Самый подробный гайд по возможностям Google Docs
Самым популярным онлайн-сервисом для работы с офисными документами является Google Docs . Причём, по своим возможностям и удобству использования, он практически не уступает приложению Word от компании Microsoft. А если учесть тесную интеграцию всех сервисов Google, то, наверное, даже и превосходит. В Google Docs есть множество полезных функций, о которых не все знают. Расскажем о самых полезных из них.
Полезные функции сервиса Google Документы
Расскажем о полезных функциях Google Docs, которые способны существенно облегчить работу с документами.
Работа в офлайн
Google Docs предоставляют полезную возможность просматривать и редактировать документы, даже если соединение с интернетом отсутствует. Если вы отредактировали какой-либо документ, то изменения сохраняться сразу же после того, как связь появится.
Чтобы активировать данную возможность нужно войти в настройки, для этого кликните по значку « Главное меню », которое находится справа в верхней части главного окна документов и имеет вид трёх полосок. В появившемся окне передвиньте мышкой переключатель « Офлайн режим » во включенное положение. После этого вам нужно будет установить расширение для браузера Chrome под названием « Google Документы офлайн ». После выполнения всех указанных действий можно будет работать с документами даже тогда, когда подключение к интернету будет отсутствовать.
Структура и навигация
Google Docs позволяет легко создавать понятную и чёткую структуру документа и облегчает навигацию по нему.
Чтобы указать, что данная строка является заголовком, выделяем её или устанавливаем на нее курсор и выбираем, какому уровню структуры она соответствует.
Чтобы увидеть структуру документа, если она не отображается, нужно кликнуть по значку « Показать структуру документа », которая имеет форму квадратика. Чтобы структура больше не отображалась, нажмите на стрелочку, которая появится на месте значка « Показать структуру документа ». Кроме этого управлять отображением структуры документа можно с помощью пункта меню « Показать структуру документа », находящегося в меню « Вид ».
Чтобы удалить элемент из структуры требуется нажать на крестик, расположенный рядом с ненужным заголовком.
Добавление закладок
Чтобы иметь возможность в любой момент найти нужное место в тексте документа в Google Docs или показать его другому пользователю, можно добавить закладку. Чтобы добавить закладку нужно установить курсор мыши в нужное место, открыть меню « Вставка » и выбрать строку « Закладка ». После этого появится ссылка на нужное место, которую можно будет скопировать, сохранить и отправить другому пользователю.
Расширенный поиск
С помощью функции расширенного поиска можно не только найти требуемую информацию в документе. Она также позволяет найти нужные данные на вашем Google Диске или в интернете. Чтобы воспользоваться расширенным поиском нужно в меню « Инструменты » выбрать раздел « Расширенный поиск », или воспользоваться клавиатурной комбинацией Shift+Ctrl+Alt+I.
Совместный доступ
Одной из самых популярных возможностей, которые предоставляет платформа Google Docs для работы с документами это совместный доступ. Благодаря данной функции можно не отправлять разным людям один и тот же документ, а разрешить им редактировать, комментировать его прямо на Google Диске. Чтобы настроить совместный доступ нужно кликнуть по синей кнопке « Настройки доступа », которая находится в правом верхнем углу окна. После этого нужно будет ввести имя документа, под которым оно будет храниться Google Диске.
В результате предыдущего действия у вас появится окно, состоящее из двух частей — верхней и нижней. В верхней части окна вы можете дать доступ отдельным пользователям. Для этого нужно ввести его e-mail адрес в поле « Добавьте пользователей или группы ». После этого указанному пользователю придёт соответствующее оповещение. Данный способ удобен, если вы хотите дать доступ одному человеку или небольшому количеству людей.
Если же доступ к документу нужно предоставить достаточно большому количеству пользователей, то можно кликнуть по ссылке « Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка ». Когда ссылка появится на экране, её нужно будет скопировать и отправить тем, кому необходимо предоставить доступ.
Редактирование
Если вы предоставляете доступ к документу всем, у кого есть соответствующая ссылка, то по умолчанию, любому приглашенному пользователю будет предоставлен уровень доступа « Читатель », то есть он сможет только ознакомиться с документом. Существуют ещё два уровня доступа: « Комментатор » и « Редактор ». Они отличаются тем, что редактор может изменять текст как ему нравится, а комментатор может комментировать и предлагать возможные правки. Чтобы изменить права доступа, предоставляемые по умолчанию нужно кликнуть по выпадающему меню справа и выбрать необходимый уровень доступа.
Комментирование
Пользователи с правами доступа « Комментатор » могут оставлять свои замечания и предлагать правки. Чтобы это сделать нужно, выделить то место в документе, которое нужно прокомментировать и кликнуть по значку « Добавить комментарий », который появится справа. Также можно кликнуть правой кнопкой мыши по выделенному тексту и выбрать в контекстном меню опцию « Комментарий ».
Внесение правок
В режиме редактирования нет возможности вносить в документ правки, но можно предложить правки. В этом случае текст, который вы предлагаете, будет выделен зелёным цветом, к нему также можно будет добавить комментарии. Если редактор примет комментарии, то предложенный комментатором текст займёт своё место.
История изменений
В сервисе Google Docs все внесенные в документ правки автоматически сохраняются. Чтобы их увидеть нужно зайти в меню « Файл », выбрать « История версий » и щёлкнуть по пункту « Смотреть историю версий ». Также можно воспользоваться клавиатурной комбинацией Shift+Ctrl+Alt+H.
Как отправить Гугл документ по почте
Как известно все сервисы Google интегрированы между собой, в том числе и Google Docs. Поэтому чтобы отправить документ по электронной почте нужно сделать всего несколько щелчков мышью, при этом не нужно будет даже закрывать документ. Нужно только открыть меню « Файл » перейти в категорию « Электронная почта » и выбрать пункт « Отправить по эл. почте ». После этого потребуется ввести электронный адрес получателя, ввести тему письма и добавить текстовое сообщение, если это необходимо. Также можно выбрать формат, в котором будет отправлен документ, по умолчанию используется формат PDF.
Скачивание файла
Иногда может потребоваться загрузить документ на жёсткий диск своего компьютера. Для этого нужно зайти в меню « Файл », нажать « Скачать » и выбрать формат, в котором требуется сохранить документ.
Работа с картинками
Инструмент для работы с картинками, встроенный в сервис Google Docs, по своим функциональным возможностям, кое в чём, даже превосходит аналогичный инструмент из Microsoft Word. Для добавления рисунка требуется зайти в меню « Вставка », перейти в раздел « Изображение » и выбрать способ загрузки. Можно выбрать один из вариантов: со своего ПК, найти в интернете, выбрать из хранящихся на вашем Google Диске, а также можно сделать фотографию камерой, подключённой к вашему компьютеру, и сразу добавить её в документ. После добавления рисунка его можно редактировать: корректировать яркость, контрастность и цвет, регулировать прозрачность и добавлять текст.
Горячие клавиши
Сервис Google Docs поддерживает использование горячих клавиш. Чтобы посмотреть их список необходимо в меню «Справка» выбрать нижний пункт « Быстрые клавиши » или использовать клавиатурную комбинацию «Ctrl»+«/». Далее мы перечислим наиболее часто используемые «горячие клавиши».
Навигация
Для навигации используются следующие комбинации клавиш:
- Новый файл: «Alt»+«F»+«N»;
- Вызвать словарь: «Ctrl»+«Shift»+«Y»;
- Статистика: «Ctrl»+«Shift»+«C»;
- Разрыв страницы: «Ctrl»+«Enter»;
- Выполнить ещё раз последнее действие: «Ctrl»+«Y»;
- Идти к следующему результату поиска: «Ctrl»+«G»;
- Переместиться к предыдущему результату поиска: «Ctrl»+«Shift»+«G».
Форматирование текста
Для работы с текстом потребуются следующие комбинации клавиш:
- Увеличить шрифт: «Ctrl»+«Shift»+«>»;
- Уменьшить шрифт: «Ctrl»+«Shift»+«<».
Форматирование абзаца
При форматировании абзаца помогут следующие комбинации клавиш:
- Увеличить отступ: «Ctrl»+«]»;
- Уменьшить отступ: «Ctrl»+«[»;
- Использовать обычный стиль текста: «Ctrl»+«Alt»+«0»;
- Сменить стиль заголовка: «Ctrl»+«Alt»+цифра от 1 до 6;
- Нумерованный список: «Ctrl»+«Shift»+«7»;
- Маркированный список: «Ctrl»+«Shift»+«8».
Выравнивание
Для выравнивания можно использовать следующие сочетания клавиш:
- Левое: «Ctrl»+«Shift»+«L»;
- Правое: «Ctrl»+«Shift»+«R»;
- По ширине: «Ctrl»+«Shift»+«J»;
- По центру: «Ctrl»+«Shift»+«E».
Изображения и рисунки
Для работы с картинками также существуют свои комбинации клавиш:
- Увеличить иллюстрацию: «Ctrl»+«Alt»+«K»;
- Увеличить величину иллюстрации по горизонтали: «Ctrl»+«Alt»+«B»;
- Увеличить величину иллюстрации по вертикали: «Ctrl»+«Alt»+«I»;
- Уменьшить величину иллюстрации: «Ctrl»+«Alt»+«J»;
- Уменьшить величину иллюстрации по горизонтали: «Ctrl»+«Alt»+«W»;
- Уменьшить величину иллюстрации по вертикали: «Ctrl»+«Alt»+«Q»;
- Выйти из редактора иллюстраций: «Shift»+«Esc».
Комментарии и сноски
Для работы с комментариями и сносками рекомендуется использовать следующие горячие клавиши:
- Добавить комментарий: «Ctrl» + «Alt» + «M»;
- Список комментариев: «Ctrl» + «Alt» + «Shift» + «A»;
- Этот комментарий: «Ctrl» + «Enter»;
- Добавить сноску: «Ctrl» + «Alt» + «F».
Вставляйте ссылки
Google Docs включает в себя удобный документ для вставки ссылок. Достаточно просто выделить нужное слово, кликнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт « Ссылка » и платформа предложит выбрать несколько самых подходящих ссылок. Часто это бывает статья из Википедии.
Используйте свои стили
В Google Docs можно изменить заданные по умолчанию стили форматирования. Для этого нужно набрать слово требуемым шрифтом, после чего в выпадающем меню выбора стилей выберите нужный, наведите на него курсор мыши и когда сбоку появится строка « Обновить стиль » кликните по ней.
Персональный словарь
Если система проверки орфографии подчёркивает какое-то слово как написанное с ошибками, то его можно добавить в ваш личный словарь. Чтобы это сделать достаточно перейти в меню « Инструменты », затем в раздел « Грамматика и орфография » и выбрать пункт « Пользовательский словарь ». В новом окне введите слово, которое вы хотите добавить в свой персональный словарь, и нажмите « Добавить ».
Автоматическая замена
В Google Docs также имеется функция автоматической замены. Для её вызова перейдите в меню « Инструменты » кликните по строке « Настройки ». В открывшемся окне перейдите на вкладку « Замены » и укажите, что, на что нужно заменить.
Переводите документы
Для перевода документа на другой язык нужно открыть меню « Инструменты » и выбрать пункт « Перевести документ ». После этого потребуется выбрать язык, на который нужно перевести документ и нажать кнопку « Перевести ».
Используйте галерею шаблонов
Google Docs включает в себя галерею шаблонов, которые можно использовать.
Автоматическая вставка содержания
Оглавление можно добавить несколькими кликам мышкой. Для этого устанавливаем курсор мыши в том месте документа, где должно находиться оглавление, переходим в меню « Вставить » и выбираем пункт « Оглавление ». Есть два типа оформления оглавлений, можно выбрать тот, который лучше подходит именно вам.
Дополнительные плагины
Кроме этого возможности платформы Google Docs можно расширять с помощью дополнений. Чтобы их установить нужно открыть меню « Дополнения » и кликнуть по пункту « Установить дополнения ». После этого вы попадёте в Google Workspase Marketplace, где в окне поиска потребуется ввести название необходимого приложения. После окончания поиска кликаете по иконке выбранного дополнения и нажимаете кнопку « Установить ».
В качестве примера приведём несколько популярных дополнений:
- Translate+ позволяет переводить тексты на множество различных языков;
- Doc Tools содержит инструменты, которые могут менять регистр символов, сортировать списки, преобразовывать числа в текст и делать многое другое;
- Writing Habit следит за количеством набранных вами слов и букв. Анализирует статистику за прошлые дни и выдаёт свой прогноз;
- Lucidchart предназначен для работы с диаграммами, ментальными картами, различными схемами и другими подобными документами.
Пожалуйста, опубликуйте ваши комментарии по текущей теме материала. Мы очень благодарим вас за ваши комментарии, отклики, лайки, подписки, дизлайки!
Как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске
С файлами и папками, которые хранятся на Google Диске, можно работать вместе с другими пользователями.
Шаг 1. Выберите объекты
Как предоставить доступ к одному файлу
- Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации на компьютере.
- Выберите нужный файл.
- Нажмите «Настройки доступа» или «Открыть доступ» .
- На компьютере откройте страницу drive.google.com.
- Выберите файлы, удерживая клавишу Shift.
- В правом верхнем углу экрана нажмите на значок «Открыть доступ» .
Настройки доступа к формам Google отличаются от настроек для других типов файлов.
Шаг 2. Выберите аудиторию
Как предоставить доступ отдельным пользователям или группам
- Выберите нужный файл.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок «Открыть доступ к объекту» .
- Введите адрес электронной почты пользователя, которому вы хотите предоставить доступ.
- Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
- Укажите, следует ли оповещать пользователей о том, что они получили доступ.
- Если вы хотите сообщить пользователям о том, что им предоставлен доступ, установите флажок «Уведомить пользователей». Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
- Если вы не хотите никого оповещать, снимите этот флажок.
- Выберите Отправить или Открыть доступ.
Вы можете открыть общий доступ к файлу или предоставить его только выбранным вами пользователям. Если установить доступ для всех, у кого есть ссылка, то ограничения, заданные для папки, не будут распространяться на файл.
- Выберите нужный файл.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок «Открыть доступ к объекту» .
- В разделе «Общий доступ» нажмите на стрелку вниз .
- Укажите, кому разрешен доступ к файлу.
- Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
- Подробнее о правах доступа…
- Нажмите Готово.
- Выберите нужный файл.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок «Открыть доступ к объекту» .
- В разделе «Общий доступ» нажмите на стрелку вниз .
- Выберите Все, у кого есть ссылка.
- Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
- Нажмите Копировать ссылку.
- Нажмите Готово.
- Вставьте ссылку в письмо или передайте ее нужным пользователям другим способом.
Когда люди, не вошедшие в аккаунт Google, просматривают файл одновременно с вами, вместо их фото профиля отображаются значки с изображением различных животных Подробнее о значках для анонимных пользователей …
Совместная работа над файлом с большим числом пользователей
Файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях можно одновременно открыть для редактирования на сотне вкладок или устройств, но не более. Если это ограничение будет превышено, то работать с файлом смогут только его владелец и некоторые пользователи с разрешением на редактирование.
Чтобы привлечь к работе широкую аудиторию, можно выполнить описанные ниже действия.
Опубликуйте файл
- Чтобы одновременно просматривать файл могли несколько пользователей, опубликуйте его и создайте ссылку для доступа к нему. Вы можете предоставить права на редактирование пользователям, которым нужно изменять или комментировать контент. Подробнее о том, как опубликовать документ, таблицу, презентацию или форму Google…
- Настройки аккаунта определяют, кому будет виден опубликованный файл: всем в интернете, всем в вашей организации или только некоторым пользователям. Следите за тем, чтобы случайно не раскрыть личную или конфиденциальную информацию.
- Важно! Если у вас рабочий или учебный аккаунт, ваш администратор может ограничить круг пользователей, которым разрешено просматривать опубликованные файлы. Если вы администратор, узнайте, как управлять разрешениями на публикацию документов в интернете.
Создайте сайт на платформе Google
-
, вы сможете размещать на его страницах документы, таблицы и презентации. Этот вариант удобен, если вам нужно просто предоставить информацию большому количеству пользователей. Подробнее о том, как добавлять на сайт документы…
- Если вы опасаетесь, что ваш сайт может привлечь слишком большой трафик, советуем сначала опубликовать файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях, а потом добавить его URL на свою страницу в Google Сайтах. Подробнее о процедуре публикации…
Используйте Google Формы
- Если вам необходимо собрать много данных, создайте форму Google. Отправленные с ее помощью ответы будут добавляться в таблицу Google. Предоставьте доступ к таблице только тем, кто будет обрабатывать ответы. Если нужно показать ответы более чем 100 пользователям, опубликуйте таблицу и откройте к ней доступ по ссылке. Подробнее о процедуре публикации…
Что делать, если возникают проблемы с документом, который доступен большому количеству пользователей
Если при работе с документом возникают сбои или он недостаточно быстро обновляется, попробуйте устранить неполадки следующими способами:
- Вместо того чтобы разрешать пользователям комментировать контент документа или таблицы, создайте форму Google для сбора данных. Подробнее о том, как создать форму Google…
- При создании копии документа не включайте в нее закрытые обсуждения и уже рассмотренные советы. Подробнее о том, как скопировать файл…
- Удалите устаревшую информацию или перенесите ее в отдельный документ.
- Попросите читателей не оставлять документ открытым, когда он им не нужен.
- Сохраните в опубликованном документе только самую важную информацию. Файлы, в которых меньше данных, загружаются быстрее.
- Ограничьте количество пользователей, которым разрешено редактировать документ.
- Если сведения собираются из нескольких документов, создайте новый файл, который вы будете предоставлять большому числу людей только для просмотра.
Настройка прав доступа
При настройке доступа вы предоставляете пользователям определенные права.
- Читатель может открывать файл, но не вправе редактировать его или делиться им с кем-либо ещё.
- Комментатор может оставлять комментарии и предлагать изменения, но не вправе редактировать файл или делиться им с кем-то ещё.
- Редактор может вносить исправления в файл, принимать и отклонять предложенные правки, а также изменять настройки доступа.
Вы можете предоставить возможность работать с файлом любым пользователям. Настройки доступа зависят от того, какой аккаунт Google вы используете: корпоративный, учебный или личный.
Работа с комментариями в Google Таблицах
Комментирование – одна из функций для совместной работы в Google Таблицах. Ее преимущество заключается в том, что создатель или любой другой юзер с соответствующим доступом может оставлять примечания к конкретным ячейкам или целому диапазону данных. Эти сообщения будут доступны другим пользователям, которые должны принять их к сведению или внести соответствующие правки.
В этой статье рассмотрим все возможные варианты работы с комментариями в Sheets.
Добавление комментариев к ячейке или диапазону данных
Давайте сначала остановимся на основной задаче и разберемся с тем, как осуществляется добавление комментариев. Прежде всего, у вас должен быть доступ к соответствующей таблице, но не как простого зрителя, а как комментатора или редактора. Если вы являетесь создателем документа, беспокоиться об этом не стоит.
Выделите необходимый диапазон данных или одну из ячеек для комментирования. Щелкните правой кнопкой мыши в любом пустом месте. Из появившегося контекстного меню выберите пункт «Комментарий».
Появится форма для ввода сообщения. Введите свой комментарий в специально отведенном для этого блоке и нажмите «Добавить».
Вы увидите, как выделенные ячейки или диапазоны теперь подсвечены особым цветом, а при наведении на них показан ваш ник как уведомление о том, что вы оставили свое примечание. 
Точно так же осуществляется комментирование и всех остальных ячеек, что можно делать в неограниченном количестве.
Просмотр всех комментариев текущего документа
При стандартном взаимодействии с таблицей не все комментарии будут сразу же видны, тем более если конкретный человек уже отметил их как выполненные или их создателем являетесь вы. На этот случай на сайте есть отдельный блок, позволяющий просмотреть все существующие на текущий момент комментарии документа и управлять ими на свое усмотрение.
Обратите внимание на следующий скриншот. Вы видите, как выглядит кнопка на верхней панели, по которой и нужно кликнуть, чтобы открыть меню со всеми комментариями.
Каждый из них имеет свой блок. Вы видите лист, на котором оставлено примечание, время его отправки, содержимое и человека, кто этот комментарий создал.
Если вы следите за тем, чтобы каждое напоминание было выполнено, отмечайте их галочками по мере завершения работы.
Дополнительно можно упомянуть нужного человека или оставить прямой ответ на комментарий, что будет очень полезно при коллективной работе над документом.
Отмечу, что любой комментарий можно удалить или изменить. Для этого справа в каждом блоке есть кнопка с тремя вертикальными точками, нажатие по которой и откроет соответствующее меню. Разбирать его детально не буду, поскольку и по названиям функций понятно, что произойдет при их активации.
Упоминание человека в комментариях
В завершение разберемся еще с одной темой, которая относится к комментариям в Google Таблицах. Связана она как раз с упоминанием других пользователей, с которыми вы и собираетесь коллективно работать над данным документом. Вы можете упоминать людей как по полному адресу электронной почты, так и выбирая совпадения из собственного списка контактов.
Ранее упоминания осуществлялись немного иначе, путем добавления знака плюса. Google изменила эту функцию, и для добавления человека сначала понадобится поставить @. Затем появится список ваших недавних контактов. Начните заполнять после с адресом, чтобы отсеять ненужные результаты и найти требуемый контакт.
После упоминания человек получит не только уведомление на электронную почту, но и при переходе к документу увидит, что область с комментарием подсвечена особым цветом. Если при упоминании вы сделали комментарий как задачу, то сможете добавить видео или указать дату завершения события. Адресат увидит, что от него требуется и к какому времени.
Поскольку комментирование является одной из базовых функций Google Таблиц, дополнительно я бы порекомендовал ознакомиться с более обширной инструкцией по азам работы с данным онлайн-сервисом. В статье ниже вы найдете информацию и о том, как правильно настроить доступ к документу, чтобы другие пользователи смогли сами редактировать содержимое при внесении изменений, а также отвечать на ваши комментарии, как это было показано выше.
«Google Таблицы»: полный гайд по обновленной версии
«Google Таблицы» – это удобный онлайн инструмент для работы с таблицами любой сложности и сохранением данных на сервере Гугл. По сравнению с тяжелым и неповоротливым Excel, сервис Google Sheets имеет ряд важных преимуществ.
Плюсы и минусы
- Можно импортировать таблицы, цифры, другие данные сразу из нескольких источников.
В отличие от Excel, импортированный документ сохраняет свой первоначальный вид и все заданные изначально функции.
Даже если у вас дома или на работе резко отключат электричество, документ сохранится.
Google оптимизируют командную работу с таблицей, чтобы участникам не нужно было заниматься импортом, скачиванием и преобразованием документа.
Вы всегда сможете увидеть, какие пользователи вносили изменения в таблицу и что это были за изменения.
Если вы работали с Excel, то никаких сложностей у вас не возникнет.
Если быть совсем объективным, то можно выделить как минимум пять недостатков:
- Нужно знать формулы, иначе будет сложно работать с большими объемами данных (например, для нужд бухучета).
- Нет дизайнерского элемента (но есть расширения для этих целей).
- Нет традиционной службы поддержки.
- Могут тормозить при операциях с большим количеством данных.
- Ограниченное количество функций «из коробки».
- Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
- Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.
Как создать новую таблицу в «Google Таблицах»
Вам понадобится аккаунт Google: пройдите авторизацию в нем и откройте сайт сервиса. Нажмите там кнопку «Открыть Google Таблицы»:
Попадаем на главный экран сервиса. Чтобы создать новую таблицу нажмите + (Пустой файл):
Чтобы указать название, кликните по полю «Новая таблица»:
Теперь с листом можно работать, как обычно: сдвигать вправо или влево, создавать копию, копировать лист в новую или уже существующую таблицу, защищать его.
Как поделиться документом. Доступы и права редактирования
Чтобы поделиться документом, нажмите кнопку «Настройки Доступа»:
Откроется окно предоставления доступа пользователям и группам. Чтобы дать доступ к документу другому пользователю, нажмите кнопку «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка»:
Затем выберите статус пользователя:
- Редактор может вносить любые изменения.
- Комментатор может только оставлять комментарии к разным элементам таблицы.
- Читатель может просматривать, без редактирования и отправки примечаний.
После выбора корректного статуса пользователя скопируйте ссылку и отправьте ее пользователю или группе пользователей, которые будут работать над таблицей.
У меня есть готовый документ. Как его импортировать?
Откройте меню «Файл» и выберите пункт «Импортировать»:
Необходимый документ можно добавить тремя способами:
- Перетащить в окно.
- Указать его на «Google Диске».
- Загрузить прямо с устройства.
Как удалить таблицу целиком
Мы добавили необходимые данные и теперь можем работать со всем функциями сервиса. Чтобы стереть, нужно выбрать пункт «Удалить»:
Также вы можете открыть «Google Диск», найти необходимый файл и удалить его там:
Интерфейс: разбираемся с меню и функциями
Большая часть работы с таблицами в сервисе происходит при помощи верхнего меню:
Рассмотрим верхнее и второстепенное меню подробнее:
- «Файл». Отсюда можно создать или открыть уже существующую таблицу, импортировать ее, переименовать или отправить на печать. Здесь же можно получить доступ к глобальным настройкам.
- «Изменить». Стандартное меню откуда можно копировать и вставить любые элементы. Редактируйте примечания, строки, ячейки и столбцы.
- «Вид». Доступ к масштабированию страницы, кроме этого можно установить диапазоны, настроить формулы и задать отображение глобального меню.
- «Вставка». Все что касается вставки любых элементов, включая картинки, формы, листы и конечно — столбцы, ячейки и строки.
- «Формат». Здесь можно отформатировать любые данные, например текст. В этом меню настраивается размер, переносы, устанавливается выравнивание.
- «Данные». Управление данными, включая сортировку, удаление дублей, работа с фильтрами. Отсюда же можно быстро удалить лишние пробелы в документе.
- «Инструменты». В меню настраивается защита, происходит управление скриптами, устанавливаются оповещения. Здесь же можно создать многофункциональные формы.
- «Дополнения». Если вам не хватает какой-либо функции, вы можете установить расширения сторонних разработчиков: например, Autocrat, Doctopus, Flubaroo, Form Mule, CoRubrics.
- «Справка». Все справочные материалы и документация по сервису находятся здесь.
Быстрые функции
Переходим к второстепенному меню (строка редактирования). Благодаря ей вы можете получить доступ к самым частым действиям при редактировании таблицы.
В частности, здесь доступно множество инструментов, позволяющих:
- Отменить совершенное действие.
- Повторить совершенное действие.
- Отправить на печать.
- Копировать форматирование.
- Редактировать форматирование.
- Управлять шрифтами.
- Редактировать границы.
- Выравнивать таблицу.
- Вставлять изображения.
- Добавлять комментарии.
- Фильтровать данные.
- Пользоваться математическими функциями.
Боковая панель
Здесь находятся инструменты, которые не имеют прямого отношения к работе с таблицей, но могут быть использованы для оптимизации работы. Это интерактивный календарь, Google Keep, управление задачами, контакты, карты и установка дополнений:
Рассмотрим их подробнее.
Календарь . Вы можете управлять календарями прямо в Google Sheets. Например, сформировать единый календарь для выходных внутри компании или сделать график праздников:
Google Keep. Быстрый доступ к сервису заметок Google:
Задачи . Создавайте единичные задачи или целые списки задач для себя или других участников проекта:
Контакты . Быстрый доступ к вашей контактной книге, привязанной к Google-аккаунту: 
Любому контакту вы можете прислать сообщение по электронной почте, создать видеовстречу или мероприятие
Карты . Быстрый доступ к Google Maps, если вам нужно уточнить какую либо информацию (адрес, маршрут) или сохранить место в списках.
Установить дополнение . Быстрый доступ в Google Workspace Marketplace, где можно установить дополнение для Google Sheets:
Строка функций
Здесь указываются формулы – чтобы представить ячейку в виде необходимой вам переменной. Например, вы можете указать формулу РАБДЕНЬ (WORKDAY): она рассчитывает дату через указанное количество рабочих дней, и в ячейке сразу будет нужное вам значение.
Еще примеры функций в финансовой категории:
- НАКОПДОХОД — возвращает начисленный процент по ценной бумаге.
- ПРПЛТ — возвращает сумму процента выплат по кредитованию с фиксированной ставкой.
- ПУО — вычисляет амортизацию активна (за любой период).
- СКИДКА (DISC) — возвращает ставку ценной бумаги исходя из ее цены.
Подробнее о строке функции мы расскажем чуть ниже, в разделе «Как работать с формулами и функциями в «Google Таблицах».
Рабочая книга
Отсюда происходит управление листами. Лист – самая крупная единица, на одном листе, как правило, содержится одна таблица. Через рабочую книгу листы можно копировать, вставлять или удалять.
Остальные действия осуществляются через три элемента: добавление нового листа, показ всех листов и через меню листа:
Действия с ячейками
Любой элемент можно отредактировать, удалить или переместить.
Чтобы отредактировать ячейку, кликните по ней правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, которое поможет вырезать / копировать / вставить значение внутрь ячейки:
Контекстное меню можно использовать и для вставки ссылок, добавления комментариев и примечаний, а также преобразования данных в карточку.
Кроме того, из контекстного меню доступны дополнительные настройки. Чтобы получить доступ к ним, нажмите кнопку «Показать другие действия с ячейкой» — в самом низу списка (см. скриншот выше):
- Условное форматирование.
- Настройка проверки данных.
- Получение ссылки на конкретную ячейку.
- Определение именований диапазона.
- Защита диапазона.
- Оплата по дням нахождения в ТОП
- Подбираем запросы, которые приводят реальных покупателей!
Действия со столбцами
Для редактирования столбца также можно использовать контекстное меню, вызываемое правой кнопкой, либо просто кликнуть по этой иконке:
Используя контекстное меню, вы можете вставить столбец слева или справа, удалить его, очистить, скрыть или изменить размер.
Для примера попробуем вставить столбец слева. Выделяем столбец:
Вставляем столбец слева:
Столбец вставлен успешно:
Во многих случаях нужно отсортировать лист. Это можно сделать при помощи правого клика по столбцу.
Здесь же доступны следующие функции: условное форматирование, проверка данных, статистика по столбцам и преобразование столбца в карточку.
Как задать правила для таблицы, ячейки или строки
Глобальные правила задаются через функцию условного форматирования. Чтобы получить к ней доступ, откройте меню «Формат» и выберите пункт «Условное форматирование»:
Указываем, к какому диапазону применять условие, и выбираем правило форматирования. Доступны следующие сценарии правил:
- Не содержит данных.
- Содержит данные.
- Текст содержит.
- Текст не содержит.
- Текст начинается с.
- Текст заканчивается.
- Текст в точности.
- Дата.
- Дата до.
- Дата после.
- Больше.
- Больше или равно.
- Меньше.
- Меньше или равно.
- Равно.
- Не равно.
- Между.
- Не между.
- Собственная формула.
Мы получили новое правило — обратите внимание на вкладку справа:
Правило можно заново отредактировать. Для этого кликните по иконке сформированного правила. Кроме этого, созданные правила можно перемещать перетаскиванием в этом же окне.
Как задать конкретный формат данных для чисел
«Google Таблицы» поддерживают несколько форматов данных для чисел. Вот несколько из них:
- Дата.
- Текст.
- Время.
- Числа.
- Проценты.
- Финансы.
- Валюта.
Выбирать конкретный формат данных необязательно, но так вы получите более наглядное визуальное представление данных:
Для этих же целей можно использовать не только один цвет, но и градиентное заполнение:
Как работать с формулами и функциями
«Google Таблицы» позволяют работать с большинством математических функций, которые есть в Excel и других редакторах таблиц. Если вам нужно указать функцию, то прямо в ячейке введите оператор «=». Появится окно выбора формулы: 
Автозаполнение подходящих функций
Вы можете использовать готовый вариант или ввести формулу самостоятельно. Полный список функций доступен в одноименном разделе, в главном меню:
Сделаем простейший расчет. Допустим, что у нас есть таблица товаров и нам нужно посчитать стоимость:
Выделяем ячейку с итогом и строке функции набираем оператор = :
Если синтаксис и значения корректны, то вы сразу увидите результат вычисления:
По аналогии вы можете рассчитать значения в ячейках с любыми другими функциями. Приводить все формулы не будем, так как это займет много времени. Полный список функций вы сможете найти на странице функций Таблиц Google. Там же есть удобный поиск функций по категориям.
Как расширить функционал
Откройте меню «Расширение», кликните по строке «Дополнения» и выберите пункт «Установить дополнения»: 
Открываем Google Workspace Marketplace
Все приложения, которые вы увидите в Google Workspace Marketplace, полностью совместимы с «Google Таблицами». Здесь есть решения для самых разных целей:
- Графика.
- Данные.
- Интеграции.
- API.
- Связь с аналитикой.
- Многое другое.
Просто выберите необходимое расширение, кликните по нему и нажмите кнопку «Установить»:
Теперь приложение Copy Down можно запускать как дополнение прямо в «Google Таблицах». Откройте раздел «Расширение» и найдите установленное приложение:
Появится предупреждение о создании новой формы. Его нужно принять, кликнув на кнопку Create me a form:
Активируем тумблер в активное положение:
Можно вычислять промежуточные значения, выполнять вертикальный поиск по листу, включать условные форматы, а еще добавлять списки проверки данных в новые строки формы.
Анализ данных
Удобный инструмент, особенно если вы часто работаете с большими массивами данных в таблицах, но не хотите иметь дело с формулами и настройкой переменных. Благодаря анализу данных вы сможете быстро вычислять необходимые метрики: например, значения по отгрузке товаров, звонкам, конверсиям. Удобно определять и финансовые показатели, например бухгалтерские.
Анализ данных в «Google Таблицах» позволяет сформировать функциональные диаграммы, строить аналитические листы и быстро делать выборки с любыми интересующими вас данными, даже если их очень много.
Чтобы просмотреть рекомендованное форматирование и диаграммы, выделите несколько ячеек в таблице или введите конкретные значения. Вы получите подробные сведения для интересующей вас области таблицы:
- Позволяет видеть каждый источник трафика, его качество — процент конверсии по каждой кампании, группе объявлений, объявлению, ключевому слову.
- Даст понимание насколько качественный трафик дает каждый канал, стоит ли в него вкладываться или стоит ограничить.
Как проверить данные
«Google Таблицы» значительно оптимизируют работу при взаимодействии с большим количеством данных. Проверка данных – одна из таких функций. Чтобы проверить форматирование данных в ячейках, откройте меню «Данные» и выберите пункт «Настроить проверку данных»:
Откроется новое окно, где нужно выбрать необходимый диапазон и установить правила. В качестве них можно задействовать:
- значение из выбранного диапазона;
- значение из списка;
- число,
- текст;
- дату;
- собственную формулу или флажок.
Создадим правило для целого столбца. Нажимаем «Настроить проверку данных» и выбираем необходимый нам столбец:
Устанавливаем тип правила. Для примера создадим правило «дата является допустимой»:
Мы успешно применили правило, и теперь при редактировании ячейки появляется предупреждение о необходимости указать дату.
Безусловно, есть и более крутые инструменты для работы с диаграммами и графиками, чем Google Sheets. Но возможностей «Google Таблиц» вполне хватит для визуализации простых отчетов.
Допустим, у нас есть небольшой набор данных. Чтобы вставить диаграмму, сперва выделите необходимые элементы таблицы (с нужными данными) и откройте меню «Вставка»:
После клика по пункту «Диаграмма» произойдет магия и график построится автоматически:
Вы можете выбрать тип диаграммы (доступно более десятка разных вариантов), уточнить диапазон данных и настроить строки, столбцы, заготовки и ярлыки. Если диаграмма сформировалась некорректно, вы можете изменить данные в ней. Для этого во вкладке «Настройки» откройте раздел «Редактор диаграмм»:
Если вы хотите изменить дизайн диаграммы, откройте раздел «Дополнительные» в «Редакторе диаграмм». В нем доступны настройки сетки и деления, легенды, осей диаграммы. Главные визуальные параметры диаграммы вы можете отредактировать в разделе «Стиль диаграммы»:
Мы сделали столбчатый вариант диаграммы:
Я хочу защитить данные, как это сделать?
Делаем правый клик на нужном диапазоне, затем выбираем «Показать другие действия с ячейкой» и в открывшемся меню нажимаем «Защитить диапазон»:
Далее задаем защиту на уровне всего листа или только выбранного диапазона.
Мы успешно защитили данные от редактирования:
Теперь посмотрим функцию на других данных. Маркируем пустые ячейки разными цветами. Чтобы было нагляднее, мы выделили защищенный диапазон рамкой:
При попытке указать данные в защищенных ячейках вы увидите предупреждение, что сделать это нельзя:
Как работать с фильтрами в «Google Таблице»
Режимы фильтрации . Часто требуется фильтрация определенных данных в таблице. Вы можете выполнить как элементарную фильтрацию в алфавитном порядке, так и сложную.
Чтобы получить доступ ко всем настройкам фильтрации, создайте новое правило:
Выше мы показали режимы фильтрации. Теперь перейдем к простым вариантам.
Создать фильтр . На скриншоте выше показана команда для создания нового фильтра. Например, мы создали фильтр для всех выделенных данных:
Что мы можем: отфильтровать от А до Я и в обратной последовательности, отфильтровать по цвету, условию и значению.
Допустим, нам нужно отфильтровать текстовые или числовые данные в алфавитном порядке. Нажимаем иконку фильтра и затем кликаем по пункту фильтра. В открывшемся меню нажимаем нужный вариант фильтрации:
Мы отфильтровали цифровые значения в порядке возрастания:
Аналогичным образом можем отфильтровать данные в обратном (убывающем) порядке:
Доступна фильтрация и сортировка по цвету заливки или цвету текста:
И конечно, есть фильтрация по условию. Доступны следующие сценарии:
- Содержит / не содержит данные.
- Текст содержит.
- Текст не содержит.
- Текст начинается с.
- Текст заканчивается на.
- Текст в точности.
- Дата до.
- Дата после.
- Дата.
- Больше.
- Больше или равно.
- Меньше.
- Меньше или равно.
- Равно.
- Не равно.
- Между.
- Не между.
- Ваша формула.
Фильтрация по значению отсортирует данные по выбранному вами значению. В нашем случае доступны два значения: 45 и 50. Выбираем всё или что-то одно:
Подробнее о том, как сортировать и фильтровать данные, написано в справке Google Sheets.
Самые популярные вопросы по использованию «Google Таблиц»
Мы собрали самые частые проблемы и вопросы, которые актуальны для начинающих пользователей сервиса. Обязательно прочитайте: возможно, там будет и ваша проблема.
Как закрепить строку в «Google Таблицах»?
Откройте таблицу и пройдите в меню «Вид», кликните по пункту «Закрепить» и выберите необходимые значения.
Где посмотреть историю изменений и как понять, кто вносил изменения?
Откройте интересующую вас таблицу и кликните по ссылке «Последнее изменение…»:
Логирование действий (автоматическое журналирование всех изменений в хронологическом порядке) в «Google Таблицах» включено по умолчанию.
В правом углу экрана отобразится колонка, где будут указаны все правки, вносимые в таблицу с самого начала ее создания.
Мы восстановили первоначальную версию таблицы и теперь можем работать в ней.
Можно ли перенести ячейку перетаскиванием?
Да, можно. Выберите необходимую вам ячейку, кликнув по ней левой кнопкой. Теперь установите курсор на самую границу ячейки: он должен поменять свой вид (курсор примет вид перекрестия). Затем просто перетащите ячейку в необходимую вам область таблицы.
После перетаскивания в пустой ячейке появится необходимое нам значение — 413.
Как добавить комментарий к ячейке?
Google Sheets удобен тем, что здесь можно добавлять комментарии и примечания к любой области таблицы — так же, как в «Google Документах».
Один из способов добавить комментарий в «Google Таблицах» — нажать кнопку «Показать историю комментариев» на главной панели «Google Таблиц» и выбрать пункт «Добавить комментарий»:
Попадаем в раздел комментариев и нажимаем кнопку «Добавить комментарий». Теперь кликаем по любой ячейке и оставляем необходимый комментарий:
В результате другой пользователь сможет увидеть такой комментарий и ответить на него:
Бонус: горячие клавиши «Google Таблиц»
«Google Таблицы» — по-настоящему удобный и функциональный инструмент, который ничем не уступает Excel или другим редакторам электронных таблиц. Чтобы сделать работу с «Google Таблицами» еще более быстрой и эффективной, мы собрали несколько важных горячих клавиш:
- Выделение столбца : Ctrl + Пробел.
- Выделение строки : Shift + Пробел.
- Замена : Ctrl + Shift + H.
- Показать все формулы : Ctrl +
В «Google Таблицах» работают все горячие клавиши, к которым вы привыкли в Excel и других офисных программах.