Как предоставить доступ к гугл документу с возможностью редактирования

Как открыть общий доступ к документу Google

wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 12 человек(а).

Количество просмотров этой статьи: 15 785.

Google Диск упрощает совместное использование документов и файлов. Файл можно сделать общедоступным, чтобы любой пользователь мог получить доступ к нему через ссылку. Эту ссылку можно сообщить любому человеку или общедоступный файл может найти любой пользователь. Открыть общий доступ к файлу довольно просто.

Как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске

С файлами и папками, которые хранятся на Google Диске, можно работать вместе с другими пользователями.

Шаг 1. Выберите объекты

Как предоставить доступ к одному файлу

Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации на компьютере.
Выберите нужный файл.
Нажмите «Настройки доступа» или «Открыть доступ» .

На компьютере откройте страницу drive.google.com.
Выберите файлы, удерживая клавишу Shift.
В правом верхнем углу экрана нажмите на значок «Открыть доступ» .

Настройки доступа к формам Google отличаются от настроек для других типов файлов.

Шаг 2. Выберите аудиторию

Как предоставить доступ отдельным пользователям или группам

Выберите нужный файл.
Выберите Настройки доступа или нажмите на значок «Открыть доступ к объекту» .
Введите адрес электронной почты пользователя, которому вы хотите предоставить доступ.
Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
Укажите, следует ли оповещать пользователей о том, что они получили доступ.
- Если вы хотите сообщить пользователям о том, что им предоставлен доступ, установите флажок «Уведомить пользователей». Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
- Если вы не хотите никого оповещать, снимите этот флажок.
Выберите Отправить или Открыть доступ.

Вы можете открыть общий доступ к файлу или предоставить его только выбранным вами пользователям. Если установить доступ для всех, у кого есть ссылка, то ограничения, заданные для папки, не будут распространяться на файл.

Выберите нужный файл.
Выберите Настройки доступа или нажмите на значок «Открыть доступ к объекту» .
В разделе «Общий доступ» нажмите на стрелку вниз .
Укажите, кому разрешен доступ к файлу.

Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
- Подробнее о правах доступа…
Нажмите Готово.

Выберите нужный файл.
Выберите Настройки доступа или нажмите на значок «Открыть доступ к объекту» .
В разделе «Общий доступ» нажмите на стрелку вниз .
Выберите Все, у кого есть ссылка.
Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
Нажмите Копировать ссылку.
Нажмите Готово.
Вставьте ссылку в письмо или передайте ее нужным пользователям другим способом.

Когда люди, не вошедшие в аккаунт Google, просматривают файл одновременно с вами, вместо их фото профиля отображаются значки с изображением различных животных Подробнее о значках для анонимных пользователей …

Совместная работа над файлом с большим числом пользователей

Файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях можно одновременно открыть для редактирования на сотне вкладок или устройств, но не более. Если это ограничение будет превышено, то работать с файлом смогут только его владелец и некоторые пользователи с разрешением на редактирование.

Чтобы привлечь к работе широкую аудиторию, можно выполнить описанные ниже действия.

Опубликуйте файл

Чтобы одновременно просматривать файл могли несколько пользователей, опубликуйте его и создайте ссылку для доступа к нему. Вы можете предоставить права на редактирование пользователям, которым нужно изменять или комментировать контент. Подробнее о том, как опубликовать документ, таблицу, презентацию или форму Google…
Настройки аккаунта определяют, кому будет виден опубликованный файл: всем в интернете, всем в вашей организации или только некоторым пользователям. Следите за тем, чтобы случайно не раскрыть личную или конфиденциальную информацию.
- Важно! Если у вас рабочий или учебный аккаунт, ваш администратор может ограничить круг пользователей, которым разрешено просматривать опубликованные файлы. Если вы администратор, узнайте, как управлять разрешениями на публикацию документов в интернете.
Создайте сайт на платформе Google
- Если вы опасаетесь, что ваш сайт может привлечь слишком большой трафик, советуем сначала опубликовать файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях, а потом добавить его URL на свою страницу в Google Сайтах. Подробнее о процедуре публикации…
Используйте Google Формы
- Если вам необходимо собрать много данных, создайте форму Google. Отправленные с ее помощью ответы будут добавляться в таблицу Google. Предоставьте доступ к таблице только тем, кто будет обрабатывать ответы. Если нужно показать ответы более чем 100 пользователям, опубликуйте таблицу и откройте к ней доступ по ссылке. Подробнее о процедуре публикации…
Что делать, если возникают проблемы с документом, который доступен большому количеству пользователей

Если при работе с документом возникают сбои или он недостаточно быстро обновляется, попробуйте устранить неполадки следующими способами:
- Вместо того чтобы разрешать пользователям комментировать контент документа или таблицы, создайте форму Google для сбора данных. Подробнее о том, как создать форму Google…
- При создании копии документа не включайте в нее закрытые обсуждения и уже рассмотренные советы. Подробнее о том, как скопировать файл…
- Удалите устаревшую информацию или перенесите ее в отдельный документ.
- Попросите читателей не оставлять документ открытым, когда он им не нужен.
- Сохраните в опубликованном документе только самую важную информацию. Файлы, в которых меньше данных, загружаются быстрее.
- Ограничьте количество пользователей, которым разрешено редактировать документ.
- Если сведения собираются из нескольких документов, создайте новый файл, который вы будете предоставлять большому числу людей только для просмотра.
Настройка прав доступа

При настройке доступа вы предоставляете пользователям определенные права.
- Читатель может открывать файл, но не вправе редактировать его или делиться им с кем-либо ещё.
- Комментатор может оставлять комментарии и предлагать изменения, но не вправе редактировать файл или делиться им с кем-то ещё.
- Редактор может вносить исправления в файл, принимать и отклонять предложенные правки, а также изменять настройки доступа.
Вы можете предоставить возможность работать с файлом любым пользователям. Настройки доступа зависят от того, какой аккаунт Google вы используете: корпоративный, учебный или личный.

Совместная работа с документами Google

Бесплатный сервис облачного хранилища Гугл.Диск позволяет хранить в Интернете до 15 гигабайтов ваших файлов. При этом, при желании вы можете поделиться каждым из них с кем угодно. Более того, Гугл.Диск позволяет работать с документами, имея свой собственный набор приложений для работы с текстом, электронными таблицами и презентациями.

Открытие доступа к файлам и документам

Работать с офисными документами можно как самостоятельно, так и совместно с другими пользователями. Для этого, после создания нового документа, будь то текст, таблица или презентация, необходимо добавить доступ другим пользователям, кликнув по кнопке «Настройка доступа», и указать какие именно действия они смогут выполнять с вашими файлами. Так есть возможность открыть доступ конкретным людям только для просмотра содержимого, то есть для чтения, для просмотра с возможностью оставлять комментарии или же для последующего редактирования.

Просто введите список электронных адресов для пользователей, которым будет предоставлен доступ и из выпадающего списка выберете уровень доступа.

Чуть выше есть кнопка «Включить доступ по ссылке», после чего можно настроить опцию, выбрав действия, которые будут доступны всем обладателям ссылки на ваш документ. Плюсом данного способа является отсутствие необходимости вручную добавлять каждого конкретного участника, однако минус очевиден – любой случайно попавший на страницу, также получит к ней доступ.

Впрочем, иногда бывает удобно сделать документ публичным, открыв доступ по ссылке только для чтения, а затем дополнительно указать список email адресов для тех, кто будет работать над редактированием файла.

Нажав по ссылке «Расширенные», можно увидеть список пользователей, которым в настоящий момент уже открыт доступ к документу, а также какими именно правами эти пользователи обладают. Здесь же владелец документа может поменять права любому участнику, добавить или удалить пользователя.

Предоставив доступ новым участникам, каждый из них получит соответствующее уведомление на электронную почту и сможет перейти по ссылке к новому файлу. Кроме того, каждый будет иметь доступ ко всем файлам, которыми с ним поделились, на вкладке Google Диска – «Доступные мне». При необходимости можно добавить общий файл в любой раздел своего Хранилища, чтобы не выискивать желаемый документ в «Доступных мне», когда их там уже достаточно много.

Совместное редактирование документов

При совместной работе с документом в режиме онлайн всегда можно видеть иконки пользователей, одновременно работающих с файлом, а также есть возможность устроить обсуждение документа, нажав на кнопку чата. Кроме того, можно оставлять комментарии, причем после добавления комментария любым участником, иконка с пометкой будет отображаться на полях до тех пор, пока не будет отмечена как решенная. При этом список всех комментариев к документу всегда можно посмотреть, нажав на соответствующую кнопку «Комментарии».

Помимо иконок в верху экрана действия каждого участника над документом также отображаются в реальном времени. Можно увидеть где именно находится курсор того или иного пользователя, а также те действия, что он производит – ввод или удаление текста, редактирование и многое другое. Рядом с курсором каждого коллеги отображается его имя.

Те пользователи, которые не имеют прав на редактирование, но могут комментировать документ, могут оставить пожелания по изменениям в документе – они будут оформлены в виде комментариев. Обладатели прав на редактирование могут принять правку или отклонить ее.

Список активных действий над файлом можно посмотреть в его свойствах, выделив документ в Гугл Диске и кликнув на соответствующую пиктограмму. Во вкладке статистика будет информация по действиям участников.

Таким образом можно совместно работать с текстами, таблицами и презентациями. Всё в реальном времени, быстро и удобно. А главное, работать с документами можно с самых разных устройств.

Как создать Гугл Таблицу с общим доступом и открыть ее для других?

BY

Как создать Гугл Таблицу с общим доступом, чтобы другие пользователи могли читать или вносить изменения? Ответ на этот вопрос должен знать каждый – обязательно пригодится!

С чего начать?

Если вы много работаете с документами, логично будет разобраться, как открыть доступ к Гугл Таблице для других пользователей. Очень удобная функция, позволяющая вместе работать над важными данными. А если не хотите разрешать редактировать цифры и текст, можно просто открыть режим просмотра! В общем, пора узнать поподробнее.

В Документах существует специальная функция – вам не придется хитрить, скачивать файл и отправлять его другим людям. Можно работать вместе в электронном виде, через веб-пространство. Аналогичная опция есть и в мобильной версии. Готовы разобраться, как сделать Гугл Таблицу доступной для редактирования другими пользователями? Как сделать общим Яндекс Диск для скачивания, прочитай в источнике.

Вы можете работать с этой опцией через интерфейс открытого документа или через меню вашего Диска. Вы же в курсе, что все сохраняемые файлы автоматически попадают именно в облачное хранилище?

Важно: предварительно убедитесь, что вы дали файлу имя – без названия получить доступ к опции не получится.
- Если открываете документ, кнопка «Настройка доступа Гугл Таблицы» находится на верхней панели справа (зеленый значок, не перепутаете)
- Если работаете через интерфейс Диска, нужно выделить файл щелчком мышки и найти на верхней панели иконку в виде человечка со знаком «+»
Какой бы вариант вы ни выбрали, дальнейшие действия будут полностью совпадать. Возможность выбора дана, чтобы вы могли в любой момент получить доступ к нужной опции – не переключаясь между файлами!

Как только вы нажмете на нужную кнопку, увидите два блока. О каждом поговорим отдельно.

Предоставление доступа

Первый блок – это ответ на вопрос, как сделать Гугл Таблицу для общего доступа и настроить совместный доступ. Здесь все очень легко, в открывшееся поле нужно вручную добавить адреса электронной почты пользователей, с которыми вы планируете работать над документом. Также можно добавлять предварительно сформированные группы.
- Просто внесите электронный адрес в открывшееся поле;
- Как только система найдет человека с таким почтовым ящиком, появится новое окно;
- Здесь вы можете поставить/снять галочку параметра «Уведомить о подключении к документу» ;
- Можно добавить сопроводительное сообщение в поле, которое находится чуть ниже;
- Выберите права, которыми будет наделен пользователь/группа людей;
- Как только вы будете готовы, жмите на значок «Отправить»
Вот как открыть доступ к Гугл Таблице другому пользователю! Теперь человек может присоединиться к работе над документом.

Случайно объединили ячейки и необходимо их разделить? В этом вам поможет наша инструкция по ссылке

Несколько слов стоит сказать о правах доступа. Вы можете выбрать один из следующих вариантов:
- Читатель. Можно открыть файл, но нельзя его менять или делиться данными с другими людьми.
- Редактор. Доступна возможность редактирования данных, также можно принимать/отклонять правки и менять настройки доступа к Гугл Таблицам.
- Комментатор. Можно комментировать данные и предлагать внесение изменений, но опция редактирования и возможность поделиться файлом отсутствуют.
Не так уж и сложно понять, как открыть доступ к редактированию Гугл Таблицы или оставить документ исключительно в режиме просмотра. Внимательно подходите к этому вопросу, чтобы случайно не дать больше прав, чем вы собирались изначально.

Копирование ссылки

Второй блок, который вы увидите – вторая часть ответа на вопрос, как дать доступ к Гугл Таблице. Теперь мы будем работать с помощью ссылки, вводить адреса электронной почты больше не нужно.

Вам доступно два параметра.

1. Доступ ограничен . Открывать документ смогут только пользователи, которых вы добавите вручную.

Как это работает? Вы копируете и отправляете ссылку нужному человеку – как только он перейдет по ней, на ваш почтовый ящик поступит письмо с запросом.

В этом запросе вы можете разрешить/отклонить доступ и сразу назначить права (читатель, редактор или комментатор). Подтверждать придется каждого нового пользователя вручную!

2. Доступные пользователи, у которых есть ссылка.

Вот как сделать Гугл Таблицу доступной для всех – просто скопируйте ссылку и отправьте ее, кому считаете нужным. Просматривать данные смогут все, кто перейдет по этому адресу, дополнительное подтверждение не требуется.

Вам нужно лишь выбрать права (читатель, комментатор или редактор) – соответствующее меню вы увидите справа. Вот и все!

Если ваш друг или коллега интересуется, как получить доступ к Гугл Таблице для совместной работы – вы уже знаете, что сделать и сказать! Скорее оцените функцию на практике, она невероятно удобна.
Похожие публикации: