Как поставить пароль на google таблицу
Перейти к содержимому

Как поставить пароль на google таблицу

  • автор:

Устанавливаем пароль на таблицы в Google Drive

Google Drive не только облачное хранилище, но еще и полноценный инструмент для работы с документами. Так как приложение бесплатное, то естественно новые функции появляются не так быстро как хотелось бы. Несмотря на это сервис постоянно развивается и не стоит на месте. Сегодня мы расскажем о том как получить возможность, которой так не хватало при работе с конфиденциальными документами, а именно о том как поставить пароль на таблицы в Google Drive.

Создание новой копии сценариев таблицы

Для начала перейдите по этой ссылке и согласитесь скопировать сценарий таблицы в вашу учетную запись. Это оригинальный скрипт, позволяющий самостоятельно расширять стандартные возможности сервиса Google Drive.

Сейчас сценарий хранится на проверенном аккуанте и проверен на вредоносный код — все в порядке. Для того чтобы файл был скопирован в ваш профиль необходимо авторизироваться в системе Google.

Создание собственного веб-приложения для запуска скрипта таблиц

Для начала вам потребуется убедиться в том, что скрипт сможет получить все необходимые для работы права в профиле Google Drive.

Откройте скопированную ранее таблицу и нажмите на вкладку инструменты, во всплывающем меню выберите пункт «редактор скриптов».

На открывшейся странице находим пункт «файл», а далее ищем вкладку «Версии».

Выбирайте кнопку «сохранить новую версию».

После того как новая версия сохранена, нажмите на кнопку «ОК» внизу экрана чтобы вернуться в редактор скриптов.

Найдите в верхнем меню кнопку «Публикация» и в выпадающем списке выберите ссылку «Развернуть как веб-приложение»

Настраивать и менять в открывшемся окне ничего не нужно, так как этот скрипт способен только добавлять пароли внутри вашей таблицы, поэтому сразу переходите к следующему пункту «Развернуть». Отметим, что данный скрипт доступен только на вашем аккуанте.

Во втором появившемся окне тоже ничего вводить не нужно, просто нажмите «Ок» и следуйте дальнейшим инструкциям.

Теперь когда вам понадобиться создать защищенную таблицу, просто скопируйте и переименуйте тот файл, который вы рекомендовали вам скачать. Так как вы уже создали скрипт, следующие файлы будут автоматически открываться с функциями шифрования данных.

Шифровать и расшифровывать свои таблицы

Когда вы откроете таблицу, вам будет доступен новый пункт меню : Protect File. Этот пункт появился благодаря тому, что вы развернули веб-приложение по инструкции выше.

Все данные, которые вы будете вводить в таблицу теперь обрабатываются с участием вашего скрипта. Нажав на новый пункт меню, вы увидите выпадающий список опций, который предлагают шифровать или расшифровать данные в таблице. Далее мы расскажем как пользоваться этими опциями.

Для начала нажмите кнопку « Protect File», а следом ссылку «Encrypt File».

Когда вы впервые откроете этот скрипт в таблице Google Drive, приложение предупредит о возможном вреде от сторонних приложений.

Это происходит со всеми приложениями, которые разработанные сторонними программистами, поэтому не удивляйтесь и не пугайтесь. Нажмите кнопку «ОК», чтобы продолжить работу со скриптом.

Теперь попробуйте задать пароль для электронной таблицы.

Хочется предупредить, не используйте те же пароли что и в учетной записи Google или других важных аккуантов. Лучше всего придумать новый пароль для безопасности. Как только вы ввели новый пароль, нажмите подтвердите его нажатием кнопки «ОК».

В тот самый момент как вы ввели пароль, данные в таблице начнут меняться и станут не читаемыми. Опять же, в скрипте используется простое шифрование и поэтому стоит понимать какие данные стоит публиковать в облаке.

Когда вам потребуется вернуть таблицу в исходное состояние, нажмите кнопку Protect File и выберите пункт Decrypt File.

Перед вашими глазами возникнет окно в которое нужно ввести пароль, введенный ранее при шифровании. Введите его и нажмите кнопку Submit. Так как скрипт простой и бесплатный с ним могут возникать проблемы, но не стоит бояться. Просто попробуйте ввести пароль еще раз, скорее всего, произошел временный сбой.

Изменить пароль можно все в том же меню Protect File, введя старый и новый пароль. Тут есть один нюанс, когда вы измените пароль, редактирование таблицы станет недоступным, поэтому придется копировать таблицу и начинать заполнение заново.

Еще одна возможность скрипта — создание прямого URL на файл. Для доступа к таблице придется ввести все тот же пароль.

Если вы заметите, что пункт меню Protect File пропал, верните его с помощью пункта «Инструменты» — «Управление скриптами» и выберите наш скрипт из списка.\

Мы согласны, защитить таблицу паролем, сейчас достаточно нудный и трудоемкий процесс, но пока Google не добавит такую функцию официально, выбирать не приходится. Расскажите нам в комментариях, получилось ли у вас зашифровать таблицу?

Как запаролить Google Drive — инструкция по безопасности

Как запаролить Google Drive

Во многих отношениях Google Диск является чрезвычайно полезным инструментом: он позволяет хранить все ваши файлы в одном месте, к которому вы затем можете получить доступ из любого места и с любого устройства. Это также существенно упрощает обмен файлами и папками с членами команды или соавторами. Но легкость, с которой Google делает ваши файлы доступными для вас, также может быть серьезным недостатком, поэтому стоит узнать, как поставить пароль на Гугл Диск.

Поскольку вы всегда входите в облако как на своем компьютере, так и на своем телефоне, кто-то другой может легко получить доступ к файлам вашего Гугл Диска, если вы потеряете одно из своих устройств или оставите его без присмотра. Легко представить, какие это может иметь катастрофические последствия, особенно если вы используете облако для хранения конфиденциальной информации о клиентах или пациентах, финансовых данных, коммерческой тайны вашей компании или любой другой конфиденциальной информации.

Однако есть несколько способов повысить безопасность Гугл Диска, усилив защиту паролем. Кроме того, развертывание Sookasa для этого сервиса также обеспечивает безопасное и простое решение для шифрования файлов на Google Диске, двухфакторной аутентификации и других элементов управления конфиденциальностью.

Способы, как запаролить Гугл Диск

Один из основных шагов, о которых следует помнить, — это добавление пароля на ваш смартфон на Андроид или компьютер, если вы этого еще не сделали. Сделайте пароль надежным, уникальным и часто меняйте его.

Также можно защитить паролем вашу учетную запись Гугл Диска на iPhone или iPad, активировав в приложении настройку «Блокировка пароля». Этот параметр может блокировать ваши приложения Гугл Диска, Документы, Листы и Слайды каждый раз, когда вы закрываете их или через 15 минут бездействия.

Наличие секретного кода на смартфоне и в приложении Диск, безусловно, может быть хорошей защитой от технологически неподкованных злоумышленников, но все равно оставляет файлы облака уязвимыми, ведь если постараться, пароли легко угадать или взломать.

Хотя на этом сервисе в настоящее время нет возможности защищать паролем отдельные папки, вы можете ограничить разрешения, чтобы избежать изменения или удаления ваших документов. Хотя это помогает вам удостовериться, что никакие конфиденциальные данные не будут потеряны или изменены на рабочем месте, это не слишком защищает конфиденциальную информацию от посторонних глаз. Запуск специального сценария также может добавить блокировку паролем для отдельных документов в Гугл Диске, но даже это может стать чрезвычайно обременительным, если вы работаете с тысячами файлов.

Тогда как установить на Google Drive пароль?

sookasa-interfejs-dlja-gugl-disk

Хотя все вышеперечисленные решения являются адекватными временными пробелами, возможно, самый простой и самый тщательный способ защиты данных на Google Диске — это стороннее решение, такое как Sookasa, которое обеспечивает безопасное шифрование на уровне файлов.

При развертывании Sookasa для Google Диска автоматически создается специальная папка, которая выглядит и действует как все остальные ваши папки на Google Диске. Любые документы, помещенные в эту папку, автоматически шифруются на уровне файлов, что означает, что они шифруются до того, как они попадают в облако, и остаются зашифрованными в любом месте, где они синхронизируются или отправляются. Легко поделиться зашифрованным файлом или папкой с коллегой или соавтором, и только авторизованные вами пользователи смогут дешифровать содержимое ваших файлов.

Как запаролить Гугл Диск

Таким образом, пользовательские ошибки, потерянные устройства или взломанные пароли не станут концом света для ваших конфиденциальных данных, потому что они все еще будут зашифрованы — и не поддаются дешифрованию — с помощью Sookasa.

В дополнение к обеспечению строгих мер шифрования, Sookasa может также обеспечить меры безопасности. Например, администраторы группы могут включить обязательную двухфакторную аутентификацию для своих пользователей, требуя пароль и дополнительный код для доступа к любым файлам на Google Диске и в его зашифрованной папке Sookasa.

Защищенная паролем электронная таблица Google.

Еще одно решение проблемы безопасности — это когда Google Drive запрашивает пароль каждый раз, когда вы открываете документ. К сожалению, Google не предоставляет такую ​​встроенную функцию защиты. Но вы можете добиться того же, используя защищенную паролем таблицу Гугл, которая использует сценарии Google. Вот как это использовать.

  1. Откройте и создайте копию электронной таблицы Google Protected Sheet. Вы можете переименовать ее на любой логин или имя, которое вы хотите.
  2. Далее выберите «Инструменты-> Редактор скриптов». Это вызовет скрипт в новом окне или вкладке. Защита паролем Гугл Диск
  3. В этом окне выберите «Файл-> Управление версиями»Как установить пароль на Гугл Диски нажмите «Сохранить новую версию». Как запаролить Гугл ДискВы можете оставить все поля пустыми. Появится новая строка для версии 1. Просто нажмите кнопку «ОК».
  4. Теперь выберите «Опубликовать-> Развернуть как веб-приложение» и нажмите кнопку «Развернуть». Запароливание Гугл Диск
  5. Теперь вам будет показано подтверждение того, что ваше приложение было развернуто как веб-приложение.
  6. Теперь закройте это окно и вернитесь на вкладку или окно электронной таблицы. Вы найдете новый пункт меню «Защитить файл» в электронной таблице. Выберите «Protect File-> Initialize» и предоставьте необходимые разрешения.

Все вышеперечисленные шаги нужно сделать только один раз. Теперь вы полностью настроили защищенный паролем документ.

Теперь вы можете добавить то, что вы хотите надежно хранить в документе. Просто убедитесь, что вы оставили первые два цветных ряда нетронутыми.

Защита Гугл Диск

Чтобы защитить документ, выберите «Защитить файл -> Зашифровать файл».

Создать пароль на Гугл Диск

Вам будет предложено ввести пароль.

Вид таблицы после шифрования Гугл Диск

После этого будет зашифровано содержимое каждой ячейки в документе. Теперь ваши данные полностью защищены паролем, и никто не сможет их прочитать без пароля, который вы установили.

ПРИМЕЧАНИЕ. Этот пароль — не пароль вашей учетной записи Google, а любой пароль, который вы можете выбрать. При первом запуске «шифрования» вам будет предложено установить пароль, который будет использоваться для всех дальнейших запросов шифрования / дешифрования.

Как расшифровать зашифрованный файл Гугл Диск

Когда вы захотите расшифровать документ, откройте его и выберите «Защитить файл -> Расшифровать файл». Вас снова попросят ввести пароль, который он расшифрует и вернет содержимое ячейки, которое вы можете прочитать или отредактировать.

Это хорошо работает, если вы открываете электронную таблицу на ПК. Но если вы открываете его с телефона, Google всегда загружает мобильную версию , в которой нет меню «Защитить файл». Чтобы кодировать / декодировать вашу электронную таблицу с телефона, нажмите на URL шифрования / дешифрования, который будет присутствовать в первой строке. Этот URL-адрес создается и добавляется после развертывания веб-приложения на шаге 4 выше.

При загрузке URL отобразится веб-страница, где вы можете ввести свой пароль для шифрования или дешифрования документа. После этого появится ссылка «Вернуться назад», по которой вы можете загрузить зашифрованную / расшифрованную электронную таблицу.

Инструкция, как изменить пароль, очень простая. Используйте опцию меню «Защитить файл -> Поменять пароль». Пожалуйста, убедитесь, что вы не редактируете и не изменяете зашифрованный документ. Если вы делаете это, расшифровка не сможет вернуть исходный контент. И, как всегда, скрипт является вашей локальной копией и полностью выполняется в вашей учетной записи облака. Никто другой не имеет доступа ни к чему, включая установленный вами пароль.

Подводим итоги

Пароли являются первой точкой входа для любого злоумышленника, пытающегося получить доступ к конфиденциальным данным. Шокирует то, что слабые пароли все еще широко используются, что никак не влияет на безопасность.

Иконка Гугл Диск

Принятие мер безопасности высокого уровня, таких как шифрование, необходимо для обеспечения безопасности данных, но обеспечение надежных паролей у вас и вашей команды — первый шаг к управлению вашей безопасностью.

Как узнать, достаточно ли надежный ваш пароль? Очень просто. Пароль должен содержать не только буквы и цифры, но и символы. И его длина не должна быть меньше 8 знаков.

Как защитить паролем Google Таблицы

Таблицы, как правило, содержат конфиденциальную информацию. Хотя ваш лист Google можно использовать только для составления расписания, он, скорее всего, будет использоваться для совещаний по бюджету, отчетов о доходах / расходах и рабочего времени сотрудников.

Когда электронная таблица используется для чего-то конфиденциального — чего-то, что содержит личную информацию, финансовую информацию или интеллектуальную собственность — она ​​должна быть защищена и защищена.

Когда дело доходит до большинства документов, лучший способ сделать это — защитить их паролем. Но это немного сложнее с Google Таблицами, которые не поддерживают внутреннюю защиту паролем.

Давайте посмотрим, как защитить паролем лист Google — и что еще вы можете сделать для защиты своих данных.

Зачем вам нужно защищать паролем лист Google?

Google Таблицы — это облачное приложение. Все хранится в сети. Когда вы переходите к редактированию документа, у вас есть разрешение на его просмотр. Если у вас и только у вас есть разрешение на просмотр, это может не иметь большого значения.

Но часто Google Таблицы делятся между собой. Вы можете поделиться ими по ссылке и позволить любому, у кого есть ссылка, просматривать документ.

В этом сила облака, которая делает его сверхдоступным. Проблема в том, что если вы поделитесь ссылкой Google с кем угодно, то любой сможет ее получить. Если кто-то войдет в систему на устройстве, на котором хранится информация о вашем облаке, он уже будет в ваших таблицах Google.

Защита паролем, как минимум, гарантирует, что люди, у которых нет пароля, не смогут войти, даже если они нашли ссылку.

Проблема в том, что Google на самом деле не предоставляет функции защиты паролем или шифрования. Вам нужно пойти немного дальше, чтобы убедиться, что ваши документы защищены.

Как защитить паролем документы Google Таблиц

В чем проблема с Google Таблицами? В платформу не встроена функция защиты паролем.

Вместо этого вы можете не предоставлять общий доступ к документу (что по-прежнему означает, что он доступен из вашего личного облака). Вы можете поделиться документом только со ссылкой (и надеяться, что не тот человек не получит ссылку). Или, что наиболее безопасно, вы можете поделиться документом с определенными людьми — но опять же, это может быть рискованно, потому что любой в их учетной записи также сможет просмотреть документ.

К сожалению, невозможно защитить Google Таблицы внутренним паролем. Это также верно и для других программ Google, таких как Google Docs.

Что вы можете сделать, так это установить плагин. Существуют надстройки, такие как Защита паролем для документов Google. Проблема заключается не только в том, что для защиты паролем требуется много работы, но это также означает, что вам нужно доверять стороннему агенту.

Защита паролем листа Google как листа Excel

Один из самых простых и простых способов защитить паролем лист Google — фактически превратить его в книгу Excel. Excel имеет простой встроенный протокол шифрования, и очень легко экспортировать Google Таблицы в Excel.

Сначала загрузите лист Google в виде документа XLSX.

Затем откройте его в Microsoft Excel. Убедитесь, что все данные успешно обработаны.

Оттуда просто перейдите в Файл -> Информация -> Защитить книгу -> Зашифровать паролем.

Вам нужно будет подтвердить, что пароль — это тот пароль, который вам нужен.

Теперь у вас есть файл, содержащий все данные вашего файла Google Таблиц вместе с паролем, который его защищает.

Если вы никогда не делитесь своим исходным документом Google Таблиц, он должен быть относительно хорошо защищен — по крайней мере, так же хорошо защищен, как и ваша учетная запись. Файл, которым вы делитесь, всегда должен быть файлом Excel, который останется защищенным паролем и управляемым.

Не забывайте свой пароль. Поскольку данные, защищенные паролем, защищены односторонним шифрованием, не будет возможности восстановить или сбросить пароль, если вы больше не сможете его запомнить.

Скрытие отдельной страницы в листе Google

Если вы пытаетесь скрыть данные от других, вы всегда можете щелкнуть правой кнопкой мыши на листе и выбрать «скрыть». После этого вам нужно будет убедиться, что при предоставлении общего доступа к листу другие пользователи могут только «читать» и «комментировать» лист, но не редактировать его. Они не смогут отобразить скрытую вами страницу, поэтому они не смогут просматривать эти данные.

Но обратите внимание, что это не всегда лучший способ, особенно потому, что данные все еще находятся в файле — если кто-то действительно хочет получить их, возможно, они смогут. Кроме того, вам придется отобразить данные, чтобы отредактировать их, и это сделает их видимыми для всех, кто просматривает файл.

Вы также увидите опцию «Защитить лист». Это позволяет вам устанавливать разрешения, но это не проблема конфиденциальности, это проблема контроля; вы можете запретить людям редактировать ваш документ, но не просматривать его.

Печать таблиц Google Excel

Хотя это может показаться нетехнологичным, но если вы находитесь в одном офисе с кем-то, с кем делитесь отчетами, один из самых быстрых и простых способов защитить данные — это распечатать бумажную копию.

У бумажных копий есть несколько преимуществ. Они не могут быть украдены кем-либо в вашей учетной записи или учетной записи получателя. Как только они уничтожены, они уничтожаются. И они не нуждаются в защите паролем, потому что к ним может получить доступ только один человек одновременно.

Поскольку большинство решений являются техническими, это решение часто можно упустить. Но рассмотрите преимущества распечатки и раздачи копий конфиденциальной информации, а также учета и уничтожения этих копий после того, как это будет сделано.

Другой способ поделиться листом Google

Вы по-прежнему можете защитить лист Google без защиты паролем Google Таблиц — это не так безопасно.

  • Держите это в секрете. Вы можете оставить его не доступным для всех (значок блокировки). Только вы и только вы можете получить доступ к этому файлу… при условии, что никто другой не войдет в вашу учетную запись в облаке. Это не идеально, потому что кто-то все еще может получить доступ к вашей облачной учетной записи, но это близко к этому.
  • Делитесь этим только с конкретными людьми. Поделитесь своим документом с определенными людьми, отправив им приглашение через их учетную запись Google. Но убедитесь, что они понимают, что документ предназначен только для их глаз, и при необходимости ограничивают разрешения.
  • Поделитесь им в ограниченном количестве . Если вы все же поделитесь ссылкой, вы можете поделиться ею в режиме просмотра или комментариев, где, по крайней мере, пользователи смогут только комментировать или читать.

Итак, есть несколько безопасных способов поделиться листом Google. Проблема в том, что нет внутреннего типа шифрования или защиты паролем, поэтому вам придется немного поработать.

Лучше всего защищать паролем Google Таблицы, когда они содержат конфиденциальную или личную информацию. если информация не будет публиковаться в сети, ее следует защитить паролем. В отличие от Microsoft Excel, все в Google Таблицах по умолчанию доступно для просмотра в Интернете. Если вы начнете делиться своим документом, это может иметь непредвиденные последствия.

Поскольку в Google Таблицах нет внутренней защиты паролем, самый простой способ защитить файл паролем — это превратить его в файл Excel. Превратив его в файл Excel перед отправкой, вы можете сохранить безопасность документа, сохранив при этом преимущества некоторых основных функций и преимуществ Google Таблиц при создании файла.

Файлы Google Docs: как защитить от внешних пользователей

Файлы Google Docs: как защитить от внешних пользователей

4 июля в поисковой выдаче Яндекса появились файлы пользователей сервиса Google Docs. Многие из них содержали конфиденциальную информацию — пользователи явно не рассчитывали, что их документы окажутся в публичном доступе.

Файлы Google Docs: как защитить от внешних пользователей

Лазейку удалось быстро ликвидировать: в ночь на 5 июля Яндекс убрал ссылки на документы Google Docs из поиска. Однако за пару часов пользователи успели найти много интересного. Например, файл с инструкцией по найму сотрудников в «Тинькофф Банк». В ней не рекомендовано нанимать геев, кавказцев и сотрудников ФСБ.

Что произошло?

Как произошла утечка данных и почему весь массив документов оказался в поисковой выдаче именно сейчас, неясно. В Яндексе объяснили, что их поисковик «индексирует только открытую часть интернета — те страницы, которые доступны при переходе по ссылкам без ввода логина и пароля». Это происходит автоматически: поисковые роботы Яндекса обходят все страницы в интернете, к которым не запрещен доступ, и затем поисковик выдает ссылки на эти страницы по соответствующим запросам пользователей.

Google тоже вину признает: дескать, в открытом доступе оказались только те документы, которые не были защищены настройками приватности. То есть по сути это открытые для всего интернета страницы. И пользователей об этом предупредили в Пользовательском соглашении, которое обычно никто не читает.

Сами виноваты

Специалисты компании Group IB (специализируется на кибербезопасности) считают, что ситуацию с Google Docs нельзя назвать утечкой конфиденциальных данных.

«Это банальная халатность пользователей… Когда вы создаете файл в Google Docs, у вас есть несколько опций по выбору доступа к нему. Если у вас в настройках стоит галочка напротив «общедоступно для поиска и просмотра», ваш файл может индексироваться поисковыми машинами. Google предупреждает пользователей о том, что поиск будет возможен. «Яндекс» также ничего не нарушает», — заявили специалисты.

В «Лаборатории Касперского» также полагают, что не стоит винить в случившемся сервисы. По мнению представителя компании Юрия Наместникова, пользователям необходимо не ставить настройки доступа на «доступен всем», чтобы не попасть в такую ситуацию.

Что делать пользователям?

Итак, в Google Docs есть настройки доступа.

Файлы Google Docs: как защитить от внешних пользователей

В них три уровня:

  • для всех в интернете,
  • для всех, у кого есть ссылка,
  • для выбранных пользователей.

Документы с настройками «для всех в интернете» и «для всех, у кого есть ссылка» не защищены от общего доступа и, соответственно, могут появиться в поисковой выдаче.

Поэтому, если вы хотите, чтобы ваш документ могли читать и редактировать только вы и ограниченный круг лиц (коллеги, друзья, родственники), необходимо выбирать опцию «доступно только тем, кому вы отправите приглашение».

Эксперты по безопасности также рекомендуют хранить документы в облачных сервисах, предварительно архивируя файлы — современные программы-архиваторы позволяют шифровать данные. Это дополнительная серьезная защита для конфиденциальных документов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.