Как сделать таймер в гугл таблицах

Делаем таймер обратного отсчета в гугл таблицах

Если в ожидании нового проекта вам нечем заняться, а под рукой есть только гугл таблицы — можно сделать таймер обратного отсчета, чтобы, например, узнать сколько свободного времени у вас осталось.

Чтобы сделать таймер достаточно воспользоваться парой функций:

ТДАТА(NOW) — выводит текущее дату и время в формате «дата».
РАЗНДАТ (DATEDIF) — подсчитывает количество оставшихся дней, месяцев и лет между двумя датами. По умолчанию учитывается текущий день.
ДНИ (DAYS) — подсчитывает количество дней между двумя датами.
ЧАС (HOUR) — возвращает компонент часа в заданном времени, а также может вычислять разницу часов между двумя датами.
МИНУТЫ (MINUTE) — работает аналогично функции ЧАС, только для минут.

Допустим, мы хотим узнать сколько осталось дней до дня рождения хабра — 26 мая согласно Википедии.

Первоначальные настройки

Чтобы таймер постоянно обновлялся и отображал актуальную информацию необходимо поменять настройки вычисления в таблице.

В открытой таблице выбираем пункт меню «Файл» переходим в «Настройки таблицы» и на вкладке «Вычисления» выбираем «Обновления расчетов» — «При изменениях и каждую минуту».

Формулы для таймера

В примере я сделал таймер двух видов:

для отображения оставшихся дней, часов и минут,
а также
для вывода месяцев, дней, часов и минут.

Единственное отличие — чтобы посчитать количество оставшихся целых месяцев и дней необходимо использовать функцию РАЗНДАТ, тогда как для вывода только количества дней достаточно функции ДНИ.

Также есть функция СЕКУНДЫ (SECOND) которая позволяет выводить секунды, но из-за того что временной диапазон вычисления ограничивается занчением «раз в минуту» — таймер секунд просто не будет успевать обновляться.

Пишем формулы для отсчета времени

В примере используются ячейки:

A2 — конечная дата, от которой ведем отсчет
B2 — текущая дата, вместо нее также можно использовать функцию ТДАТА (NOW).

Количество дней без учета целых месяцев:

Количество дней в целом

В самом простом варианте исполнения — выводим значения таймера в отдельные ячейки:

Используя функцию СЦЕПИТЬ (CONCATENATE) можно все данные вывести в одной ячейке.

Для этого примера формула имеет вид

или для подсчета только дней

Также дополнительно можно установить в таблицу дополнения, которые будут присылать уведомления при определенных условиях, например при достижении какого-то количества оставшихся дней. Но работают они только если таблица открыта в окне.

Create a Countdown Timer in Google Spreadsheet

Whether it may be countdown for Christmas or time elapsed since we started something, we need some sort of counters. Today in this article we will see how to display countdown and countup timer in Google Spreadsheet. We will try to keep it as simple as possible. No script, just be using formula we will try to achieve the result.

How it works

In Google Spreadsheet, formulas like NOW, TODAY, RAND and RANDBETWEEN are re-evaluated every 1 minute. We can take advantage of this feature. We will be using NOW() to find current date and time. So the formula which calculates the time remaining is:

The countup timer is like a stopwatch. Here is its formula

For each case, formatting of cells are very important. You can click on cells (B1, D5, D8) an then go to menu bar ► Format ► Number to check the formatting of the cells.

We can also use formula to display the time as no. of days, hours and minutes.

So a question may arise how int() calculates the number of days. To understand this, select D5 (blue) cell and go to menu bar ► Format ► Number and change the format to Number. The hh:mm:ss value will be displayed as floating point value. So int() just rounds the number down to the nearest integer and hance gives the number of days. You can play with a bit changing the values and you will understand how it works.

Задачи и напоминания в Google Таблицах

Функциональность Google Таблиц может использоваться для создания базы данных, CRM и организации рабочих процессов без привязки к какому-либо программному обеспечению. Пользователи, постоянно сталкивающиеся с выполнением определенных задач в Гугл Таблицах, иногда нуждаются в напоминаниях, чтобы не забывать о важных событиях. Все это можно организовать при помощи связанных сервисов от Google, не покидая при этом Таблиц.

Календарь и напоминания

Самый простой метод создать напоминание в Google Таблицах – добавить событие в календарь. При этом вы точно не забудете, с каким документом связана задача, ведь ссылка на него автоматически добавляется в созданную запись и будет присылаться вместе с уведомлением. Добавление подобных записей осуществляется буквально в несколько кликов и выглядит так:

Для начала разверните боковую панель в Таблицах, чтобы получить доступ ко всем связанным сервисам, часть из которых мы будем использовать в дальнейшем.

Нажмите левой кнопкой мыши по иконке «Календарь» для вызова данного инструмента.

Вы видите, что он настроен на сегодняшнюю дату. Для изменения понадобится нажать по числу или переключить дни при помощи стрелок ниже.

Выбрав день, остается определиться с временем начала события. Каждый час отмечен отдельной линией и может содержать в себе запись.

Выбрав время, вы увидите продолжительность события и дату. Все это можно изменить в любой момент.

Кнопка для добавления гостей позволяет указать электронные адреса других пользователей, которые тоже должны получить уведомление. Если у этого события есть место, можно отметить локацию. Поддерживается и добавление ссылки на видеоконференцию в Meet, но при работе с Google Таблицами это требуется не так часто.

Добавьте описание, указав другую необходимую информацию о данной задаче. Ее можно скопировать прямо из таблицы, если в ячейках уже содержатся все необходимые данные. К записи автоматически прикрепляется текущий документ, поэтому при получении уведомления искать его не придется.

Если развернуть Google Календарь на весь экран, появится еще больше настроек, связанных с событием. Со всем этим я предлагаю разобраться самостоятельно, процесс займет не так много времени.

Добавляйте неограниченное количество задач, с повторами или единоразовые, указывайте длительность, добавляйте описание и другую важную информацию. Связывайте напоминания с другими пользователями, которые тоже имеют доступ к данной таблице и должны знать о предстоящем событии. Вы в любой момент можете открыть Google Календарь отдельно (как приложение) или через панель в Таблицах, чтобы посмотреть, какие задачи планируются в ближайшие дни. Соответственно, при их приближении вы обязательно получите уведомление на электронную почту.

Заметки

В Google Таблицах есть возможность оставлять комментарии напротив любой введенной информации. Эта функция становится полезной, когда с документом работают несколько пользователей и каждый из них должен знать что-то важное. Однако добавлять комментарии исключительно для своих потребностей не всегда удобно, поэтому рекомендуем воспользоваться встроенными заметками.

Найдите значок сервиса на той же самой панели и щелкните по нему для открытия всех существующих заметок, которые были созданы в этом Google-аккаунте.

Вы увидите, что прямо сейчас можете получить доступ ко всем своим записям, оставленным через приложение, сайт или программу. Конечно, при том условии, что ранее вы уже использовали Заметки на данном аккаунте. Это очень удобно, ведь вам не придется открывать лишние вкладки, чтобы узнать, что вы записали недавно.

Нажмите кнопку с плюсом для добавления новой заметки.

Введите для нее соответствующее название и содержимое. Ниже автоматически прикрепится ссылка на текущий документ, чтобы вы всегда знали, с чем связана данная запись.

Вот так просто, всего в пару кликов, осуществляется добавление записей, которые могут понадобиться вам в дальнейшем. Еще раз напомню, что доступ к ним вы можете получить как из Google Таблиц, так и непосредственно в одном из вариантов Заметок на компьютере или мобильном устройстве.

Задачи

Если заметки часто не несут практической пользы, поскольку к ним постоянно нужно обращаться самостоятельно и можно забыть о том, что какая-либо запись вообще существует, то вот при помощи Google Задач вы сможете легко составить план на определенный срок, следить за его выполнением и получать уведомления. Конечно, все это в рамках Google Таблиц.

На рассматриваемой панели нажмите кнопку с галочкой для вызова соответствующего сервиса.

Если ранее задачи созданы не были, щелкните по «Начать».

Начните настройку первой записи с клика по кнопке «Добавить задачу».

Введите для нее название, чтобы ориентироваться в будущем списке задач, если вы захотите такой создать.

Описание задачи можно скопировать и вставить в соответствующее поле. Например, у вас есть имя клиента, его номер и дата, когда нужно позвонить для уточнения деталей. Просто перенесите эту информацию в описание задачи, чтобы быть в курсе.

Раскройте календарь, чтобы выбрать день и время выполнения задачи.

Если действие будет повторяться через определенный промежуток времени, обязательно укажите это, чтобы не возвращаться к настройкам и вовремя получать уведомления на почту.

Теперь на панели вы можете видеть все созданные задачи. Рядом с каждой есть место для установки галочки, чтобы завершить выполнение. Ненужные записи всегда можно удалить, чтобы они не занимали лишнее место в списке.

При помощи быстрого доступа к трем описанным сервисам от Google вы можете легко создавать для себя напоминания и задачи, связанные с текущей таблицей. Вам не придется открывать новые вкладки, обращаться к приложениям или программам, однако доступ ко всем созданным записям можно получить из любого места, выполнив вход в свой Google-аккаунт.

Как вычислить промежуток времени в Google Sheets

Если необходимо оперативно сделать финансовую электронную таблицу или предстоит совместная с коллегами работа над электронными таблицами, отличной бесплатной альтернативой Excel является Google Sheets.

Достоинством программ для работы с электронными таблицами можно считать их гибкость. Электронная таблица может представлять собой базу данных, вычислительную систему, платформу для статистического моделирования, текстовый редактор, библиотеку мультимедиа, список дел и т.д. Возможности приложений подобного рода почти неограниченны. Одним из популярных вариантов применения электронных таблиц, в том числе Google Sheets, является отслеживание почасового графика работы сотрудников и оплачиваемых часов.

Если применять Google Sheets для этих целей, следует вычислять разницу между двумя временными метками. Например, если кто-то пришёл на работу в 9:15 и ушёл в 16:30, продолжительность его рабочего времени составила 7 часов 15 минут. Если вы собираетесь применять Sheets для подобного рода вычислений, то быстро поймёте, что приложение изначально создавалось не для подобных задач.

Хотя Google Sheets не предназначается специально для регистрации рабочего времени, при небольшой подготовке можно выполнять и такую задачу. В данной статье показано, как автоматически вычислять разницу между двумя временными метками в Google Sheets.

Мы будем рассматривать формат расписания, где указывается время начала работы, время завершения и расчётная продолжительность.

Вычисление продолжительности времени в Google Sheets

Для измерения разницы во времени между значениями в двух ячейках сначала нужно указать Google Sheets, что в ячейках находится время. Если этого не сделать, разница между 9:00 и 10:00 выдаст результат 100, а не 60 минут или 1 час.

Чтобы правильно считать разницу во времени, столбцы времени нужно установить в формате «Время», а столбец продолжительности как «Продолжительность». Для настройки электронной таблицы:

1. Откройте таблицу Google Sheets.

1. Выберите первый столбец («Время начала») и нажмите на раскрывающийся список формата 123 в меню. В нём выберите значение «Время».

1. Повторите описанные выше действия для столбца «Время завершения».

1. В столбец «Отработанные часы» поставьте формат «Продолжительность».

1. Теперь у столбцов выставлен нужный формат для вычисления продолжительности времени между двумя указанными временными метками.

В этом примере «Время начала» находится в столбце A, начиная с ячейки A2, а «Время завершения» в столбце C, начиная с ячейки C2. Отработанное время в часах располагается в столбце E. При правильно указанных форматах вычисление происходит очень просто. Нужно применять формулу ‘=(C2-A2)’. Она вычисляет разницу во времени в двух ячейках и выдаёт результат в часах.

Можно усложнить расчёт, указывая кроме продолжительности ещё и дату. Этот может пригодиться, если бывают рабочие смены продолжительностью свыше 24 часов или если два дня включены в одну смену. Для этого задайте для столбцов времени начала и завершения смены формат «Дата и время».

Выполняя описанные выше действия, при помощи указанной формулы в Google Sheets можно быстро вычислить продолжительность.

Добавление временных промежутков и перерывов при расчёте времени

При вычислении рабочих часов желательно учитывать перерывы. Есть несколько способов добавить их в расчёты.

1. Создайте столбец «Начало перерыва» и укажите все перерывы в ячейках.

Можно оставить автоматически заданный формат столбца и программа выполнит нужные вычисления самостоятельно.

1. Создайте столбец «Конец перерыва» и тоже оставьте автоматически выбранный формат.

1. Подсчитайте количество часов в столбце «Отработанные часы».Формула выглядит как E2 = (B2-A2) + (D2-C2). Это значит «Начало перерыва» — «Время начала» + «Время завершения» — «Конец перерыва» = количество отработанных часов за день.

Используйте эту формулу в каждой строке, тогда столбец отработанных часов будет выглядеть так:

Для следующей строки формула будет

Преобразование минут в дроби

При работе с временем вместо минут может быть удобнее пользоваться дробями. Это значит, что полчаса (30 минут) будут показаны как 1/2. Есть несколько простых способов превратить минуты в дроби.

1. Создайте новую ячейку. В нашем примере это ячейка K2. Поставьте ей числовой формат.

1. Введите в ячейку формулу ‘= (E2) * 24‘.

1. С используемыми в примере числами вы получите значение 5.50.

Можно быстро применить формулу к группе ячеек или столбцу и преобразовать их.

Поиск минимального количества отработанного времени

Если необходимо найти наименьшее количество отработанного времени, на помощь придёт встроенная функция MIN(). Она находит минимальное значение в списке чисел.

1. Создайте новую ячейку и дайте ей название «Длительность». В данном случае это ячейка I2. Скопируйте туда функцию ‘=MIN(E2:E12)‘.

Со значениями из этого примера в столбце «Минимальное количество отработанных часов» будет 5:15:00.

Можно быстро применять функции MIN() или MAX() к столбцу или группе ячеек.

Вычисление общего количества отработанных часов

Если вы не разбираетесь в программировании или в Excel, определённые встроенные функции Google Sheets могут показаться странными. Это не помешает легко найти общее количество отработанных часов. В нашем примере будет рассчитано общее количество отработанных всеми сотрудниками за день часов.

1. Создайте новую ячейку и назовите её «Продолжительность». В данном случае это будет ячейка G13.

1. В панели формул (fx) введите ‘=SUM(E2:E12)’. Она выдаёт общее количество отработанных часов в ячейках с E2 по E12. Эта формула использует стандартный синтаксис Excel и ряда языков программирования.

Должно получиться значение 67:20:00.

Заключение

Google Sheets создавали не для вычисления промежутков времени, но можно пользоваться программой и для этого. В результате выполнения описанных выше простых действий можно отслеживать отработанное время. Когда промежутки времени превышают 24 часа, вычисления усложняются, но Sheets может справиться и с этим, если поменять формат «Время» на «Дата».