Создание Google Формы с выводом результатов в Google Таблицы
Многие знают о существовании онлайн-сервиса под названием Google Формы. Это средство для создания опросов, анкет и различных тестов, которые можно распространять в сети и собирать ответы. Полученные результаты выводятся непосредственно в веб-сервисе Форм, однако у создателя есть возможность реализовать сбор ответов в Таблицы, чтобы управлять ими, создавать сводки и реализовывать другие задачи. Как раз об этом я и расскажу в рамках данной статьи.
Создание Google Формы
Начать нужно непосредственно с создания Google Формы. Для этого вам понадобится пустая таблица, в которую и будут приниматься все ответы в будущем. Процесс ее создания разбирать не буду, а вот организацию связи с формой покажу.
После перехода к новой таблице вызовите меню «Инструменты» и щелкните по кнопке «Создать форму».
Откроется новая вкладка, где вы можете изменить название для формы и добавить ее описание.
После этого заполните поле первого вопроса и выберите тип ответа.
В меню доступно много вариантов тестирования. Этот материал не посвящен разбору всех этих инструментов, поэтому опустим их описание.
После выбора одного из вопросов заполните варианты ответов или другие параметры, отобразившиеся ниже.
Можете открыть меню «Настройки темы», чтобы выбрать основной цвет, добавить изображение для колонтитула, поменять шрифт и цвет фона.
По завершении настройки переходите к отправке опроса.
Поддерживаются три типа распространения формы: личная рассылка по адресам электронной почты, ссылка для перехода и встраиваемый на сайт HTML-код. Выберите удобный для вас вариант отправки.
Тип отправки зависит непосредственно от вашей ситуации. Иногда удобнее отправить вопросы каждому лично, выставить ссылку на общий доступ в чате или встроить форму на свой сайт. Как только вы узнали, что юзеры начали предоставлять ответы, переходите к следующему шагу.
Вывод ответов в Google Таблицы
По сути, сейчас от вас больше ничего не требуется, поскольку вы только что автоматизировали процесс сбора ответов. Давайте рассмотрим то, что произойдет в дальнейшем.
Вы видите саму форму опроса. Пользователь заполняет ее в соответствии с вашими требованиями, указывает свой контактный адрес или другие личные данные, если это было предусмотрено настройками.
Далее отвечает на вопросы и нажимает на кнопку «Отправить». После этого появится уведомление о том, что ответы записаны.
Теперь в связанной таблице появляется новый лист с названием «Ответы на форму (1)». Откройте его для просмотра содержимого.
Вы видите, что таблица сформировалась автоматически, однако не имеет своего оформления. Если понадобится, вы можете изменить его вручную позже.
Таблица автоматически обновляется после поступления новых ответов, а вам остается только изучить полученную информацию.
Соответственно, само оформление таблицы зависит исключительно от того, как вы создали Форму, собираете ли личные данные юзеров, сколько вопросов создали и так далее. В этом плане переживать не стоит, ведь вы обязательно увидите все полученные от пользователей сведения.
Управление Google Формой через Google Таблицу
В завершение рассмотрим некоторые полезные моменты, которые могут пригодиться при управлении формой через созданную Таблицу. Во-первых, через то же самое меню «Инструменты» вы можете вызвать «Управление формой». Там есть кнопки для перехода к изменению формы, открытию ее для просмотра, быстрое средство отправки и опция для удаления связи, если больше не нужно получать ответы.
Во-вторых, присутствует полезная кнопка «Показать сводку ответов», при нажатии по которой вы направляетесь на страницу формы и видите список предоставленных личных данных и диаграмм, отображающих ответы. Так у вас получится очень быстро узнать, какие варианты ответов выбирались чаще.
Если ваша форма еще не связана с Google Таблицей или вы потеряли этот документ, на вкладке «Ответы» щелкните по значку таблицы для ее открытия в новой вкладке. Ответы либо будут сформированы с нуля, либо вы получите доступ к своему старому листу, который создавали по инструкции выше.
Подобный сбор информации через электронную таблицу будет полезен в разных областях, где используется тестирование и анкетирование. Вы всегда будете в курсе последних изменений, сможете создавать любые сводные таблицы, фильтровать и сортировать данные в соответствии со своими потребностями.
Как автоматически прикрепить форму Google к Google Sheets
Когда вы создаете форму Google, вы можете записывать ответы в Google Sheets. Но вы также можете сделать обратное и создать форму прямо из электронной таблицы. Это соединяет их вместе и автоматически записывает ответы.
Возможно, вы отслеживаете обновления проекта и хотите использовать Google Forms для сбора этих обновлений от вашей команды. Или, возможно, вы записываете отзывы о новом продукте и хотите отправить опрос о продукте. Если у вас есть электронная таблица в Google Sheets и вам нужна форма, связанная с этими данными, это отличный способ сделать это.
Создайте форму Google из Google Sheets
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Перейдите в Google Таблицы и откройте книгу. Вы также можете создать новую книгу, если хотите. Вам также не нужно выбирать конкретный лист, чтобы начать работу. После того, как вы создадите форму, Google Таблицы настроят новую вкладку «Ответы формы» в рабочей книге.
Нажмите «Инструменты» > «Создать новую форму» в меню.
Это создает листы ответов в вашей книге и открывает формы Google в новой вкладке браузера с пустой формой, готовой для ваших вопросов. По мере добавления вопросов в форму вы увидите, как они заполняются в режиме реального времени в виде заголовков столбцов на листе ответов формы в рабочей книге.
Завершите настройку формы, как обычно.
Если вы создаете дополнительные формы из той же книги Google Sheets, листы ответов будут называться и нумероваться как «Ответы формы 1», «Ответы формы 2» и т. д. Вы можете переименовать лист(ы), если хотите.
Просмотр ответов формы в Google Sheets
Как только вы поделитесь своей формой с другими и начнете получать ответы, вы увидите эти ответы на соответствующей вкладке в Google Sheets. Они также добавляются немедленно, как и заданные вами вопросы.
Вы также заметите удобный столбец «Отметка времени» на листе, который автоматически записывает дату и время для каждого ответа.
Управление формой Google из Google Sheets
Помимо создания формы Google из Google Таблиц и получения ответов, вы можете выполнить несколько других действий с формой из Таблиц. Это удобный способ редактировать форму, просматривать ее, отправлять и т. д. без необходимости отдельно открывать и входить в Google Forms.
Нажмите «Инструменты» > «Управление формой» в меню Google Таблиц. Вы увидите варианты во всплывающем меню.
- Редактировать форму: откройте форму в новой вкладке браузера, чтобы внести изменения.
- Перейти к онлайн-форме: откройте онлайн-форму в новой вкладке браузера так, как ее увидят ваши респонденты.
- Отправить форму: откройте форму непосредственно в параметрах отправки формы, чтобы поделиться ею.
- Внедрение формы на веб-страницу: откройте форму непосредственно во встроенном HTML-коде для копирования.
- Показать сводку ответов. Откройте раздел «Ответы» в Google Forms с уже выбранной вкладкой «Сводка».
- Отключить форму: если вы закончите принимать ответы формы, вы можете отменить связь формы, а затем при необходимости переместить или удалить подключенный лист.
Благодаря интеграции Google Forms и Google Sheets в режиме реального времени вы можете сэкономить на шаге выбора места для ответов после создания формы. Это прямое соединение дает вам возможность просматривать ответы и анализировать эти данные на месте.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Создаём систему управленческого учёта в Таблицах и Формах Google
На примере малого бизнеса по производству и реализации ювелирных украшений. Кейс от Бориса Баублиса.
На своём онлайн-курсе по Google Таблицам я рассказываю о создании систем учёта в Таблицах и Формах Google. А сегодня расскажу, как сделать систему учёта на примере магазина ювелирных украшений.
Год назад в одной группе Facebook появился запрос на доработку системы учёта производства и реализации ювелирных украшений. Первоначально требовалось только сделать удобные формы ввода данных. Я взялся помочь.
Изначально учёт вёлся в Excel, но так как требовался онлайн-доступ к системе, пришлось обратиться к Google Таблицам и Формам.
Справка Google пишет, что в Формах создают онлайн-опросы и тесты, но я нашёл им ещё одно применение — приспособил для ввода данных в базу.
Google Форма
Google Формы — сервис облачного хранилища Google Диск. Для работы с ним нужен только почтовый ящик Gmail.
Переходим на страницу forms.google.com и нажимаем плюс справа внизу.
Форма создана, зададим название и наполним содержимым.
Создадим вопросы для выбора названия, размера, ввода количества проданного товара. Зададим для первых двух вопросов тип «Раскрывающийся список», для ввода количества — «Текст (строка)». Вопросы сделаем обязательными. Добавим к вопросам варианты ответов.
Начните размещать официальную рекламу в Telegram Ads через click.ru
Бюджет от 12 000 ₽. Это гораздо дешевле, чем работать напрямую.
Для юрлиц и физлиц. Юрлица могут получить закрывающие документы, возместить НДС. Физлица — запустить рекламу без общения с менеджерами.
3 способа оплаты. Оплачивайте рекламу картой физического лица, с расчётного счета организации, электронными деньгами.
Проблемы
На начальном этапе требовалось учитывать 13 браслетов и 1 кольцо, однако позже заказчик попросил увеличить количество полей. Появились ещё колье, серьги и чокеры. Кроме того, понадобилось увеличить количество видов каждого типа изделия до 30. В коротком списке выбрать один элемент легко, но вообразите, что выбираете товар в списке из 150 пунктов. Естественно, это неприемлемо.
Решение тут простое. Добавим ещё один вопрос в форму — с выбором категории и установим ветвление. Отметьте пункт «Выбрать действие для каждого варианта ответа». Теперь при выборе категории товара, например, браслета, произойдёт переход к вопросу, где выбирается конкретная его модель из короткого списка. При выборе кольца — к вопросу с выбором модели кольца, и так далее.
Списки теперь короткие, и пользователю удобно.
Google Таблица
Пора заняться таблицей, в которую будут заноситься данные из формы. Для этого выберем «Ответы», «Создать таблицу» и «Создать».
Откроется таблица, в которой присутствуют столбцы с названиями наших вопросов: «Товар», «Модель кольца», «Модель браслета», «Размер», «Количество» и «Отметка времени». Она пока пуста, ведь мы ещё ничего не вводили. Сделаем это.
Вернёмся в форму и перейдём в режим «Просмотр»:
Выберем что-то, отправим и посмотрим, что изменилось в таблице.
Как видим, данные из формы занесены в таблицу.
Система
Загружаемые из формы на лист данные используем для дальнейшей обработки.
Создадим отдельные листы для количественного и суммового учёта. На них будем учитывать объёмы продаж товаров в штуках и рублях.
Поскольку бывают продажи со скидкой, зависящей, например, от размера приобретаемой партии товара, то понадобится лист для учёта скидок.
Отдельный лист понадобится для учёта расходов и подсчёта прибыли.
Создадим лист для сводных данных, на котором будут отображаться укрупнённые показатели. Кроме таблиц, на него поместим диаграммы. Эта аналитика будет наглядно отображать рост или падение продаж по сравнению с предыдущим периодом, долю объёма продаж каждого товара в объёме продаж в категории и долю объёма продаж категории в общем объёме.
Ещё на один лист добавим матрицу BCG — инструмент для стратегического анализа и планирования в маркетинге. Здесь будем присваивать товарам статусы (роли): «Звёзды», «Дойные коровы», «Трудные дети» и «Собаки». Это позволит оперативно предпринимать действия, например:
- беречь и холить «коров», так как они не требуют дополнительных инвестиций и сами при этом приносят хороший денежный доход;
- избавляться от «собак»;
- изучать «детей», так как в перспективе они могут стать как «звёздами», так и «собаками», и если существует возможность перевода в «звёзды», то нужно инвестировать, иначе — избавляться.
Вот так в итоге будет выглядеть книга:
Ограничиваем доступ
Теперь нужно разграничить доступ к системе. Например, продавцу или менеджеру необязательно видеть таблицу с данными по предприятию. Пусть он видит только свой участок работы. У другого сотрудника — доступ к его разделу. Владелец же сохраняет право полного доступа ко всем данным и настройкам.
В форме нажимаем на «Отправить» справа вверху, вводим email адресата, текст и отправляем. Получателю придёт письмо со ссылкой, перейдя по которой можно сразу вводить.
Преимущества и возможности системы учёта в Google Таблицах и Формах
Оценим преимущества и возможности созданной в Google Таблицах и Формах системы учёта.
1. Бесплатна, ведь мы сами её создали.
2. Ввод не в ячейки таблицы, а через форму. Это удобнее, избавляет от случайных ошибок, и те, кому не нужно, не видят полные данные.
3. Наглядно отображает, какие товары приносят доход, а какие только требуют затрат.
4. Гибкая — можно быстро внести в неё изменения, не платя деньги сторонней организации-разработчику и не ожидая, когда он это сделает.
5. С удалённым доступом, то есть нет привязки к конкретному компьютеру, можно вносить информацию и смотреть аналитику со смартфона или планшета в любой точке планеты, где есть интернет.
6. Многопользовательская. Это означает, что, кроме владельца, с системой работают продавцы, кладовщик, офис-менеджер и другие сотрудники.
7. Гибкое ограничение доступа: один сотрудник только вводит данные, другой — также редактирует элементы системы, а владелец сохраняет право полного доступа.
8. Облачное хранение данных. Это надёжно — при поломке компьютера или мобильника информация не пропадёт.
И неважно, продаём ли мы товары или оказываем услуги, у нас торговая точка на рынке или небольшой магазинчик, индивидуальные мы предприниматели или частные фрилансеры. Адаптировав эту систему под себя и введя в неё свои данные, мы получаем действующую систему управленческого учёта для малого бизнеса. Она облегчает работу по учёту продаж и расходов, по анализу эффективности деятельности.
Как создать таблицу и привязать ее к Google Форме
Google Формы – удобный инструмент для сбора отзывов, регистрации на мероприятия и проведения не сложных онлайн тестов. Одной из наиболее полезных функций Google Форм является интеграция с Google Таблицами. Настройки формы позволяют создать таблицу, привязать ее к форме и в дальнейшем собирать все ответы от пользователей в одну таблицу.
Как привязать Google Форму к таблице
Привязка Google Формы к таблице выполняется буквально в несколько кликов. Причем это можно сделать в любой момент, как пред началом опроса, так и после получения ответов. Во втором случае, уже полученные ответы будут автоматически загружены в таблицу.
Для привязки таблицы откройте редактор Форм и перейдите в раздел « Ответы ».
После этого нажмите зеленую кнопку с иконкой таблицы в левой верхней части страницы.
После этого появится окно для привязки таблицы. Здесь можно указать существующую таблицу либо создать новую. Для создания новой таблицы нужно ввести название и нажать на кнопку « Создать ».
После этого откроется новая вкладка в браузере с Google таблицей, которая была привязана к форме. В этой таблице будут появляться ответы пользователей, которые будут заполнять форму.
В дальнейшем таблицу с ответами можно будет найти на сайте « Google Документы » в разделе « Таблицы ».
Нужно отметить, что ответы пользователей появляются в таблице в реальном времени. Вы можете держать таблицу открытой и наблюдать за появлением новых ответов.
Как убрать связь таблицы с Google Формой
При необходимости вы можете отвязать таблицу от Google Формы. Для этого нужно открыть форму в редакторе, перейти в раздел « Ответы » и нажать на кнопку с тремя точками.
В открывшемся меню нужно выбрать пункт « Удалить связь с формой ».
После этого к данной форме можно будет привязать другую таблицу.
- Как создать тест в Google Формах: пошаговая инструкция для чайников
- Как ограничить время теста в Google Форме
- Как посмотреть ответы в Google Формах
- Как закрепить строку или столбец в Google Таблице
- Как создать Google Таблицу или Документ с общим доступом
Создатель сайта comp-security.net, автор более 2000 статей о ремонте компьютеров, работе с программами, настройке операционных систем.
Задайте вопрос в комментариях под статьей или на странице «Задать вопрос» и вы обязательно получите ответ.