Как создать шаблон письма в гугл почте

Настройка шаблонов писем и расширенного автоответчика в Gmail

Gmail изначально отличалась несколько своеобразным интерфейсом, что положительно выделяло ее среди «коллег по цеху».

Например, идеологию формировать цепочки писем на основе темы, в которую я буквально влюбился практически сразу, со временем скопировали очень многие почтовые системы — начиная от Яндекса, заканчивая Mozilla Thunderbird и Lotus Notes.

Но, как известно, пользователи довольно тяжело воспринимают разного рода нововведения и со временем, Google пошел на встречу тому, думаю, не самому большому проценту пользователей, и добавил в настройки возможность выключить цепочки в Gmail.

Однако, не смотря на инновационность подхода ко многим задачам, периодически в Gmail обнаруживается видимое отсутствие определенного функционала, который де-факто давно уже считается стандартом для электронной почты. Насколько я могу судить, именно для исправления этой ситуации, Google и добавил к Gmail поддержку Google Labs — т.н. «лаборатории Google», в которой тестируются и обкатываются те функциональные решения, которые по некоторым причинам не были добавлены в public, но доступны пользователям по отдельному запросу.

Сегодняшняя статья является небольшим лайфхаком по использованию Google Labs в Gmail, который позволит вам ускорить работу с электронной почтой и минимизировать временные затраты на рутинные операции.

Как включить поддержку Google Labs для Gmail

Для этого нужно в правом верхнем углу нажать на иконку колбы, или нажать «Настройки» и выбрать в верхнем меню пункт «Экспериментальные функции».

Как настроить шаблоны писем в Gmail

К одной из не-public-функций относится и система построения шаблонов писем для Gmail. Некоторое время назад я столкнулся с необходимостью отправлять несколько писем практически одинакового содержания (исключая пару строк) — разным получателям. Изначально понятно, что каждый раз открывать письмо из отправленных, копировать весь текст, сохраняя форматирование — это не выход.

Соответственно, я начал искать стандартную функцию для любого почтового клиента, а именно — шаблоны писем. Как выяснилось, в public такая функция действительно отсутствовала, но зато была в наличии в Google Labs для Gmail. Называется она «Шаблоны ответов».

Итак, для включения «Шаблоны ответов» в Gmail, мы идем в Google Labs и активируем соответствующую опцию, выбрав «Включить» и после этого сохраняем изменения с помощью кнопки в нижней части страницы.

Теперь, когда мы включили функцию, нужно разобраться с тем — как создать шаблон письма в Gmail. Делается это следующим образом:

1. Создаем новое письмо и сохраняем его как шаблон

1. Пишем новое письмо.
2. Выбираем пункт «Готовые ответы».
3. Выбираем пункт «Создать готовый ответ…»

2. Проверяем корректность нового шаблона

1. Создаем новое письмо в Gmail.
2. Выбираем «Вставить» и название шаблона (на предыдущем шаге я назвал его «Шаблон готового письма»).
3. Наслаждаемся полученным результатом.

Таким образом, воспользовавшись функциями Google Labs, мы получили в Gmail полноценную систему шаблонов писем, управляемых непосредственно из окна создания и редактирования письма. Обратите внимание, что по нажатию на «Готовые ответы», вы можете не только создавать и вставлять шаблоны, но также и удалять их случае необходимости.

Как создать расширенный автоответчик в Gmail

Я уверен, что Google бы никогда не стал многомиллиардной корпорацией, если бы не предусматривал использование некоторых функций в общей связке — причем зачастую очень нестандартной.

Обычный автоответчик в любой почтовой программе предусматривает абсолютно одинаковый ответ всем пользователям. В принципе, это не так уж и удивительно — чаще всего, автоответчик используют для информирования получателей о том, что у владельца ящика нет полноценного доступа к почте, об отпуске и подобных довольно обыденных вещах. Одна причина — одинаковое письмо.

Но что делать, если нужно автоматически отправлять разные письма — разным получателям? Или отправлять автоматические письма только определенным получателям? В качестве примера, могу привести довольно обычную просьбу от многих отправителей: «пожалуйста, подтвердите получение письма».

Согласитесь, безумно неудобно каждый раз создавать ответ на письмо, добавлять текст типа «Спасибо, все получил» и отправлять его. Да, рассмотренная выше функция «Шаблоны ответов» может упростить задачу вдвое, но почему бы не автоматизировать эту схему на все 100%?

Однако, как вы уже поняли, обойтись стандартным автоответчиком мы не можем — ведь не все отправители настаивают на подтверждении о получении и засорять чужой почтовый ящик своими бессмысленными письмами — это моветон.

Для того, чтобы не портить себе карму, но и избавить себя от ненужной работы, мы воспользуемся связкой двух функций Gmail — «Шаблоны ответов» и «Фильтры».

1. Создаем новый фильтр в Gmail

2. Настраиваем фильтр в Gmail

1. Добавляем адрес того отправителя, которому должны доставляться наши ответы.
2. Нажимаем кнопку «Пробный поиск» для проверки.

3. Настраиваем условия фильтра

1. Отмечаем пункт «Отправить готовый ответ».
2. Выбираем нужный шаблон ответа.
3. Сохраняем фильтр.

Теперь, на все письма, которые будут приходить по указанному в настройке адресу, будет отправляться ответное письмо с тем текстом, который вы укажете. Например, приветствие, текст «Спасибо, письмо получено» и подпись.

Обратите внимание, в поле «От кого» можно вписывать не только конкретный адрес получателя, но и только доменное имя.

Например, вместо «user@your-company-name.com«, можно ввести только «@your-company-name.com» и тогда на все письма от пользователей этого почтового домена, будет отправляться сообщение автоответчика.

А каким образом использовали бы эти возможности вы?

Ищете где купить HTC Desire HD в Киеве? Сервис Мабила.Маркет позволит подобрать наилучшее ценовое предложение на флагманский смартфон!

Как создать шаблон письма в гугл почте

Создавать и использовать шаблоны писем можно на сайте Gmail. На данный момент в мобильном приложении эта функция недоступна.

Чтобы создать шаблон, нужно перейти в настройки. Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите «Все настройки».

Теперь перейдите во вкладку «Расширенные» и активируйте возможность создавать шаблоны, выбрав «Включить». Прокрутите страницу вниз и нажмите «Сохранить изменения».

После этого страница обновится, а вы будете перенаправлены на список входящих писем. Нажмите кнопку «Написать» в левом верхнем углу. Введите текст письма и по желанию тему.

Затем нажмите на три точки в правом нижнем углу окна. Наведите курсор на пункт «Шаблоны» → «Сохранить черновик как шаблон» → «Сохранить как новый шаблон».

Дайте шаблону название и нажмите «Сохранить».

Теперь письмо можно закрыть, нажав на X в правом верхнем углу.

Настраиваем фильтр для отправки письма

Шаблон письма готов — теперь можно настроить фильтр для его автоматической отправки.

Вернитесь в настройки Gmail: значок шестеренки в правом верхнем углу → «Все настройки». Выберите вкладку «Фильтры и заблокированные адреса» и нажмите «Создать новый фильтр».

Введите параметры входящих сообщений, для которых должен приходить автоматический ответ. После этого нажмите «Создать фильтр».

В следующем окне появится список действий, которые будут происходить, если письмо соответствует фильтрам. Отметьте «Отправить шаблон» и выберите вариант из выпадающего списка. При необходимости добавьте и другие действия.

Когда вы выберете все необходимое, нажмите «Создать фильтр».

Чтобы убедиться в правильности настройки, можно отправить тестовое сообщение, которое соответствует заданным критериям, а затем проверить, пришел ли автоответ.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Как создавать шаблоны писем в Gmail, используя готовые ответы

Laura Spencer Jan 31, 2017

Russian (Pусский) translation by Ellen Nelson (you can also view the original English article)

Это снова случилось. Вы открыли свой почтовый ящик, а там сообщение с вопросом, на который вы уже отвечали тысячу раз.

Если вы устали отвечать на один тот же вопрос снова и снова, тогда вам помогут «Готовые ответы» от Gmail.

Используйте Шаблоны ответов в Gmail, чтобы создать шаблоны писем, которые вы сможете использовать повторно с небольшими изменениями.

Конечно не каждое письмо, которое вы отправляете, должно стать шаблоном ответного письма. Некоторые письма требует конкретного ответа. Для тех других, вы удивитесь, как много времени вы могли бы сэкономить, начав использовать шаблоны писем Gmail.

Вы даже можете использовать фильтры, для автоматизации шаблонных ответов так, чтобы они всегда отправлялись в ответ на определённые письма.

Вот несколько сценариев, когда вы можете использовать шаблонные ответы Gmail:

• Служба поддержки — если вы работаете в поддержке клиентов, используйте шаблоны ответы для вопросов, которые создаются очень часто.
• Запросы на не предлагаемые продукт или услугу — как владелец малого бизнеса, вы иногда получаете запросы за пределами своего ассортимента. Отправьте Шаблонный ответ, объяснив, что вы предлагаете.
• Последнее уведомление — создайте шаблон письма для работы с последним уведомлением об оплате или доставке.
• Доступность — если кто-то хочет запланировать встречу или заскочить по пути, используйте шаблоны ответ для разъяснения рабочего времени.
• На той же ноте — последование это важная часть построения отношений. Используйте шаблон как модель для таких типов писем.

Вы возможно продумали и другие сценарии, в которых вам может пригодятся шаблоны писем. Изучение того, как создать и использовать шаблоны писем с функцией Шаблоны ответов от Gmail, поможет стать вам более продуктивным. Этот урок научит вас как использовать эту полезную функцию — от настройки до работы с шаблонами писем.

Как создать шаблон ответа в Gmail

Теперь, когда вы поговорили о том, когда использовать шаблоны писем, настало время объяснить как создать ваш собственный шаблон Gmail, используя «Шаблоны ответов».

Посмотрите короткий видеоролик для изучения основ по созданию шаблонного ответа в Gmail:

Или проследуйте этим детальным шагам, описанными ниже и вы получите больше информации на тему: как создать и использовать шаблоны писем в Gmail.

Шаг 1. Где находится Лаборатория Gmail и как включить «Шаблоны ответов»

«Шаблоны ответов» это функция доступна в Лаборатории Gmail, поэтому чтобы её использовать, вам надо зайти в Лабораторию Gmail

1. Доступ к Лаборатории Gmail

Для доступа к Лаборатории Gmail, начните с главного окна папки «входящие». Нажмите значок Настройки (шестирёнка) в правом верхнем углу. Из выпадающего меню, выберите вариант Настройки.

Выберите вариант Настройки.

Отобразится страница Настроек. Нажмите Лаборатория сверху в выборе доступных вариантов в Gmail. Прокрутите вниз, пока не увидите Лабораторию Gmail Шаблоны Ответов.

Прокрутите вниз до Лабораторию Gmail «Шаблоны Ответов».

2. Включите «Шаблоны ответов» от Gmail

По умолчанию Шаблоны ответов отключены. Нажмите переключатель Включить с правой стороны, чтобы включить эту функцию.

Нажмите переключатель Включить

Прокрутите вниз страницы и нажмите кнопку Сохранить изменения. Теперь «Шаблоны ответов» включены, страница перезагрузилась и вы видите свои входящие.

Шаг 2. Как создать шаблон в Gmail

Теперь, когда шаблон ответов включены, вы можете начать создавать ваши шаблоны писем. Для начала, нажмите кнопку Написать сверху слева. Отобразится форма Новое сообщение:

Напишите ваше сообщение.

Наберите сообщение, из которого вы хотите сделать шаблон. Уделите внимание тому, что вы напишите в поле Тема, так как это будет заголовком вашего «Шаблонного ответа». Заполнять поле Получатели не обязательно.

Для добавления стандартной подписи в ваш шаблонный ответ, используйте изображение или напишите желаемую подпись.

Как только закончите ваше сообщение, нажмите стрелку в нижней части формы Новое сообщение. Появится выпадающее меню:

Выберите вариант Создать готовый ответ.

Теперь нажмите Шаблоны ответов > Создать готовый ответ. Вас попросят дать название готового ответа (по умолчанию используется тема):

Этот готовый ответ будет назван Наши рабочие часы.

Если вы хотите изменить название вашего заготовленного ответа, сделайте это сейчас. Убедитесь на будущее, что название достаточно описывает то, что несет в себе шаблон.

Нажмите кнопку ОК, если вас устраивает название нового шаблона. Вам не нужно отправлять сообщение, чтобы создать готовый ответ.

Отметьте: Шаблоны ответов сохраняются с меткой Черновик. Если вы случайно удалите готовый ответ из Черновиков, он больше не будет работать, даже если он всё ещё будет отображаться в меню Готовых ответов.

Шаг 3. Как использовать Шаблоны Gmail для ответа

Теперь, когда вы создали шаблон Gmail, вы готовы его использовать. Вы можете использовать Готовые ответы для новых сообщений или для ответа на полученные сообщения. Вы также можете создать фильтр для автоматической отправки шаблона, в ответ на полученное сообщение.

В этом шаге, я объясню оба варианта.

1. Использование шаблона вручную

Для использования шаблонного ответа, либо начните новое сообщение или нажмите иконку Ответить, для ответа на входящее сообщение.

Когда откроете форму Новое сообщение или Ответить, нажмите стрелку в нижнем левом углу (рядом со значком урны), чтобы увидеть «Готовые ответы».

Выберите «Шаблоны ответов» в Gmail

Кликните по тому готовому ответу под заголовком Вставить, который вы хотите вставить в сообщение.

Как только вы нажмете на предпочитаемый готовый ответ, шаблон ответа будет скопирован в ваше письмо.

Если есть необходимость персонализировать шаблон письма, сделайте это сейчас. Если Готовый ответ содержит подпись, удалите любую другую автоматическую подпись, которую вы используете или у вашего сообщения будет две подписи.

Нажмите кнопку Отправить слева внизу формы, чтобы отправить ваше сообщение.

2. Используйте фильтр для автоматической отправки готовых ответов

Также вы можете создать фильтр Gmail, для автоматической отправки готовых ответов.

Откройте страницу Настроек. Нажмите Фильтры и заблокированные адреса.

Нажмите ссылку Создать новый фильтр.

Нажмите ссылку Создать новый фильтр. Отобразится окошко Подробный поиск Gmail.

Укажите параметры фильтра.

Укажите параметры для тех писем, на которые вы хотите отправлять готовый ответ. Вы можете создавать фильтры на основе любых комбинаций из:

• адрес От
• строка Тема
• слова в письме
• наличие в письме прикрепленных файлов
• если это сообщение чата
• размер письма

Укажите информацию в соответствующие поля.

После указания ваших параметров, нажмите ссылку Создать фильтр в соответствии с этим запросом. Появится окошко Создать фильтр:

Выберите опцию «отправить готовый ответ».

Так как у нас включены шаблоны ответов, в окне Создать фильтр есть опция Отправить готовый ответ.

Отметьте эту опцию и используйте стрелки вверх и вниз, для выбора готового ответа для этого фильтра.

Нажмите кнопку Создать фильтр. Увидите сообщение «Фильтр создан».

На полученные сообщения, которые соответствуют параметрам фильтра, будет отправлен выбранный готовый ответ.

Для получения большей информации о том, как можно использовать фильтры Gmail, посмотрите следующие уроки:

Как отфильтровать или заблокировать нежелательные письма (СПАМ) в Gmail

Шаг 4. Как изменить или удалить шаблон письма в Gmail

Иногда вы больше не нуждаетесь в готовом ответе. Возможно ответ нужно полностью переписать или случай, когда требовался готовый ответ уже не актуален. Например, возможно вы отвечали за поддержку клиентов, но вас повысили и вы больше не имеете дело с клиентами. Вы можете изменить или удалить шаблоны писем в Gmail, вот так:

1. Изменить готовый ответ

Для удаления шаблон готового ответа, откройте форму Новое сообщение или Ответить. Нажмите стрелку вниз в левом правом углу, чтобы открыть меню Шаблоны ответов.

Выберите готовый ответ для изменения.

Нажмите шаблоны ответов. Затем нажмите на название готового ответа под заголовком Вставить. Сообщение заполнится выбранным готовым ответом.

Шаблон готового ответа Gmail в сообщении.

Сделайте необходимые изменения в сообщении. когда закончите изменять сообщение, нажмите на стрелку вниз в правой стороне экрана. Выберите вариант Шаблоны ответов. Затем кликните по названию готового ответа под заголовком Сохранить. Появится диалог подтверждения.

Нажмите OK, чтобы перезаписать готовый ответ.

Нажмите кнопку OK чтобы сохранить измененную версию вашего шаблонного ответ.

Примечание: при изменении шаблонного ответа, убедитесь что вы удалили оригинальный шаблонный ответ из Черновиков. Если вы случайно сохраните два готовых ответа с одним названием, они могут перестать работать.

2. Удаление шаблона ответа

Вы можете удалить шаблон ответа, который вам больше не нужен в выпадающем меню. Начните с формы Новое сообщение.

Нажмите стрелку вниз, справа внизу формы Новое сообщение. Выберите вариант Шаблоны ответов. Появится меню с готовыми ответами:

Выберите название готового ответа, чтобы удалить его.

Кликните по названию готового ответа, который вы хотите удалить. У вас попросят подтверждения:

Кликните OK для удаления готового ответа.

Для удаления готового ответа, нажмите кнопку OK.

Примечание: когда сообщения удаляются из инструмента Шаблоны ответов и не могут быть больше использованы, тексты остаются в ваших Черновиках до тех пор, пока вы их не удалите.

Шаг 5. Как подключить шаблоны ответов

Если вы решили, что больше не хотите использовать шаблоны ответов в Gmail, вы можете отключить функцию «Шаблоны ответов».

Чтобы подключить шаблоны ответов, пройдите в Лабораторию Gmail через Настройки. Прокрутите до функции Шаблоны ответов. (Она будет в разделе Включенные экспериментальные функции в верхней части страницы.)

Нажмите переключатель Выключить.

Нажмите переключатель Выключить. Затем нажмите кнопку Сохранить изменения внизу страницы. Теперь функция Шаблоны ответов больше не доступна.

Примечание: сообщения Шаблонных ответов, которые вы создали ранее остаются в ваших Черновиках до тех пор, пока вы их не удалите.

Вывод

Перестаньте писать повторяющиеся сообщение писем. Используйте шаблоны писем в Gmail, который вы создаете один раз и используете их при необходимости когда угодно, с экспериментальной функцией «Шаблоны ответов» Gmail. Вы сэкономите время и станете более продуктивным. Функцию «шаблоны ответов» очень просто использовать, когда вы знаете как.

Как создавать шаблоны писем

Устали писать один и тот же ответ на часто задаваемый вопрос? Просто наберите текст и сохраните его как шаблон. Можно добавить подпись. Затем вы сможете быстро открывать шаблон и вставлять его в исходящие письма.

Примечание. Шаблоны писем доступны только в веб-версии Gmail, а в мобильных приложениях Gmail этой функции нет.

Как включить функцию «Шаблоны»

1. Откройте Gmail.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки» Все настройки.
3. В верхней части страницы нажмите Расширенные.
4. В разделе Шаблоны выберите Включить.
5. Внизу нажмите Сохранить изменения.

Как создавать новые или изменять существующие шаблоны

Примечание. Вы можете создать не более 50 шаблонов.

1. Откройте Gmail и нажмите Написать.
2. В открывшемся окне введите текст шаблона.
3. Нажмите «Ещё» Шаблоны.
4. Выберите нужный вариант:
   • Чтобы создать новый шаблон, нажмите Сохранить черновик как шаблонСохранить как новый шаблон.
   • Чтобы изменить существующий шаблон, нажмите Сохранить черновик как шаблон, а затем в разделе Перезаписать шаблон выберите шаблон и нажмите Сохранить.
5. Чтобы отправить сообщение, создайте его и нажмите Отправить.

Как вставлять шаблоны в письма

1. Откройте Gmail и нажмите Написать.
2. Нажмите «Ещё» Шаблоны.
3. Чтобы вставить шаблон, выберите его в разделе Вставить шаблон.
4. Закончите сообщение и нажмите Отправить.

Как удалять шаблоны

1. Откройте Gmail и нажмите Написать.
2. Нажмите на значок выберите Шаблоны ответов.
3. Чтобы удалить шаблон ответа, нажмите Удалить шаблон, выберите нужный ответ и нажмите Удалить.

Как отправлять письма с шаблонами автоматически

1. Откройте Gmail.
2. Вверху страницы в строке поиска нажмите на значок «Показать параметры поиска» .
3. Укажите критерии поиска. Чтобы проверить выбранные параметры фильтрации, выполните пробный поиск, нажав Поиск.
4. В нижней части окна поиска нажмите Создать фильтр.
5. Выберите, какое действие выполнить с письмами, соответствующими указанным критериям.
6. Нажмите Создать фильтр.

Статьи по теме

Пользователи Workspace Individual могут создавать брендированное оформление писем для рассылки по электронной почте.