Как создать Google Таблицу или Документ с общим доступом
В последнее время все большую популярность набирает удаленная и совместная работа с помощью онлайн сервисов. Например, для совместной работы с электронными таблицами и текстовыми документами часто используются сервисы Google Disk и Google Docs. В этой статье мы расскажем о том, как создать Google Таблицу или Google Документ с общим доступом.
Как открыть общий доступ к Google Таблице или Документу
Для того чтобы создать Google Таблицу или Документ с общим доступом нужно открыт данный документ и нажать на кнопку « Настройки Доступа » в правом верхнем углу окна. Такая кнопка присутствует на всех Google Документах, включая таблицы, текстовые документы, презентации и формы.
После нажатия на кнопку « Настройки Доступа » появится всплывающее меню с двумя вариантами:
- Предоставьте доступ пользователям и группам;
- Скопируйте ссылку.
Первый вариант позволяет предоставить общий доступ только для некоторых выбранных пользователей, которых вы пригласите по электронной почте. Этот вариант более безопасен, так как доступ к вашей таблице или документу получат только те, чью почту вы указали.
Второй вариант, открывает доступ для всех, у кого есть ссылка на данный документ. В этом случае для предоставления доступа не нужно вводить электронную почту пользователя, вместо этого достаточно просто поделиться с ним ссылкой. При этом пользователи могут передавать ссылку другим пользователям предоставляя таким образом доступ к вашему документу.
По электронной почте
Если вы хотите предоставить доступ только отдельным пользователям, то введите электронную почту в верхней части меню и выберите пользователя из выпадающего списка. Таким образом можно добавить сразу нескольких пользователей.
После этого можно изменить права, которые предоставляются пользователю. По умолчанию, доступ предоставляется в режиме « Редактор », но вы можете изменить его на « Читатель » или « Комментатор ».
Чтобы открыть остальные настройки общего доступа для этой Таблицы или Документа нажмите на иконку с шестеренкой.
Также здесь можно указать сообщение, которое будет отправлено пользователю. Когда все готово нужно нажать на кнопку « Отправить ».
В результате пользователь, которому вы предоставили доступ к документу, получит электронное письмо с вашим сообщением и ссылкой на Таблицу или Документ.
Ниже показан пример письма о предоставлении общего доступа к Таблице или Документу Google.
Кликнув по ссылке « Открыть », пользователь откроет вашу Google Таблицу или Документ и получит возможность ее редактировать.
По ссылке
Если вы хотите предоставить общий доступ к Таблице или Документу по ссылке, то нужно кликнуть на блок « Скопируйте ссылку ».
Здесь будет отображаться ссылка, по которой можно получить доступ к вашему документу. Скопируйте данную ссылку и передайте пользователям, которым вы хотите предоставить общий доступ к вашей Таблице или Документу.
По умолчанию, доступ по ссылке предоставляется в режиме « Читатель ». Но, вы можете изменить его на « Комментатор » или « Редактор ».
После завершения данное меню можно закрыть нажатием на кнопку «Готово».
Для нескольких таблиц или документов
В некоторых случаях нужно открыть общий доступ сразу для нескольких Google Таблиц или Документов.
Для этого зайдите на сайт Google Disk (https://drive.google.com/drive/) и найдите документы, к которым нужно открыть общий доступ. Дальше выделите эти документы с зажатой клавишей CTRL (или SHIFT ) и нажмите по ним правой кнопкой мышки. После этого в открывшемся меню выберите пункт « Общий доступ ».
В результате появится меню для предоставления общего доступа, которое работает точно также, как было описано выше.
Как закрыть общий доступ к Google Таблице или Документу
Для того чтобы закрыть общий доступ к Google Таблице или Документу нужно открыть данную таблицу и снова перейти в « Настройки доступа ».
Если вы предоставляли доступ по почте, то в появившемся меню будет отображаться список пользователей, которых вы добавили. Для закрытия доступа нужно просто удалить всех пользователей.
Если вы предоставляли доступ по ссылке, то нужно перейти в блок « Скопируйте ссылку », открыть меню « Доступно пользователям, у которых есть ссылка » и выбрать вариант « Доступ ограничен ».
После этого общий доступ к Google Таблице или Документу будет закрыт.
- Как создать тест в Google Формах: пошаговая инструкция для чайников
- Как закрепить строку или столбец в Google Таблице
- Как ограничить время теста в Google Форме
- Как создать таблицу и привязать ее к Google Форме
- Как сохранить изменения в Google Таблице
Создатель сайта comp-security.net, автор более 2000 статей о ремонте компьютеров, работе с программами, настройке операционных систем.
Задайте вопрос в комментариях под статьей или на странице «Задать вопрос» и вы обязательно получите ответ.
Как сохранить, переместить и дать совместный доступ к Google таблице
Итак, вы создали таблицу в Google Документах. Совершать какие-то дополнительные действия, чтобы сохранить данные, не нужно. В этом состоит положительное отличие от обычного табличного процессора. Гугл таблица автоматически сохраняет ваши данные, как только вы их изменили. Мы же поговорим сейчас о сохранении и размещении всего вашего файла таблиц на Google Диске и о совместном доступе к Google таблице.
Сохранение и перемещение Гугл таблицы.
По умолчанию все документы сохраняются в корневой каталог Google Диска. При этом вы можете переместить вашу таблицу в любое другое место. Для этого нажмите по значку «Переместить объект». Создавайте папки в Google Диске и размещайте в них свои проекты.
Или же можно перемещать ваши таблицы и другие документы в самом Google Диске так же, как вы это делаете в проводнике Windows.
Общий доступ к таблице – крайне полезно для работы.
Мы уже говорили о том, что совместная работа над таблицами вместе с коллегами или партнерами является одним из важнейших преимуществ Google Sheets. Теперь нет необходимости обмениваться таблицами при помощи электронной почты и искать, какие же изменения внесли в них ваши коллеги.
Возможность совместной работы с документом очень важна в тех случаях, когда несколько человек совместно работают над решением общей проблемы, решают совместно какую-либо задачу. И вместо того, чтобы пересылать друг другу файлы по электронной почте, отмечая в них свои дополнения и замечания, здесь можно это сделать в режиме реального времени. При этом можно оставить комментарий, задать вопрос, который тут же увидят ваши коллеги. Согласитесь, это может сэкономить массу времени.
Для того, чтобы разрешить совместный доступ к Гугл таблице, нажмите в правом верхнем углу кнопку “Настройки доступа”.
Теперь вы сможете добавить тех, кто вместе с вами будет работать над этой таблицей. Также вы сможете установить для каждого из них права по редактированию и комментированию таблицы, либо дать только возможность просмотра данных.
Здесь же можно получить внешнюю интернет-ссылку на Google таблицу, чтобы отправить ее затем вашим коллегам и партнерам.
Для этого нажмите «Включить доступ по ссылке».
Доступны также расширенные настройки (если нажать на “Расширенные”).
Расширенные настройки общего доступа
В панели расширенных настроек общего доступа вы снова видите ссылку для общего доступа. Вы можете отправить её своим партнерам при помощи электронной почты, месседжера, либо просто опубликовать в интернете на своей персональной страничке в социальной сети.
Чуть ниже находится список тех, кто уже имеет доступ к таблице и пункт “Изменить”. Здесь вы можете изменить статус доступа с “Доступен только вам” на общий доступ либо по ссылке, либо по вашим индивидуальным приглашениям.
Тут же вы при необходимости сможете сменить владельца файла, передав его другому человеку. Для этого нажмите справа от имени будущего владельца значок со стрелочкой вниз и выберите в появившемся списке “Владелец”.
По умолчанию все люди, которых вы таким образом пригласили, имеют возможность только просматривать таблицу. Чтобы кто-то из них смог её редактировать, необходимо использовать следующий пункт расширенных настроек “Пригласить пользователей”. Введите имена или адреса людей и каждому из них дайте право на редактирование либо добавление комментариев к таблице.
Если вы этого не сделаете, то такое разрешение они должны будут запросить у вас дополнительно, когда получат ссылку на таблицу.
И, наконец, в опции “Настройки владельца” вы можете ограничить возможность добавления новых людей.
Предположим также, что вы не хотите чтобы ваши данные свободно ещё где-то использовались. Запретите копирование и печать таблицы для тех, кто может её только просматривать и комментировать, но не имеет прав на ее изменение.
Советы по эффективной работе с Google таблицами:
Три способа быстро создать Гугл таблицу — Быстро создать новую Гугл таблицу можно из Google диска, из раздела таблиц, а также находясь в процессе редактирования другой таблицы. Рассмотрим подробнее все эти способы. Прежде всего отметим, что никакое…
Правила и способы защиты Google таблицы от изменений — Так как вы предоставили многим людям доступ к своей таблице, часто бывает необходимо защитить всю таблицу либо страницу в вашей рабочей книге, или отдельный диапазон ячеек от изменений. Для чего…
Начинаем работать с Google таблицами – ручной ввод и импорт данных — Итак, мы с вами научились создавать Гугл таблицы. Теперь пора начать работать с ними. Для начала разберемся, как происходит ввод данных и насколько эта процедура отличается от привычных нам программ…
Закрепить строку, восстановить историю и другие приемы работы с Google таблицами — Итак начало положено, информация внесена в Google таблицу. Обратите внимание, что вам больше не нужно заботится о её сохранении на случай непредвиденного выключения либо поломки вашего компьютера или мобильного устройства.…
Как работать с онлайн-документами Google в оффлайн-режиме — Многие считают одним из главных недостатков Google таблиц и всех офисных программ «облачного» офиса то, что их можно использовать только при наличии Интернет. Ведь файлы хранятся в облаке. Но они…
Добавляем примечания и комментарии в Google таблицах — В Google таблицах можно добавлять к ячейкам примечания и комментарии. Если помните, в MS Excel возможны только примечания. Давайте более подробно разберёмся с этими важными возможностями, которые совершенно необходимы для…
Как распечатать, сохранить или удалить Google таблицу — Мы подробно рассмотрели, как ввести информацию в Google таблицу. Но ведь рано или поздно необходимо её оттуда получить – вывести на печать либо сохранить в файл на вашем компьютере. А…
2 комментария
Спасибо за статью!
Такая ситуация. Планируется связать несколько Google-таблиц между собой. Этот комплекс связанных между собой таблиц планируется использовать каждый месяц для их заполнения. Читал про связку таблиц посредством ключа в ссылке таблицы или посредством указания полной ссылки таблицы-источника в формуле. К сожалению, если создать копии таких таблиц, то их ссылки или ключи – меняются, а значит формулы становятся не актуальными. Не сталкивались с подобной задачей?
В Excel’е аналог – путь к файлу для связи таблиц между собой. И здесь гораздо проще – указал новый путь к таблицам и все формулы автоматом обновились. Но как это реализовать в Google-таблицах?
Я пользуюсь файлом ключей, при таком раскладе в формулах используются ссылки и обновлять все ключи максимально быстро можно.
Создание Google Таблицы с общим доступом
По умолчанию на сайте рассматриваемого сервиса нельзя создавать Google Таблицы с общим доступом, так как данный параметр меняется вручную для каждого существующего шаблона. Нужные настройки при этом доступны без каких-либо ограничений, но только в рамках ваших собственных документов, тогда как чужие подобным образом может редактировать только владелец.
-
Чтобы предоставить общий доступ к таблице, в первую очередь необходимо открыть или создать новый документ, коснувшись кнопки «+» или определенного блока на главной странице веб-сайта, как было описано в другой инструкции. После этого внесите все необходимые изменения, если создали новый лист, и можете переходить к следующему шагу.
Учитывайте, что если отменить общий доступ по ссылке можно без каких-либо проблем через то же самое окно с параметрами таблицы, то при публикации в интернете такой возможности не будет. Единственным решением тогда может стать только перенос данных на другой лист и удаление документа вместе со всеми связанными ссылками.
Вариант 2: Мобильное приложение
На мобильных устройствах предоставить доступ к Google Таблице можно аналогичным образом через настройки документа после создания или открытия. При этом инструкция будет в полной мере актуальна для всех поддерживаемых платформ, как в плане возможностей, так и визуального оформления.
-
Из-за того, что настройки общего доступа можно поменять только для заранее созданного и открытого документа, это необходимо сделать на главной странице официального приложения. Выполните подготовительные работы, включая оформление таблицы, руководствуясь отдельными инструкциями на нашем сайте, и только после этого переходите к следующему этапу.
Изменить адрес документа или заблокировать доступ определенному пользователю не получится, и потому не предоставляйте его к важным документам без необходимости. В то же время ограничить возможность просмотра все же можно, но только одновременно для всех читателей данной Google Таблицы.
Как создать Гугл Таблицу с общим доступом и открыть ее для других?
BY
Как создать Гугл Таблицу с общим доступом, чтобы другие пользователи могли читать или вносить изменения? Ответ на этот вопрос должен знать каждый – обязательно пригодится!
С чего начать?
Если вы много работаете с документами, логично будет разобраться, как открыть доступ к Гугл Таблице для других пользователей. Очень удобная функция, позволяющая вместе работать над важными данными. А если не хотите разрешать редактировать цифры и текст, можно просто открыть режим просмотра! В общем, пора узнать поподробнее.
В Документах существует специальная функция – вам не придется хитрить, скачивать файл и отправлять его другим людям. Можно работать вместе в электронном виде, через веб-пространство. Аналогичная опция есть и в мобильной версии. Готовы разобраться, как сделать Гугл Таблицу доступной для редактирования другими пользователями? Как сделать общим Яндекс Диск для скачивания, прочитай в источнике.
Вы можете работать с этой опцией через интерфейс открытого документа или через меню вашего Диска. Вы же в курсе, что все сохраняемые файлы автоматически попадают именно в облачное хранилище?
Важно: предварительно убедитесь, что вы дали файлу имя – без названия получить доступ к опции не получится.
- Если открываете документ, кнопка «Настройка доступа Гугл Таблицы» находится на верхней панели справа (зеленый значок, не перепутаете)
- Если работаете через интерфейс Диска, нужно выделить файл щелчком мышки и найти на верхней панели иконку в виде человечка со знаком «+»
Какой бы вариант вы ни выбрали, дальнейшие действия будут полностью совпадать. Возможность выбора дана, чтобы вы могли в любой момент получить доступ к нужной опции – не переключаясь между файлами!
Как только вы нажмете на нужную кнопку, увидите два блока. О каждом поговорим отдельно.
Предоставление доступа
Первый блок – это ответ на вопрос, как сделать Гугл Таблицу для общего доступа и настроить совместный доступ. Здесь все очень легко, в открывшееся поле нужно вручную добавить адреса электронной почты пользователей, с которыми вы планируете работать над документом. Также можно добавлять предварительно сформированные группы.
- Просто внесите электронный адрес в открывшееся поле;
- Как только система найдет человека с таким почтовым ящиком, появится новое окно;
- Здесь вы можете поставить/снять галочку параметра «Уведомить о подключении к документу» ;
- Можно добавить сопроводительное сообщение в поле, которое находится чуть ниже;
- Выберите права, которыми будет наделен пользователь/группа людей;
- Как только вы будете готовы, жмите на значок «Отправить»
Вот как открыть доступ к Гугл Таблице другому пользователю! Теперь человек может присоединиться к работе над документом.
Случайно объединили ячейки и необходимо их разделить? В этом вам поможет наша инструкция по ссылке
Несколько слов стоит сказать о правах доступа. Вы можете выбрать один из следующих вариантов:
- Читатель. Можно открыть файл, но нельзя его менять или делиться данными с другими людьми.
- Редактор. Доступна возможность редактирования данных, также можно принимать/отклонять правки и менять настройки доступа к Гугл Таблицам.
- Комментатор. Можно комментировать данные и предлагать внесение изменений, но опция редактирования и возможность поделиться файлом отсутствуют.
Не так уж и сложно понять, как открыть доступ к редактированию Гугл Таблицы или оставить документ исключительно в режиме просмотра. Внимательно подходите к этому вопросу, чтобы случайно не дать больше прав, чем вы собирались изначально.
Копирование ссылки
Второй блок, который вы увидите – вторая часть ответа на вопрос, как дать доступ к Гугл Таблице. Теперь мы будем работать с помощью ссылки, вводить адреса электронной почты больше не нужно.
Вам доступно два параметра.
1. Доступ ограничен . Открывать документ смогут только пользователи, которых вы добавите вручную.
Как это работает? Вы копируете и отправляете ссылку нужному человеку – как только он перейдет по ней, на ваш почтовый ящик поступит письмо с запросом.
В этом запросе вы можете разрешить/отклонить доступ и сразу назначить права (читатель, редактор или комментатор). Подтверждать придется каждого нового пользователя вручную!
2. Доступные пользователи, у которых есть ссылка.
Вот как сделать Гугл Таблицу доступной для всех – просто скопируйте ссылку и отправьте ее, кому считаете нужным. Просматривать данные смогут все, кто перейдет по этому адресу, дополнительное подтверждение не требуется.
Вам нужно лишь выбрать права (читатель, комментатор или редактор) – соответствующее меню вы увидите справа. Вот и все!
Если ваш друг или коллега интересуется, как получить доступ к Гугл Таблице для совместной работы – вы уже знаете, что сделать и сказать! Скорее оцените функцию на практике, она невероятно удобна.