Как связать таблицы в гугл таблицах

Как связать несколько файлов в google таблицах

Совместный доступ к одному и тому же файлу с возможностью одновременного редактирования отличает продукт Google таблицы от Excel.

К нам обращаются с вопросами «Возможно ли сделать так, чтобы я видел всю таблицу, а сотрудники только часть?» или «А можно ли сделать так, чтобы Иванов в своей таблице внес значение, и у меня оно тоже отобразилось?»

Эти и другие подобные вопросы касаются одной темы: «Как организовать рабочее пространство в Google таблицах между несколькими сотрудниками?»

Видео: Функция IMPORTRANGE в Google Таблицах

В обзорном видео ниже, мы постарались ответить на часто задаваемые вопросы, касающиеся данной темы.

Мы демонстрируем один из вариантов организации рабочего пространства, на примере максимально простого трекера задач. Разделяем доступы между директором и сотрудниками.
Кратко: ставить новые задачи, удалять выполненные и назначать ответственного может ТОЛЬКО директор. Сообщать о выполненных задачах – могут все сотрудники.
Связывающим звеном между файлами является функция IMPORTRANGE. Для одновременного редактирования двух файлов применятся готовый скрипт.

Ссылка на готовый файл с IMPORTRANGE

Разделение рабочего пространства в Google Sheets

Подобные автоматизации в Excel и Google таблицах — это оптимальный вариант для старта (начинающим бизнесам, частным экспертам, небольшому семейному бизнесу), но со временем бизнес из него вырастает. А точнее, вырастает файл, и работа в нем становится неудобной.
В своей работе, мы нередко сталкиваемся с кейсами, когда в целях экономии, привычки, ведение дел в Google таблицах затягивается и работать с подвисающим файлом становится просто невыносимо.
Поэтому, прежде чем заняться автоматизаций своего бизнеса, мы настоятельно рекомендуем оценить масштабы деятельности и в зависимости от этого, подбирать решение.

Помощь с автоматизацией рабочих процессов

На связи, чтобы обсудить все детали и подобрать правильные инструменты для решения Вашей задачи:
WhatsApp: +7 (919) 882-93-67

Как связать данные между таблицами в Google Таблицах

Большинство из нас знакомы с основами использования электронной таблицы в Таблицы Google; Мы фиксируем некоторые строки и столбцы, мы создаем вычисления, мы организуем наши данные в кружки, графики и графики, чтобы помочь визуализировать их. Но почему на этом все заканчивается? Следующим логическим шагом в улучшении ваших электронных таблиц является связывание данных между различными электронными таблицами, ввод точных данных или диапазонов данных, которые вы хотите, и отправка их в совершенно новое место! Здесь мы покажем вам, как это сделать с помощью функции ЗАПРОС и ИМПОРТРАНЖ.

Примечание. Обратите внимание, что при связывании данных с другой таблицей вам нужно будет щелкнуть ячейку и «Разрешить доступ» после ввода формулы, иначе данные не появятся.

КАК СВЯЗАТЬ ДАННЫЕ С ПОМОЩЬЮ ИМПОРТРАНЖА

Первый и самый важный способ связать данные между листами — использовать функцию ИМПОРТРАНЖ. Вот синтаксис того, как IMPORTRANGE передает данные из одной электронной таблицы в другую:

«Spreadsheet_key» — длинная комбинация цифр и букв в URL-адресе данной электронной таблицы.

«Range_string» — это точное имя страницы, с которой вы извлекаете данные (по умолчанию она называется «лист1», «лист2» ​​и т. Д.), За которым следует «!» и диапазон ячеек, из которых вы хотите получить данные i.

Вот лист, из которого мы будем извлекать данные:

Мы будем извлекать данные из этой таблицы между ячейками A1 и D100. Формула для этого вводится в будущую электронную таблицу следующим образом:

При этом импортируются данные из другой электронной таблицы, в частности, из внутреннего листа, называемого «лист 1», куда переносятся все данные между ячейками A1 и D100. После выполнения этой настройки данные должны появиться в исходном виде.

Используйте QUERY для импорта наиболее условных данных

ImportRange — отличная функция для передачи больших данных между листами, но если вы хотите уточнить, что вы хотите импортировать, функция QUERY, вероятно, то, что вы ищете. Это будет искать в исходной таблице некоторые из указанных вами слов или условий, а затем извлекать соответствующие данные из той же строки или столбца.

В этом примере мы снова возьмем данные из таблицы ниже, но на этот раз мы собираемся получить только те данные, которые «Продано единиц» из Германии.

Чтобы получить нужные данные, нам нужно ввести следующее:

Здесь данные «IMPORTRANGE» следуют точно такой же формуле, как и раньше, но теперь мы собираемся использовать префикс QUERY), а затем указать ему выбрать столбец 5 (столбец «Продано единиц»), где данные находятся в столбце 2, т. Е. «Германия», поэтому в разделе «ЗАПРОС-ИМПОРТРАНЖ» есть два из «Аргументов» и выберите столбец X, где столбец Y = «Z».

Вы можете использовать эти формулы для всех видов автоматизированных методов привязки данных, поэтому позвольте вашему творчеству (или, по крайней мере, навыкам управления электронными таблицами) преобладать над данными!

Заключение

Приведенное выше руководство позволяет вам создавать листы, полные жизненно важных данных, когда исходный лист получает обновление. Такая настройка — это большие деньги и находка для тех, кто хочет объединить несколько таблиц с ценными подробными данными в один большой лист.

Вы открыли для себя какие-нибудь интересные уловки с Google Таблицами или у вас есть другой способ связать таблицы? Делитесь в комментариях.

Как связать данные между таблицами в Google Таблицах

Большинство из нас знакомы с основными операциями при использовании электронных таблиц в Google Таблицах, такими как использование определенных строк и столбцов, вычисление, создание круговых диаграмм, столбцов, строк из данных и т. Д. Но почему мы просто останавливаемся на этом. Вам необходимо улучшить электронные таблицы, например связать данные между электронными таблицами, точно взять данные или диапазоны данных и поместить их в совершенно новое положение на другом листе. В этой статье показано, как связать данные с помощью функций ЗАПРОС и ИМПОРТРАНЖ.

1. Как настроить право редактировать таблицы в Google Таблицах

Примечание. При связывании данных с другой таблицей необходимо щелкнуть поле и «Разрешить доступ» после ввода формулы, в противном случае данные не появятся.

Как связать данные с помощью функции ИМПОРТРАНЖ

Первый, самый простой метод связывания данных между электронными таблицами — это использование функции IMPORTRANGE. Вот синтаксис:

= ИМПОРТРАНЖ («ключ_таблицы», «строка_диапазона»)

«Ключ электронной таблицы» — это длинная строка цифр и букв в URL-адресе данной электронной таблицы. «Строка диапазона» — это точное имя электронной таблицы, которая принимает данные (по умолчанию называется «Sheet1», «Sheet2» и т. Д.), За которым следует ‘!’ и диапазон ячеек, которые хотят получить данные.

Ниже приведена таблица, в которой будут связаны данные:

В этой таблице мы получим данные из ячейки A1 в D100. Следовательно, у нас будет следующая формула:

= ImportRange («1ByTut9xooZdPIBF55gzQ0Cdi04owDTtLVc_gPGtOKY0», «Sheet1! A1: D100»)

Эта формула импортирует данные из электронной таблицы в другую таблицу. Вот данные из ячеек A1 до D100 из рабочего листа Sheet1. Данные, которые будут отображаться в другой таблице, сохранят тот же формат, что и исходный лист.

Используйте функцию ЗАПРОС для ввода условных данных

Функция IMPORTRANGE используется для массовой передачи данных между листами, но если вы хотите связать определенные данные, используйте функцию запроса. Это будет искать определенные слова или условия, которые вы установили, а затем перетаскивать соответствующие данные из той же строки или столбца.

Например, здесь мы получим немецкие данные о проданных единицах.

Чтобы получить данные, введите следующую формулу:

= QUERY (ImportRange («1ByTut9xooZdPIBF55gzQ0Cdi04owDTtLVc_gPGtOKY0», «Sheet1! A1: O1000»), «выберите Col5, где Col2 = ‘Germany’»)

Здесь данные «ImportRange» правильно следуют предыдущему синтаксису, а затем мы укажем функцию для столбца 5 как столбца «Продано единиц», содержащего столбец 2 «Германия». Следовательно, в этом запросе есть два «аргумента»: ImportRange и выберите ColX, где ColY = ‘Z’.

Приведенные выше инструкции позволяют создавать связи между электронными таблицами и могут автоматически обновлять данные при изменении в электронной таблице.

Как связать диаграмму, таблицу или слайд с исходным файлом

Чтобы обеспечить актуальность диаграмм, таблиц и слайдов, вы можете встроить:

• таблицы и диаграммы из Google Таблиц в документы и презентации Google;
• слайды из одной презентации Google в другую;
• слайды из Google Презентаций в Документы.

1. Откройте файл в Google Документах или Презентациях на компьютере.
2. Нажмите ВставкаДиаграммаИз Таблиц.
3. Выберите таблицу с нужной диаграммой и нажмите Выбрать.
4. Нажмите на диаграмму.
   • Если не нужно сохранять связь диаграммы с таблицей, снимите соответствующий флажок.
5. Нажмите Импортировать.

Примечание. Если таблица содержит больше 400 ячеек, она будет вставлена в документ без связи с исходной таблицей. В таблице, связанной с исходной таблицей, может быть не больше 400 ячеек.

1. В браузере Chrome или Firefox на компьютере откройте файл из Google Таблиц.
2. Выделите нужные ячейки.
3. В верхней части экрана нажмите ИзменитьКопировать.
4. Откройте файл в Google Документах или Презентациях на компьютере.
5. Нажмите на область, куда нужно поместить таблицу, и выберите ИзменитьВставить.
6. Выберите «Связать с таблицей» или «Вставить без связи с исходной таблицей» и нажмите Вставить.

1. Откройте файл в Google Презентациях на компьютере.
2. Выберите нужные слайды.
3. В верхней части экрана нажмите ИзменитьКопировать.
4. Откройте в Google Презентациях файл, в который вы хотите вставить слайды.
5. Слева выберите, куда именно добавить слайды.
6. В верхней части экрана нажмите ИзменитьВставить.
7. Выберите Связать слайды с презентацией.

1. Откройте файл в Google Презентациях на компьютере.
2. Слева выберите нужный слайд.
3. В верхней части экрана нажмите ИзменитьКопировать.
4. Откройте файл в Google Документах на компьютере.
5. Нажмите в том месте, куда нужно добавить слайд.
6. В верхней части экрана нажмите ИзменитьВставить.
7. Выберите подходящий вариант и нажмите Вставить.

Как изменить или обновить диаграмму, таблицу или слайд, а также отменить их связь с исходным файлом

Как открыть и изменить диаграмму, таблицу или слайд

1. Откройте файл в Google Документах или Презентациях на компьютере.
2. Выберите диаграмму или таблицу.
3. Нажмите на стрелку вниз в правом верхнем углу диаграммы или таблицы Открыть исходный документ.
4. Измените данные в исходном файле.

Как изменить диапазон ячеек

Примечание. В таблице, вставленной в документ и связанной с исходной таблицей, может быть не больше 400 ячеек.