , а для чисел или дат можно использовать все эти знаки.
Два условия и работа с датой
Давайте усложним формулу и добавим в нее еще одно условие, по дате продаж, оставим все продажи начиная с 01.02.17
Так будет выглядеть формула, если вводить аргументы условия сразу в нее, обратите внимание на конвертацию текстовой записи даты при помощи ДАТАЗНАЧ:
Интерактивный график при помощи FILTER и SPARKLINE
А знаете, как еще можно использовать функцию FILTER? Мы можем не выводить результат функции на рабочий лист, а использовать его как данные для другой функции, например, спарклайна. Спарклайн — это функция, которая строит график в ячейке на основе наших данных, у спарклайна существует много настроек, таких, как вид графика, цвет элементов, но сейчас мы не будем на них останавливаться и воспользуемся функцией без дополнительных настроек. Перейдем к примеру.
Выпадающий список. Наш график будет меняться в зависимости от выбранного сотрудника в выпадающем списке, список делаем так:
- выделяем ячейку Е2;
- меню Данные → Проверка данных;
- правила: Значение из диапазона и в диапазоне выбираем столбец с сотрудниками из исходных данных, не переживайте, что фамилии повторяются, в выпадающем списке останутся лишь уникальные значения;
Нажимаем «Сохранить» и получаем выпадающий список в выбранной ячейке:
Ячейка с выпадающим список станет условием для формулы FILTER, напишем ее.
Так это выглядит в динамике:
А вот как нарядно может выглядеть SPARKLINE с дополнительным настройками, в реальной работе, диаграмма выводит результаты деятельности за один день, зеленые столбцы — положительные значения, розовые — отрицательные.
IMPORTRANGE
Для переноса данных из одного файла в другой в Google Таблицах используется функция IMPORTRANGE.
В каких случаях она может пригодиться?
- Вам нужны актуальные данные из файла ваших коллег.
- Вы хотите обрабатывать данные из файла, к которому у вас есть доступ «Только для просмотра».
- Вы хотите собрать в одном месте таблицы из нескольких документов, чтобы обрабатывать или просматривать их.
Эта формула позволяет получить копию диапазона из другой Google Таблицы. Форматирование при этом не переносится — только данные (как быть с форматированием — мы расскажем чуть ниже).
Синтаксис формулы следующий:
IMPORTRANGE(spreadsheet key; range string)
IMPORTRANGE(ключ; диапазон)
spreadsheet_key (ключ) — последовательность символов атрибута «key=» (ключа) в ссылке на таблицу (после «spreadsheets/…/»).
Пример формулы с ключом:
В вашем файле будет отображаться диапазон A1:CM500 с Листа1 из файла, который находится по соответствующей ссылке.
Если в исходном файле может меняться количество столбцов или строк, вводите во втором аргументе функции открытый диапазон (см. также подраздел «Диапазоны вида A2:A»), например:
Лист1!A1:CM (если будут добавляться строки)
Лист1!A1:1000 (если будут добавляться столбцы)
! Имейте в виду, что если вы загружаете открытый диапазон (например, A1:D), то вы не сможете вставить никакие данные вручную в столбцы A:D в файле, где находится формула IMPORTRANGE (то есть в конечном, куда загружаются данные). Они как бы “зарезервируются” под весь открытый диапазон — ведь его размерность неизвестна заранее.
Ссылку на файл и ссылку на диапазон можно вводить не в формулу, а в ячейки вашего документа и ссылаться на них.
Так, если в ячейку A1 вы введете ссылку на документ (без кавычек), из которого нужно загрузить данные, а в ячейку B1 — ссылку на лист и диапазон (тоже без кавычек), то импортировать данные можно будет с помощью следующей формулы:
Вариант со ссылками на ячейки предпочтительнее в том смысле, что вы всегда можете легко перейти к исходному файлу (щелкнув по ссылке в ячейке) и/или увидеть, какой диапазон и из какой вкладки импортируется.
Импорт форматирования из исходной таблицы
Как мы уже заметили, IMPORTRANGE загружает только данные, но не форматирование исходной таблицы. Как с этим быть? Заранее «подготовить почву», скопировав форматирование из исходного листа. Для этого зайдите на исходный лист и скопируйте его в вашу книгу:
После нажатия кнопки Копировать в… выберите книгу, в которую будете импортировать данные. Обычно нужная таблица есть на вкладке Недавние (если вы действительно недавно работали с ней).
После копирования листа выделите все данные (нажав на левый верхний угол):
И нажмите Delete. Все данные исчезнут, а форматирование останется. Теперь можно ввести функцию IMPORTRANGE и получить полное соответствие исходного листа — как в части данных, так и в части формата:
IMPORTRANGE как аргумент другой функции
IMPORTRANGE может быть аргументом другой функции, если диапазон, который вы импортируете, подходит на эту роль.
Рассмотрим простой пример — среднее значение по продажам из диапазона, находящегося в другом документе.
Это исходный документ. Пусть данные будут добавляться и нам нужно среднее по продажам 2016 (то есть от ячейки D2 и до упора вниз).
Сначала импортируем этот диапазон:
IMAGE: добавляем изображения в ячейки
Функция IMAGE позволяет добавлять в ячейки Google Таблиц изображения.
У функции следующий синтаксис:
Или же поставить ссылку на ячейку, в которой ссылка хранится:
Последний вариант удобнее в большинстве случаев. Так, если у вас есть список книг и ссылки на обложки, достаточно одной формулы, чтобы отобразить их все:
На практике бывает, что ссылки на изображения хранятся на отдельном листе, и вы достаете их с помощью функции ВПР (VLOOKUP) или как-то иначе.
Аргумент mode может принимать четыре значения (если его пропустить, по умолчанию будет первое):
- изображение растягивается до размеров ячейки с сохранением соотношения сторон;
- изображение растягивается без сохранения соотношения сторон, целиком заполняя
- изображение вставляется с оригинальным размером;
- вы указываете размеры изображения в третьем и четвертом аргументам функции [height] и [w > Посмотрим, как на практике выглядят изображения с четыремя разными значениями аргумента mode:
Четвертый режим может быть удобен, если вам нужно подбирать точный размер изображения в пикселях, меняя параметры height (высота) и width (ширина). Картинка будет сразу обновляться.
Обратите внимание, что при всех режимах, кроме второго, могут оставаться незаполненные области в ячейке, и их можно залить цветом:
GOOGLETRANSLATE и DETECTLANGUAGE: переводим текст в ячейках
В Google Таблицах есть занятная функция GOOGLETRANSLATE, позволяющая переводить текст прямо в ячейках:
Синтаксис функции следующий:
GOOGLETRANSLATE (text,[source_language], [target_language])
text – это текст, который нужно переводить. Можно взять текст в кавычки и записать прямо в формулу, но удобнее сослаться на ячейку, в которой текст записан.
[source_language] – язык, с которого мы переводим;
[target_language] – язык, на который мы переводим.
Второй и третий аргументы задаются двухзначным кодом: es, fr, en, ru. Их тоже можно указать в самой функции, но можно брать из ячейки, а язык исходного текста и вовсе можно автоматически определять.
А как быть, если мы хотим переводить на разные языки? И при этом не хотим каждый раз указывать язык исходника вручную?
Тут пригодится функция DETECTLANGUAGE. У нее единственный аргумент – текст, язык которого нужно определить:
Как и с любой другой функцией, прелесть здесь в автоматизации. Можно быстро поменять текст или язык; быстро перевести одну фразу на 10 языков и так далее. Конечно, мы понимаем, что это текст онлайн-переводчика – качество будет соответствующим.
Евгений Намоконов и Ренат Шагабутдинов, а еще мы ведем канал в телеграмме, где разбираем разные кейсы с Google Таблицами, если вам интересно — заглядывайте в гости, ссылку можно найти в моем профиле.
Как превратить «Google Таблицы» в идеальную GTD-систему
В 2001 году на полках магазинов появилась книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» за авторством Дэвида Аллена (David Allen). В ней эксперт в вопросах производительности и управления временем показал, насколько важно иметь проверенную систему для личных, деловых и других задач.
Аллен ввёл систему под названием GTD, которая помогла большому числу людей навести порядок в своих делах. В качестве своеобразной оболочки для неё можно использовать разные сервисы вроде Wunderlist, Todoist, Trello и Evernote, но зачастую они слишком сложны или недостаточно функциональны. Этим сервисам есть далеко не очевидная, но достойная альтернатива — «Google Таблицы».
Преимущества перед другими приложениями
1. Хорошая визуализация = лучшее осмысление
Беспорядок, физический или цифровой, — это реальная проблема с физиологическими последствиями. Одно из главных — снижение эффективности. Когда вы смотрите на список проектов, которые занимают много места из-за текста и всяческих вложений, то ваш мозг начинает паниковать. Из-за этого вы становитесь менее производительным.
«Google Таблицы», в свою очередь, — это набор строк и столбцов. Даже когда перед вашими глазами 35 проектов, все они представляют собой простые элементы таблицы: знакомые, компактные и в то же время полные информации.
2. Простота ввода и редактирования
Хорошая система продуктивности — это та, в которую легко вводить информацию. Ничего не должно препятствовать добавлению проектов и задач, а также их изменению.
Чтобы добавить что-то в таблицы, достаточно щёлкнуть по ячейке и ввести текст. Нет никаких галочек, опций и кнопок — вы просто вводите текстом всё, что нужно.
При необходимости можно где-то добавить столбец, объединить ячейки и так далее — вариантов множество.
3. Гибкость
Любая система продуктивности должна быть достаточно гибкой. Вам должно быть удобно сортировать и фильтровать контент на основе меняющихся приоритетов. «Google Таблицы» позволяют создавать фильтры, базируясь на различных критериях.
Некоторые люди, которые придерживаются GTD и других систем, в каждой задаче используют контекст. К каждой из них прикреплена пометка вроде «@телефон» или «@компьютер», чтобы можно было просмотреть только те дела, которые выполнимы там, где вы находитесь, и с теми средствами, которые есть у вас под рукой.
В «Google Таблицах» очень просто сохранять пользовательские фильтры со множеством критериев. Вы вольны называть эти фильтры как хотите, что значительно ускоряет их поиск.
4. Простота и широта возможностей
Одно из главных преимуществ таблиц — их простота. А поскольку ими легко пользоваться, они дают широкие возможности. Данные с лёгкостью упорядочиваются и связываются с другой информацией.
Вы можете создать ячейку с обычным текстом, а можете написать формулу, объединяющую несколько кусочков данных в функцию. Вы сами решаете, как должны быть связаны ваши данные.
5. Кросс-платформенность
Всё перечисленное выше касается любых программ для создания таблиц: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, Apple Numbers и так далее. Во всех — одни и те же базовые принципы работы строк, столбцов и формул. Но «Google Таблицы» работают полностью в облаке, причём быстро и надёжно.
Вы вольны работать с любой операционной системы, с любого устройства. Достаточно иметь подключение к интернету и установленный браузер.
Примеры использования
Ваш GTD-документ может содержать сколько угодно листов. Представим, что их у нас семь.
- Проекты. Аллен определяет проект как задачу, которая состоит более чем из двух этапов и на выполнение которой требуется до 12 месяцев. В список можно внести что угодно — проектом может быть даже замена автомобильного масла.
- Предстоящие дела. Список дел, которые вы можете выполнить прямо сейчас. Можно указать примерные даты и приоритетность выполнения.
- Ожидание. Вещи, выполнения которых вы ждёте от других людей. При желании добавьте связанные проекты и записи о том, когда вы последний раз разговаривали с этими людьми.
- Повестка дня. Дела, которые нуждаются в обсуждении на постоянных встречах. Например, если вы еженедельно разговариваете с коллегой с глазу на глаз, то внесите сюда то, что хотите с ним обговорить. Сюда тоже можно добавить столбец со связанными проектами.
- Инкубатор. Список вещей, которые вы хотите сделать когда-нибудь, но пока ещё не знаете, когда именно.
- Еженедельный обзор. Контрольный список задач, которые вы выполняете, когда подводите итоги недели. Это может быть проверка существующих проектов и добавление новых, закрытие «хвостов» и так далее.
- Законченные проекты. Вырезаете завершённый проект и вставляете его в этот лист, а также отмечаете, когда его закончили. Если от проекта просто пришлось избавиться, то это тоже необходимо записать.
Проекты
Число столбцов в этом листе может отличаться, но есть два главных, на которых держится вся система: «Идентификатор проекта» и «Предстоящие дела».
Идентификатор проекта — это его уникальный номер. Назначение идентификаторов простирается за пределы «Google Таблиц». На них может держаться вся ваша организационная система. Например, если вы храните файлы и заметки, связанные с проектами, в других сервисах, то можете использовать те же номера и в них. Это значительно ускоряет поиск файлов и информации и позволяет не держать многие вещи в голове.
В столбце «Предстоящие дела» отслеживается три аспекта каждого проекта:
- сколько дел добавлено на вкладку «Предстоящие дела»;
- сколько элементов, связанных с этим проектом, находится на вкладке «Ожидание»;
- сколько элементов, связанных с этим проектом, находится на вкладке «Повестка дня».
Формула — простая функция count, которая проверяет три эти вкладки и даёт информацию о том, сколько действий привязано к данному идентификатору проекта. Этот столбец позволяет быстро найти проекты без выполняемых задач. Последовательность «0 | 0 | 0» говорит о том, что нужно либо добавить действия в проект, либо отложить его.
«Ожидание» и «Повестка дня»
В этих листах указывается имя человека, что вам от него нужно и когда вы об этом просили, к какому проекту это относится. Если вы регулярно встречаетесь с этим человеком, то он отправляется в «Повестку дня». Если вы видитесь с ним лишь изредка, то добавляйте его в «Ожидание».
Инкубатор
В одном из интервью Аллен сказал, что если какой-нибудь проект за неделю не сдвинулся ни на йоту, то он отправляет его в «Инкубатор». Идея проста: если не занимаетесь проектом регулярно, то уберите его из списка, который постоянно на виду. Из-за такого проекта возникает беспорядок и, как следствие, появляется психологическое препятствие для выполнения важных дел.
Каждую неделю заглядывайте в «Инкубатор» и либо меняйте статус проекта на «активный», либо не трогайте его, либо полностью удаляйте.
Еженедельный обзор
Эта вкладка помогает убедиться, что ваши списки задач помогают улучшить вашу личную и деловую жизнь. Поэтому вам нужно постоянно просматривать эти списки и поддерживать их актуальность.
«Еженедельный обзор» может состоять из вопросов и идей для размышления. По сути, это список своеобразных триггеров, которые напоминают о нуждающихся в выполнении проектах. Также он помогает проверить, по-прежнему ли ваши задачи соответствуют вашим целям.
Законченные проекты
Если вам нужно будет вспомнить исход того или иного проекта, поможет этот лист. И даже если вы знаете, чем проект закончился — к примеру, вы его забросили, — то иногда полезно выяснить, когда вы приняли такое решение.
Полезные функции «Google Таблиц»
Примечания
Их можно использовать несколькими способами. Один из них — записывать все возможные предстоящие дела для определённого проекта. Затем их можно скопировать непосредственно в список «Предстоящие дела», добавив желательную дату завершения.
Примечания также удобно использовать по их прямому назначению. Добавляйте заметки к статусу проекта, чтобы отмечать важные этапы и добавлять полезную информацию.
Чтобы добавить примечание, нажмите правой кнопкой мыши на ячейку и выберите «Вставить примечание».
Комментарии
В комментариях, в отличие от примечаний, автоматически форматируются гиперссылки, что порой может быть полезно. Количество комментариев в листе отображается на вкладке снизу. К тому же с комментариями можно работать совместно с другими пользователями. Добавляются они аналогично примечаниям.