170Л екция 8. Электронные таблицы Лекция 8. Электронные таблицы Обзор, назначение и основные функции
Электронные таблицы (ЭТ) предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме. Электронные таблицы – это двумерные массивы, состоящие из столбцов и строк; их обычно называют рабочими листами. Программные средства для проектирования электронных таблиц называют табличными процессорами.
Электронная таблица – это компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и граф, на пересечении которых располагаются клетки, содержащие числовую информацию, формулы или текст.
Табличный процессор – это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц.
Функции табличных процессоров весьма разнообразны:
создание и редактирование электронных таблиц;
оформление и печать электронных таблиц;
создание многотабличных документов, объединенных формулами;
построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам,
создание итоговых и сводных таблиц;
использование информации при построении таблиц из внешних баз данных;
решение экономических задач типа “что-если” путем подбора параметров;
решение оптимизационных задач;
статистическая обработка данных;
разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.
Табличные процессоры представляют собой удобное средство для проведения экономических, бухгалтерских, инженерных и статистических расчетов. Они позволяют не только создавать таблицы, но и проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различного рода хозяйственных ситуаций. В каждом пакете имеются сотни встроенных математических функций и алгоритмов статистической обработки данных. Кроме того, имеются мощные средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных.
Специальные средства позволяют автоматически получать и распечатывать настраиваемые отчеты с использованием десятков различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями и графическими иллюстрациями.
Табличные процессоры имеют встроенную справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Многомерные таблицы позволяют быстро делать выборки в базе данных по любому критерию.
Что же такое электронная таблица? Это средство информационных технологий, позволяющее решать целый комплекс задач:
Выполнение вычислений. Издавна многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач; удобно выполнять в табличной форме. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации таких вычислений. Стало возможно решать на персональном компьютере многие вычислительные задачи программирования на каком-либо алгоритмическом языке.
Математическое моделирование.
Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство ЭТ – мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента:
прогноз поведения моделируемой системы,
Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных (диаграммы);
Использование электронной таблицы в качестве базы данных.
По сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.
В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.
Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются пользователями с начальной компьютерной подготовкой и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.
Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие.
Самые популярные табличные процессоры — Microsoft Excel, Lotus 1—2—3, SuperCalc, Quattro Pro. Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft; 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж — Lotus 1—2—3, затем Quattro Pro.
Тест на знание excel с ответами
+ Все виды действий с электронными таблицами (создание, редактирование, выполнение вычислений); построение графиков и диаграмм на основе данных из таблиц; работа с книгами и т.д.
— Редактирование таблиц; вывод данных из таблиц на печать; правка графической информации
8. К табличным процессорам относятся:
+ Quattro Pro 10, Lotus 1-2-3
— Microsoft Excel, Freelance Graphics
— Paradox 10, Microsoft Access
9. К встроенным функциям табличных процессоров относятся:
тест 10. Какие типы диаграмм позволяют строить табличные процессоры?
+ График, точечная, линейчатая, гистограмма, круговая
— Коническая, плоская, поверхностная, усеченная
— Гистограмма, график, локальное пересечение, аналитическая
11. Математические функции табличных процессоров используются для:
— Исчисления средних значений, максимума и минимума
— Расчета ежемесячных платежей по кредиту, ставок дисконтирования и капитализации
+ Расчета тригонометрических функций и логарифмов
12. Документ табличного процессора Excel по умолчанию называется:
13. Табличный процессор обрабатывает следующие типы данных:
— Матричный, Временной, Математический, Текстовый, Денежный
— Банковский, Целочисленный, Дробный, Текстовый, Графический
+ Дата, Время, Текстовый, Финансовый, Процентный
14. Статистические функции табличных процессоров используются для:
— Проверки равенства двух чисел; расчета величины амортизации актива за заданный период
+ Вычисления суммы квадратов отклонений; плотности стандартного нормального распределения
— Расчета кортежа из куба; перевода из градусов в радианы
15. Какова структура рабочего листа табличного процессора?
— Строки, столбцы, командная строка, набор функций
— Ячейки, набор функций, строка состояния
+ Строки и столбцы, пересечения которых образуют ячейки
16. Как называется документ, созданный в табличном процессоре?
17. Финансовые функции табличных процессоров используются для:
— Вычисления произведения аргументов; определения факториала числа
— Определения ключевого показателя эффективности; построения логических выражений
+ Расчетов дохода по казначейскому векселю и фактической годовой процентной ставки
18. Табличные процессоры относятся к какому программному обеспечению?
19. В виде чего нельзя отобразить данные в электронной таблице?
тест_20. Дан фрагмент электронной таблицы с числами и формулами.
Чему равно значение в ячейке Е3, скопированное после проведения вычислений в ячейке Е1?
21. Расширение файлов, созданных в Microsoft Excel – это:
22. Координата в электронной таблице – это адрес:
+ Клетки в электронной таблице
— Данных в столбце
— Клетки в строке
23. Какие типы фильтров существуют в табличном процессоре Excel?
— Тематический фильтр, автофильтр
+ Автофильтр, расширенный фильтр
— Текстовый фильтр, числовой фильтр
24. Наиболее наглядно будет выглядеть представление средних зарплат представителей разных профессий в виде:
25. 30 ячеек электронной таблицы содержится в диапазоне:
26. Выберите абсолютный адрес ячейки из табличного процессора Excel:
27. Скопированные или перемещенные абсолютные ссылки в электронной таблице:
— Преобразуются в соответствии с новым положением формулы
— Преобразуются в соответствии с новым видом формулы
28. Активная ячейка – это ячейка:
— С формулой, в которой содержится абсолютная ссылка
+ В которую в настоящий момент вводят данные
— С формулой, в которой содержится относительная ссылка
29. Отличием электронной таблицы от обычной является:
+ Автоматический пересчет задаваемых формулами данных в случае изменения исходных
— Представление связей между взаимосвязанными обрабатываемыми данными
— Обработка данных различного типа
тест-30. Совокупность клеток, которые образуют в электронной таблице прямоугольник – это:
31. В табличном процессоре Excel столбцы:
+ Обозначаются буквами латинского алфавита
— Обозначаются римскими цифрами
— Получают имя произвольным образом
32. Символ «=» в табличных процессорах означает:
— Фиксацию абсолютной ссылки
+ Начало ввода формулы
— Фиксацию относительной ссылки
33. Какого элемента структуры электронной таблицы не существует?
34. Числовое выражение 15,7Е+4 из электронной таблицы означает число:
35. В одной ячейке можно записать:
+ Только одно число
— Одно или два числа
— Сколько угодно чисел
36. Подтверждение ввода в ячейку осуществляется нажатием клавиши:
37. Содержимое активной ячейки дополнительно указывается в:
38. Для чего используется функция Excel СЧЕТ3?
— Для подсчета ячеек, содержащих числа
— Для подсчета пустых ячеек в диапазоне ячеек
+ Для подсчета заполненных ячеек в диапазоне ячеек
39. Функция ОБЩПЛАТ относится к:
тест*40. Укажите верную запись формулы:
41. Маркер автозаполнения появляется, когда курсор устанавливают:
+ В правом нижнем углу активной ячейки
— В левом верхнем углу активной ячейки
— По центру активной ячейки
42. Диапазоном не может быть:
+ Группа ячеек D1, E2, F3
43. Можно ли убрать сетку в электронной таблицу Excel?
— Да, если снята защита от редактирования таблицы
44. Если при выполнении расчетов в ячейке появилась группа символов #########, то это означает, что:
+ Ширина ячейки меньше, чем длина полученного результата
— Допущена синтаксическая ошибка в формуле
— Полученное значение является иррациональным числом
45. В электронной таблице выделен диапазон ячеек A1:B3. Сколько ячеек выделено?
Что позволяет выполнять электронная таблица
Интерфейс электронных таблиц. Данные в ячейках таблицы. Основные режимы работы.
Сотни лет в деловой сфере при выполнении громоздких однотипных расчётов используются таблицы. С их помощью рассчитывается заработная плата, ведутся различные системы учёта материальных ценностей, просчитывается стоимость новых товаров и услуг, прогнозируется размер прибыли и т. д. Такие расчёты многие специалисты до конца прошлого века выполняли с помощью калькуляторов, вручную занося полученные результаты в соответствующие графы таблиц. Эта работа требовала больших временных затрат; на исправление незначительной ошибки, допущенной расчётчиком, уходили недели и даже месяцы.
Ситуация кардинально изменилась с появлением электронных таблиц , позволивших за счёт изменения исходных данных быстро решать большое количество типовых расчётных задач.
Электронные таблицы (табличный процессор) — это прикладная программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере. Электронными называют и таблицы, созданные с помощью одноимённых программ в памяти компьютера .
В наши дни электронные таблицы являются одним из программных продуктов, наиболее широко используемых на практике. С их помощью пользователи, не обладая специальными знаниями в области программирования, имеют возможность определять последовательность вычислительных операций, выполнять различные преобразования исходных данных, представлять полученные результаты в графической форме.
Интерфейс электронных таблиц
Наиболее распространёнными табличными процессорами являются Microsoft Excel и OpenOffice Calc. При запуске любого из них на экран выводится окно, многие элементы которого вам хорошо известны по опыту работы с другими программами (рис. 1).
Рис. 1. Интерфейс табличного процессора OpenOffice Calc
Строка заголовка содержит название документа, название программы и кнопки управления окном.
Строка меню содержит названия групп команд управления электронной таблицей, объединённых по функциональному признаку.
Панели инструментов содержат пиктограммы для вызова наиболее часто выполняемых команд.
Рабочей областью табличного процессора является прямоугольное пространство, разделённое на столбцы и строки. Каждый столбец и каждая строка имеют обозначения (заголовки, имена). Столбцы обозначаются слева направо латинскими буквами в алфавитном порядке; могут использоваться однобуквенные, двухбуквенные и трёхбуквенные имена (А, В, С и т. д.; после 26-го столбца начинаются двухбуквенные сочетания АА, АВ и т. д.). Строки нумеруются сверху вниз. Максимально возможное число строк и столбцов у разных табличных процессоров различно.
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки (клетки), в которые могут быть записаны данные или выполняемые над ними операции. Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы. Каждая ячейка электронной таблицы имеет имя, составленное из буквенного имени столбца и номера строки, на пересечении которых она располагается. Возможны следующие имена ячеек: El, К12. Таким образом, имя ячейки определяет её адрес в таблице.
Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы, образуемая на пересечении столбца и строки.
Табличный курсор — прямоугольная рамка, которую можно поместить в любую ячейку. Ячейка таблицы, которую в данный момент занимает курсор, называется активной ячейкой. Вводить или редактировать данные можно только в активной ячейке. На рисунке 3.1 активной является ячейка С4.
Адрес активной ячейки и вводимые в неё данные отражаются в строке ввода. В строке ввода можно редактировать данные, хранящиеся в активной ячейке.
Идущие подряд ячейки в строке, столбце или прямоугольнике образуют диапазон . При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший — одна ячейка. Примеры диапазонов: А1:А10, В2:С2, B2:D10.
Рабочая область табличного процессора иначе называется листом . Создаваемый и сохраняемый в табличном процессоре документ называется книгой; он может состоять из нескольких листов. Аналогично листам бухгалтерской книги, их можно перелистывать, щёлкая на ярлычках, расположенных внизу окна. Каждому листу книги пользователь может дать имя, исходя из содержимого этого листа.
Лист — рабочая область, состоящая из ячеек.
Книга — документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединённых одним именем, и являющийся файлом.
В строке состояния выводятся сообщения о текущем режиме работы таблицы и возможных действиях пользователя.
Данные в ячейках таблицы
Содержимым ячейки может быть:
Текст — это последовательность любых символов из компьютерного алфавита. Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы, в текстовой форме могут быть представлены характеристики рассматриваемых объектов. Изменить содержимое ячейки с текстом можно только путём редактирования ячейки. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю — по аналогии со способом письма слева направо.
С помощью чисел задаются количественные характеристики рассматриваемых объектов. При этом используются различные числовые форматы (табл. 1). По умолчанию используется числовой формат с двумя десятичными знаками после запятой. Для записи чисел, содержащих большое количество разрядов, не умещающихся в ячейке, применяется экспоненциальный (научный) формат. Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений. Изменить числовые данные можно путём их редактирования. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю, что обеспечивает выравнивание всех чисел столбца по разрядам (единицы размещаются под единицами, десятки — под десятками и т. д.).
Некоторые числовые форматы
Целая и дробная части вещественного числа разделяются в электронных таблицах запятой. При употреблении в записи числа точки (в качестве разделителя его целой и дробной частей) число интерпретируется как дата. Например, 9.05 воспринимается как 9 мая, а 5.25 — как май 2025 года.
Формула — это выражение (арифметическое, логическое), задающее некоторую последовательность действий по преобразованию данных. Формула всегда начинается со знака равенства (=) и может включать в себя ссылки (имена ячеек), знаки операций (табл. 2), функции и числа.
Арифметические операции, применяемые в формулах
При записи формул действуют правила, аналогичные тем, что приняты в языках программирования. Примеры формул:
Для ввода в формулу имени ячейки достаточно поместить табличный курсор в соответствующую ячейку.
В процессе ввода формулы она отображается как в самой ячейке, так и в строке ввода. После завершения ввода (нажатие клавиши Enter) в ячейке отображается результат вычислений по этой формуле (рис. 2). Для просмотра и редактирования конкретной формулы достаточно выделить соответствующую ячейку и провести её редактирование в строке ввода.
Рис. 2. Вычисления по формуле
При изменении исходных данных в ячейках, имена которых входят в формулу, значение выражения автоматически пересчитывается, полученный результат отображается в ячейке с этой формулой.
Основные режимы работы с электронными таблицами
Можно выделить следующие режимы работы с электронными таблицами:
• режимы формирования таблицы;
• режимы отображения таблицы;
• режимы выполнения вычислений.
Режимы формирования электронной таблицы . При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.
Формирование электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое ячеек (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).
Содержимое ячеек может быть оформлено с помощью стандартных средств оформления текстов: изменения рисунка шрифта, его размеров, начертания и выравнивания относительно ячейки, направления написания. Помимо этого, пользователю доступны средства оформления самой таблицы: объединение ячеек, различные способы прорисовки границ между ячейками для печати.
Данные, формат данных и параметры оформления ячеек (шрифт, цвет заливки, тип границы и пр.) можно копировать из одних ячеек (диапазонов ячеек) в другие ячейки (диапазоны ячеек) электронной таблицы.
Режимы отображения таблицы . Для электронной таблицы может быть установлен режим отображения формул или режим отображения значений. По умолчанию включён режим отображения значений, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого ячеек.
Можно специально задать режим отображения формул, при котором в ячейках вместо результатов вычислений будут отображены сами формулы (рис. 3).
Рис. 3. Фрагмент таблицы в режиме отображения формул
Чтобы в OpenOffice Calc установить режим отображения формул, следует:
1) выполнить команду Сервис —> Параметры —> OpenOffice Calc —> Вид;
2) в области Показать установить флажок Формулы и нажать кнопку ОК.
Самостоятельно выясните, как устанавливается режим отображения формул в табличном процессоре, имеющемся в вашем распоряжении.
Режимы выполнения вычислений . Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке; если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес ещё не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено.
При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново — выполняется автоматический пересчёт тех формул, в которые входят новые данные. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчёта; таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.
В OpenOffice Calc выбор режима вычислений осуществляется с помощью команды Сервис -> Содержимое ячеек -> Пересчитать — Вычислить автоматически.
Самостоятельно выясните, как устанавливается режим вычислений в табличном процессоре, имеющемся в вашем распоряжении.
Возможности электронных таблиц.
Электронные таблицы – это специальные программы, предназначенные для работы с данными в табличной форме:
- Для проведения расчетов над данными,
- Для построения диаграмм на основе табличных данных,
- Для сортировки и поиска данных на основе определенного критерия,
- Для проведения анализа данных и просчета сценариев типа «что, если?»,
- Для создания баз данных,
- Для печати таблиц и их графического представления.
Первые ЭТ появились в 1979 году.
- Назначение.
ЭТ предназначены для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников – всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации.
- Microsoft EXCEL
На сегодняшний день самой популярной ЭТ является Microsoft EXCEL. Эта программа входит в состав Microsoft OFFICE. Название EXCEL произошло от Executable Cells – исчисляемые ячейки. Хотя некоторые утверждают, что от французского слова Excellent – великолепно.
- ЗагрузкаMicrosoft EXCEL
Загрузка Microsoft EXCEL осуществляется так же, как и WORD:
Пуск ð Программы ð Microsoft EXCEL.
- Вид экрана
Вид экрана стандартный для приложений WINDOWS:
- Строка заголовка, в которой содержится название программы и текущего документа.
- Строка меню с основными командами.
- Панели инструментов – Стандартная, Форматирования и Строка формул.
- Рабочее поле, которое состоит из ячеек. Каждая ячейка имеет свой адрес: имя столбца и номер строки на пересечении которых она находится. Например: А1, С234, Р55. Столбцов всего 256 (последний IV), строк – 65636.
- Слева и внизу экрана находятся полосы прокрутки. Слева от нижней полосы прокрутки находятся вкладки с названиями рабочих листов. Т.о., мы видим только кусок огромной таблицы, которая формируется в памяти ПК.
- ДокументыEXCEL
Документы, которые создаются с помощью EXCEL, называются рабочими книгами и имеют расширение .XLS. Новая рабочая книга имеет три рабочих листа, которые называются ЛИСТ1, ЛИСТ2 и ЛИСТ3. Эти названия указаны на ярлычках листов в нижней части экрана. Для перехода на другой лист нужно щелкнуть на названии этого листа. На рабочем листе могут располагаться
- таблицы данных,
- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе).
Действия с рабочими листами:
- Переименование рабочего листа. Установить указатель мыши на корешок рабочего листа и два раза щелкнуть левой клавишей или вызвать контекстное меню и выбрать команду Переименовать.
- Вставка рабочего листа. Выделить ярлычок листа, перед которым нужно вставить новый лист, Вставка ê Лист, или с помощью контекстного меню.
- Удаление рабочего листа. Выделить ярлычок листа, Правка ê Удалить, или с помощью контекстного меню.
- Перемещение и копирование рабочего листа. Выделить ярлычок листа и перетащить на нужное место (с нажатой клавишей CTRL – скопировать) или через буфер обмена.
- Ячейки и диапазоны ячеек.
Рабочее поле состоит из строк и столбцов. Строки нумеруются числами от 1 до 65536. Столбцы обозначаются латинскими буквами: А, В, С, …, АА, АВ, … , IV, всего – 256. На пересечении строки и столбца находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой адрес: имя столбца и номер строки, на пересечении которых она находится. Например, А1, СВ234, Р55.
Для работы с несколькими ячейками их удобно объединять их в «диапазоны».
Диапазон – это ячейки, расположенные в виде прямоугольника. Например, А3, А4, А5, В3, В4, В5. Для записи диапазона используется «:»: А3:В5
8:20 – все ячейки в строках с 8 по 20.
А:А – все ячейки в столбце А.
Н:Р – все ячейки в столбцах с Н по Р.
В адрес ячейки можно включать имя рабочего листа: Лист8!А3:В6.
Выделение ячеек.
| Что выделяем | Действия |
| Одну ячейку | Щелчок на ней или перемещаем выделения клавишами со стрелками. |
| Строку | Щелчок на номере строки. |
| Столбец | Щелчок на имени столбца. |
| Диапазон ячеек | Протянуть указатель мыши от левого верхнего угла диапазона к правому нижнему. |
| Несколько диапазонов | Выделить первый, нажать SCHIFT+F8, выделить следующий. |
| Всю таблицу | Щелчок на кнопке «Выделить все» (пустая кнопка слева от имен столбцов) |
Можно изменять ширину столбцов и высоту строк перетаскиванием границ между ними.
- Работа с диапазонами.
- Удаление содержимого.
- Выделить ячейку или диапазон;
- а) ухватиться за маркер заполнения, перетащить вверх или влево и отпустить кнопку мыши;
в) Правка ð Очистить.
- Копирование.
- Копирование содержимого ячейки в другую ячейку.
- Копирование содержимого ячейки в диапазон ячеек. При этом содержимое исходной ячейки копируется в каждую ячейку соответствующего диапазона.
- Копирование содержимого диапазона в другой диапазон. При этом оба диапазона должны иметь одинаковые размеры.
. При копировании ячейки происходит копирование содержимого ячейки, атрибутов форматирования и примечаний (если оно есть), формулы модифицируются.
Способы копирования
- С помощью буфера обмена.
<Ctrl+C>, Кнопка <Копировать> на Панели инструментов, Правка ð Копировать, Контекстное меню.
Поместить табличный курсор в левый верхний угол диапазона назначения и выполнить операцию вставки (<Ctrl +V> Кнопка <Вставить>, Правка ð Вставить, Контекстное меню)
. При вставке из БО все значения, находящиеся в ячейках диапазона назначения стираются без всякого предупреждения (в случае необходимости применить отмену)
- Перетаскивание D&D
Переместить указатель мыши к рамке выделения, когда он превратиться в стрелку, нажать <Ctrl> (к указателю добавиться знак +), перетащить на новое место.
. Если указатель мыши не принимает форму стрелки при перетаскивании, то Сервис — Параметры — вкладка Правка — отметить Перетаскивание ячеек.
- Перемещение
Перемещение диапазона выполняется аналогично копированию (без <Ctrl> при перетаскивании и команда Вырезать для буфера обмена).
. При перемещении ячейки с формулой, ссылки (адреса ячеек), имеющиеся в формуле, не изменяются.
. Очень удобно пользоваться специальным перетаскиванием (с нажатой правой клавишей мыши). Это дает дополнительные возможности, которые можно выбрать из меню.
- Ввод и редактирование данных.
В EXCEL можно вводить следующие типы данных:
- Числа.
- Текст (например, заголовки и поясняющий материал).
- Функции (например, сумма, синус, корень).
- Формулы.
Данные вводятся в ячейки. Для ввода данных нужную ячейку необходимо выделить. Существует два способа ввода данных:
- Просто щелкнуть в ячейке и напечатать нужные данные.
- Щелкнуть в ячейке и в строке формул и ввести данные в строку формул.
Изменение данных.
- Выделить ячейку ê нажать F2 ê изменить данные.
- Выделить ячейку ê щелкнуть в строке формул и изменить данные там.
Для изменения формул можно использовать только второй способ.
- Ввод формул.
Формула – это арифметическое или логическое выражение, по которому производятся расчеты в таблице. Формулы состоят из ссылок на ячейки, знаков операций и функций. Ms EXCEL располагает очень большим набором встроенных функций. С их помощью можно вычислять сумму или среднее арифметическое значений из некоторого диапазона ячеек, вычислять проценты по вкладам и т. д.
Ввод формул всегда начинается со знака равенства. После ввода формулы в соответствующей ячейке появляется результат вычисления, а саму формулу можно увидеть в строке формул.
Оператор
В формулах можно использовать скобки для изменения порядка действий.
- Автозаполнение.
Очень удобным средством, которое используется только в MS EXCEL, является автозаполнение смежных ячеек. К примеру, необходимо в столбец или строку ввести названия месяцев года. Это можно сделать вручную. Но есть гораздо более удобный способ:
- Введите в первую ячейку нужный месяц, например январь.
- Выделите эту ячейку. В правом нижнем углу рамки выделения находится маленький квадратик – маркер заполнения.
- Подведите указатель мыши к маркеру заполнения (он примет вид крестика), удерживая нажатой левую кнопку мыши, протяните маркер в нужном направлении. При этом радом с рамкой будет видно текущее значение ячейки.
Если необходимо заполнить какой-то числовой ряд, то нужно в соседние две ячейки ввести два первых числа (например, в А4 ввести 1, а в В4 – 2), выделить эти две ячейки и протянуть за маркер область выделения до нужных размеров.
- Создание своего списка для автозаполнения
Дл того, чтобы иметь возможность быстро вносить в ЭТ списки фамилий или наименований товаров, можно создать такой список для автозаполнения.
- Выбрать команду меню СЕРВИСðПАРАМЕТРЫ.
2.В диалоговом окне ПАРАМЕТРЫ выбрать вкладку СПИСКИ.
3.В левом поле выбрать НОВЫЙ СПИСОК. В правом поле внести свой список, разделяя элементы списка запятыми.
4.Если в таблице уже есть готовый список, то в этом диалоговом окне в нижней части в поле ИМПОРТ СПИСКА ИЗ ЯЧЕЕК указать диапазон ячеек со списком и нажать кнопку ИМПОРТ.
- Относительные и абсолютные адреса ячеек.
В формулах могут содержаться адреса ячеек двух видов: относительные и абсолютные.
Относительные адреса записываются просто: =А3+8.
При копировании и автозаполнении такие адреса модифицируются относительно ячейки с формулой.
Адрес называется относительным, если при изменении местоположения ячейки, содержащей этот адрес, он изменяется по тем же правилам, что и местоположение ячейки.
Относительные адреса очень удобно использовать при автозаполнении формул.
Абсолютные адреса записываются с помощью знака доллара: =$A$3+8
Адрес называется абсолютным, если он не изменяется ни при каких изменениях местоположения ячейки, содержащей этот адрес.
Абсолютные адреса удобно использовать при ссылке на ячейку, содержащую неизменные данные для всей таблицы, например, ячейку с текущим курсом доллара.
Для перехода от относительного адреса к абсолютному используется клавиша F4. Последовательное нажатие этой клавиши приводит к таким преобразованиям:
A3 Þ $A$3 Þ A$3 Þ $A3 Þ A3
- Форматирование ячеек.
Введенные данные можно отформатировать по своему вкусу. Используется команда Формат ячеек (в контекстном меню ячейки или в меню Формат). После выбора команды Формат ячеек, появляется диалоговое окно с вкладками:
- Число. Выбираются числовые форматы и их параметры.
- Выравнивание. Устанавливается выравнивание в ячейках по горизонтали и вертикали и устанавливается ориентация данных в ячейках. По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа – по правому.
- Шрифт. Стандартным образом устанавливаются параметры шрифта.
- Граница. Устанавливаются параметры границ ячеек. По умолчанию границы ячеек на печать не выводятся, их нужно установить в нужном месте.
- Вид. Определяется цвет ячеек.
К диапазону ячеек можно применить так же средство Автоформат (Формат Þê Автоформат).
- Итоги урока
Вы познакомились с программой для проведения расчетов в таблицах – Excel. Продолжите предложения:
- В Excel можно использовать данные следующих типов: …
- Для того, чтобы изменить формат числовых данных надо …
- Чтобы сделать границы и заливку в таблице, нужно …
- Ввод формул начинается со знака …
- Автозаполнение – это …
VII Домашнее задание: Гл. _____, §____________