Как синхронизировать гугл календарь и трелло
Перейти к содержимому

Как синхронизировать гугл календарь и трелло

  • автор:

How to sync a Trello and Google Calendar integration for better meetings

How much time can you spend on a single task in a given day? It can be as little as three minutes , and after an interruption, it can take more than 25 minutes to get back on task. Pings from colleagues, Slack, or urgent requests mean less time to work overall. But one of the biggest time sucks on the job comes from context switching —or constantly toggling between tools—a known destroyer of high performance. The low-hanging fruit here is to sync and integrate daily meetings into your Trello workspace. And with Unito’s Google Calendar + Trello Two-Way Sync Power-Up integration, you can smooth out your workflow, stay on top of every meeting, and get more done.

Reduce the number of times you leave Trello to consult your Google Calendar and get more productivity out of your day.

The benefits of controlling your calendar in Trello

Meaningful team meetings are a necessity for team collaboration, but tool silos and context switching create frustration and waste everyone’s time. People in all roles can benefit from connecting their Google Calendar to a Trello board, and the benefits to the organization multiply across teams.

  • Managers: If you’re in and out of meetings to check in on project status and connect with your colleagues, time lost switching between tools is multiplied across your entire team.
  • Individual contributors: You offer the most value when you’re engaged in deep work. Whether you’re a marketing expert, a developer, a salesperson, or any other role, meetings can be a big drain on your productivity. You shouldn’t lose time checking and re-checking your schedule.
  • C-Suite: Your day-to-day is packed with meetings, calls, and urgent requests that can completely shift the course of business. Wasted time through context switching can have massive repercussions to larger projects, deadlines, and initiatives.

Connect your Trello Boards and Google Calendars with Unito to optimize processes across your organization. It just takes a few minutes to set up, and you’ll reap immediate rewards.

How to connect Google Calendar to Trello

With Unito’s Google Calendar + Trello Two-Way Sync Power-Up, you can automatically sync meetings from Google Calendar to your Trello board. Check in on all of your meetings without leaving your Trello board, and update a meeting’s details right from Trello. Setup is fast, and the tool runs in the background to help keep you in sync and on track.

Step 1: Set up your Trello board

Create a board layout and design that works for you. Maybe you want all your meetings in a specific column to help you plan your day, your week, or your month.

screenshot of a Trello board built for daily, weekly, and monthly meetings

Example of a Trello board with a list of meetings for today, this week, and this month.

Step 2: Add the Unito Power-Up to your Trello board

Navigate to the Trello board and the Google Calendar you want to connect. At the top of the Trello board, click the Power-Ups button, then Add Power-Ups. Search for Unito’s Google Calendar + Trello Two-Way Sync Power-Up and activate the Unito Power-Up. Then choose the tools you want to connect.

 screenshot of the Unito’s Google Calendar + Trello Two-Way Sync Power-Up integration

Use the Unito Power-Up to sync Google Calendar with any Trello board.

Note: You’ll have to give Unito permission to access your board and calendar.

Step 3: Choose two-way or one-way meeting sync

Default settings let you create new meetings or make changes to meetings either from Trello or your Google Calendar, and those changes update in both locations. But if you prefer it, meeting updates can appear only as a one-way flow from Google Calendar to Trello.

screenshot of the Unito Power-Up that syncs Trello with Google Calendar

Control the flow of calendar syncs between your Google Calendar and your Trello board.

Step 4: Create rules and filters

Get granular and set up rules that filter out the meetings you don’t want synced to your board. Say you don’t want a weekly recurring All Hands meeting to show up in Trello. If that meeting is a different color, like purple, or has a specific tag, like All Hands, you could set up your flow to exclude them.

 screenshot of the Unito Power-Up automation control center

Automate syncs or exclude meetings by tag or by color to streamline and unclutter your meeting schedule.

Step 5: Map fields to share information in the right place

Map guests, start date, meeting name, or any other field in Google Calendar to its corresponding field in Trello (such as the card description box or Custom Fields). Customize where you want the information from your meetings to land in Trello.

screenshot of the Unito Power-Up that shows how to sync information mapping between Google Calendar and a Trello board

Customize your meeting sync to map just the information you want to see, where you want to see it.

Once that’s done, sit back and launch your flow toward more meaningful meetings . Watch as your Google Calendar meetings are automatically synced to your Trello board! And say goodbye to wasting time toggling back-and-forth between tools.

Good or bad, we’d love to hear your thoughts. Find us on Twitter ( @trello )!

6 ways to sync Trello with Google Calendar

Violetta

If only you could track your Trello tasks and Google Calendar events together, your life would be so much easier, right? There’s a way out!

Having Trello and Google Calendar synced will let you avoid scheduling conflicts, block off time for important tasks, and ease the process of scheduling meetings.

In this article, we’re going to share the best 6 apps to set up integration between Trello and Google Calendar, so you can access your project plan and event schedule at the same place.

This article contains:
  1. Planyway
  2. Calendar Power-Up (by Trello)
  3. Cronofy
  4. Zapier
  5. Zoho Flow
  6. Automate.io
  7. Final thoughts

Planyway

Planyway is a powerful Trello plugin that lets you visualize Trello workflow on the calendar or timeline view. Apart from a long list of project management features, it is a super-handy tool for getting a single picture of your availability across all external calendars including Google Calendar and Trello boards.

Google Calendar Integration

Planyway supports 2-way sync with Google Calendar that allows you to view and edit Trello cards with a due date in Google. When the sync is set, you’ll see a new calendar created with the name of your Trello board.

Your browser does not support the video tag. 🙁

When you start syncing, you may change the settings to see exactly what you need. You may choose to see all Trello cards or only those that are assigned to you, change the card color, and more.

Google Sync Settings

On the other hand, you can choose to see and edit Google Calendar events in Planyway. This option is extremely useful especially when you want to add other calendars like Outlook, Apple, etc., and house events and tasks from all your calendars under the same roof.

Your browser does not support the video tag. 🙁

iCal Integration

Also, Planyway supports iCal integration. It lets you export Planyway tasks to other calendars as well as import calendars to Planyway for viewing purposes.

Your browser does not support the video tag. 🙁

Scheduling Meetings

When you have your Google Calendar connected, there are even more options rather than just viewing and editing events. You can even schedule Google meetings right from Planyway and send invitations to guests to join.

Your browser does not support the video tag. 🙁

Recurring Events

While Trello doesn’t allow you to create recurring events, Planyway does. So, you can see recurring events show up in your calendars automatically both in Planyway and Google.

Your browser does not support the video tag. 🙁

Other Benefits

Planyway is much more than just the integration tool. It is able to transform the way your work with Trello and bring all you need for decent project management: team workload, project roadmap, multi-project view, subtasks, dependencies, milestones, and more.

Your browser does not support the video tag. 🙁

Join 500,000+ Planyway users to manage projects with ease!

Calendar Power-Up (by Trello)

The Calendar Power-Up is a minimalistic tool that is used to visualize your board as a calendar. Even though it has quite limited functionality, Calendar Power-Up could be a fit for you if all you’re looking for is a simple calendar with the Week and Month view modes.

This Power-Up also lets you export a board’s calendar to third-party calendars via the iCal link supported by most calendars, including Google Calendar. The main drawback of this integration is that it’s one-way which means the calendars aren’t synced back and forth.

Another thing to keep in mind is that changes made in Trello won’t instantly update Google Calendar when the iCal feed is used. Usually, it happens twice or even once a day. So, if it’s not a good fit for you, look for alternatives.

Google Sync Trello Calendar

Cronofy

Unlike Planyway or Trello Calendar, which work primarily as a calendar, the main goal of the Cronofy app is to export your Trello board to an existing сalendar.

Cronofy lets you change the card’s due date and description right in the Google Calendar. Still, to create a new event, you have to switch back to Trello.

Google Sync Cronofy

Zapier

Automation platforms like Zapier help you set up customizable integration between different solutions. And Zapier is one of those that allow you to integrate Trello and Google Calendar. The tool may seem a bit tricky at first, and you may need some time to figure out how it works.

You have to keep in mind that Zapier doesn’t support two-way synchronization and doesn’t sync changes you make with existing cards. For each change, you should create a special workflow.

Google Sync Zapier

Zoho Flow

Zoho Flow is another integration platform that serves to connect your apps with others without any code. The tool lets you build certain workflows by setting triggers, adding actions, and using Delays and Decisions. Even though the tool has lots of possible scenarios, you may find it very complicated to use.

Google Sync Zoho Follow

Automate.io

Automate.io is one more platform to set up the integration but compared with its competitors it is very straightforward and easy to use. They even have a power-up so that you may start without leaving Trello. All you need to do is just choose the triggers and actions from the list and click the Let’s integrate button.

Google Sync Automate.io

Final thoughts

While all of these apps may solve the problem of integration between Trello and Google Calendar, they all do it in different ways. Think carefully about your current needs to make the right choice. Is one-way sync is good enough for you or a 2-way sync will be a much better option? Also, if you’re looking for better visualization in Trello and more project management features, it might make sense to experiments with suggested calendar apps like Planyway, so you can kill two birds with one stone.

Интегрировать Trello с Google Calendar через ifttt?

Здравствуйте) Как правильно в ifttt интегрировать trello доску с google календарём, чтобы в календаре событие формировалось с такими же параметрами времени и даты, как и в trello?
5 августа была создана карточка с датой на 8 августа, но в гугл календаре она внеслась в 5 августа. Ну а нужно 8 августа. Не передаётся дата:
62ed043ea1d95443005532.png
62ed044aad1f1145821414.png
Нашёл в интеграции перечисление Action fields
62ed04a08fb69433652247.png
Но то ли это, что с этим делать, куда вставлять? Как передавать регулярные изменения с датами в карточках из Трелло в Гугл календарь?

Интеграция трелло с гугл календарём напрямую не синхронизируется после первого раза. Может есть ещё бесплатные способы интеграции для передачи из трелло в гугл календарь более 100 событий в месяц?

Календарь в Трелло

Календарь — важный инструмент, который позволяет визуализировать карточки по датам, что дает возможность наглядно видеть дедлайны и большие скопления задач.

На самом деле, функция Календаря доступна для любой Трелло доски, как для Бесплатной версии, так и для Бизнес-аккаунта. Все что необходимо — просто активировать Календарь в списке Улучшений.

Это справедливо, если вы не используете другие Улучшение на своей Трелло-доске, так как в бесплатной версии доступно лишь 1 улучшение.

Несколько простых кейсов, где можно использовать Календарь:

  • Создание контент-плана
  • Ведение лидов (замена CRM для небольших отделов продаж)
  • Управление дедлайнами проекта
  • Ведение ежемесячного плана питания
  • Планирование отдыха
  • Отслеживание личных целей
  • Планирование свадьбы и других мероприятий

Неплохо, да? Казалось бы, такой простой инструмент, но его можно использовать совершенно по-разному.

Как включить Календарь в Трелло?

Чтобы включить Календарь, необходимо в Меню (в правом сайдбаре) выбрать раздел Улучшения, в поиске вписать calendar и нажать кнопку Добавить.

календарь в трелло

Теперь на вашей доске появится иконка переключения с обычного режима в режим визуализации Календаря.

календарь на доске трелло

При нажатии на иконку Календарь вы сможете увидеть визуальное представление всех месячных задач, также там доступно переключение на Еженедельный режим.

Если вы не видите никаких задач или их меньше, чем на доске, то необходимо добавить Сроки по каждой карточке.

изменение сроков

Как только вы добавите сроки и дедлайны для всех важных карточек, то можно перейти в улучшение и посмотреть, как это будет выглядеть.

визуальный календарь в трелло

Помимо наглядности и удобства такого формата отображения задач, вы также можете очень быстро менять сроки выполнения задач — достаточно просто перетащить карточку с текущего дня на любой другой.

Синхронизация с Гугл календарем

У календаря в Трелло есть простая возможность синхронизации с вашим личным Гугл-календарем.

Для начала нужно перейти в настройки Трелло Календаря и нажать «Включить синхронизацию», вы получите ссылку на ленту календаря Трелло.

Календарь в Трелло

Копируем ссылку календаря и идем в Гугл Календарь. Открываем Настройки Добавить календарь Добавить по URL.

Календарь в Трелло

Вставляем ранее полученную ссылку и нажимаем Добавить Календарь. Если все сделано правильно, то вы увидите задачи из трелло в Гугл Календаре.

Есть один нюанс: Google календарь обновляет информацию по этой ссылке 1-2 раза в день, поэтому при изменении сроков задач в Трелло вы не сразу увидите изменения в Гугл календаре.

10 комментариев к “Календарь в Трелло”

Для удобства имя я писал на английском Trello, а фамилию на русском Трелло — экономит время на переключении раскладки при выборе контактов.

В трелло есть нативный способ синхронизации с любым календарем через ленту iCalendar. Если нужна мгновенная синхронизация, то использую Trello + IFTTT Артём, именно с Гугл календарём есть одна серьёзная неприятность: он не обновляет импортированные ics файлы (стандарт iCalendar). То есть прицепить-то вы их можете, но данные на строне гугл календаря не будут актуализироваться. Смешно, нелепо — но Гугл не лечит эту проблему уже лет пять. Хотите — проверьте. И стандарт iCalendar не поддерживает рекурренты — это его системный минус. Вообще-то возможности Planyway намного больше, чем связь с внешними календарями — это ради справедливости. Поэтому судить о назначении, удобстве и ценности приложения на основании статьи я бы не стал.

Planyway — инструмент для интеграции Google Calendar и Trello, разработанный томской компанией Rubius. С помощью сервиса можно устанавливать сроки для выполнения задач на досках в Trello — выбранные карточки появятся в календаре от Google.

Всё прекрасно синхронизируется. Причём не нужно ждать обновлений 1-2 раза в день.

вот чорд, у меня не синхронизируется, хотя я все описанное сделала. Что я делаю не так?!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.