Форматирование таблицы Google
Если вам приходится часто выполнять действия в таблицах Google, заполняя их, отыскивая одинаковые значения, а также стараясь обнаружить допущенные ошибки, вы точно знаете, что такая работа вызывает быстрое утомление. Ещё приходится напрягать зрение, концентрировать своё внимание, поэтому совсем неудивительно, что в конце рабочего дня многие сотрудники могут испытывать головные боли. К тому же такая однообразная работа провоцирует непреднамеренное допущение ошибок, наличие которых впоследствии, безусловно, негативно отражается на общем отчёте и, соответственно, на результативности труда.
Если вам нужно обрабатывать большие объёмы данных, введённых в таблицы, рекомендуется воспользоваться теми дополнительными возможностями, которые предоставили пользователям разработчики таблицы Google. В частности, достаточно быстро и безошибочно удаётся обработать информацию, если настроить форматирование ячейки по заданному образцу.
Правила настройки форматирования
Если вы правильно осуществите условное форматирование, распространяющееся на конкретные ячейки в строках или столбцах таблицы Гугл, при введении определённых значений задействованные вами ячейки будут мгновенно изменять цвет шрифта текстового сопровождения, а также основной фон. Безусловно, при таком подходе осуществлять визуальный контроль за введённой текстовой, числовой информацией будет гораздо проще. Вам останется обратить внимание только на проблемные ячейки, проверить только в них корректность введённых данных.
Многие пользователи наслышаны о таких возможностях таблицы Google, но, к сожалению, самостоятельно разобраться в том, как закрепить формат, объединить строку по образцу, не могут. Мы готовы презентовать вам алгоритм, следуя которому даже новичку будет несложно разобраться в том, как выполняются самые распространённые операции в таблицах Google.
Алгоритм внесения изменений
Итак, прежде чем приступить к кардинальным изменениям, возникающим в ячейках автоматически, следует позаботиться о создании самой таблицы, формировании столбиков и строчек в нужном количестве. Часто случается так, что приходится некоторые ячейки объединить, а уже после этого в них вносить необходимые данные. Если перед вами возникла такая задача, рекомендуем вам выделить две или более ячеек, подлежащих обязательному объединению, а после этого на панели инструментов найти значок операции «Объединить ячейки». Можно сразу просто кликнуть по нему, выделенное вами пространство сразу объединится в одно большое целое поле. Можно навести курсор мыши на этот значок, затем воспользоваться выпадающим списком, в котором будут прописаны несколько вариантов объединений. Вам остаётся выбрать максимально приемлемый способ для вас. При ошибочном выборе варианта всегда всё можно исправить, воспользовавшись предложением «Отменить объединение ячеек».
Объединение ячеек в таблице Google
После того как таблица создана, вы убедились в наличии всех важных столбцов и строк, благодаря которым удастся вам вносить все важные данные, можно переходить к следующему этапу, предполагающему условное форматирование части табличной формы.
Выделенное вами пространство может автоматически изменять некоторые параметры, на которые именно вы укажете. Рекомендуем вам выделить ячейку, на которую вы желаете распространить условный формат. Далее, кликните по параметру меню «Формат», в открывшемся подменю перейдите на строку «Условное форматирование». С правой стороны таблицы Google возникнет дополнительное окно, требующее введение правил желаемого вами условного форматирования.
Правила условного форматирования в таблице Google
В строке «Применить к диапазону» должен быть прописан своеобразный адрес редактируемой вами ячейки или целый диапазон, включая полностью всю строку или весь столбец. В следующей строке вам нужно будет выбрать условие, при выполнении которого таблица Google должна будет отреагировать и выполнить автоматически все последующие изменения. Если вы желаете, чтобы ячейка окрашивалась в определённые цвета при введении какого-то слова, выберите «Текст содержит», «Текст в точности» или прочие сходные варианты. Если для вас важен числовой показатель, тогда выбор вам нужно остановить на вариантах «Больше», «Меньше» или им подобных. В разделе «Форматирование ячеек» каждый пользователь сможет подобрать для себя самое подходящее условие, вплоть до создания конкретной формулы, по результатам выполнения которой будет осуществляться форматирование.
В нижней части этого раздела расположена та часть, что конкретно будет изменять цвет шрифта или основного фона, на который именно вы укажете. Кстати, можно задать условное форматирование не только с одним условием, а сразу с несколькими. Чтобы достичь этого, вам нужно заполнить все поля первого правила, а затем внизу кликнуть по строке «Добавить правило». В этом случае появится аналогичное окно, которое вам будет необходимо вновь заполнить. Теперь ячейка будет проверять в автоматическом режиме выполнение не одного, а сразу обоих правил, реагируя цветовыми изменениями в порядке очерёдности.
Закрепление строк
Условное форматирование позволяет вам концентрировать внимание на ограниченном пространстве, которое автоматически выделилось настораживающим цветовым оттенком. Однако часто таблицы, с которыми приходится работать, содержат огромное количество строк или столбцов. Приходится прокручивать ползунок, чтобы хотя бы визуально просмотреть всю таблицу. Проделывая такие манипуляции, пользователи замечают, что анализировать данные становится неудобно, «шапка» самой таблицы оказывается уже невидимой, поскольку на экране отображается концовка табличной формы.
Чтобы устранить такие неудобства, можно просто закрепить определённую строку. В частности, выделите строку, следующую сразу за табличной «шапкой», после этого наведите мышку на параметр меню «Вид» и выберите «Закрепить». Вы мгновенно обнаружите, как на границе двух строк, которые вы выделяли, появится жирная разделительная полоса. Попробуйте теперь прокрутить ползунок. Вы обнаружите, как вся таблица легко прокручивается, но её верхняя часть остаётся неподвижной. Точно так же можно закрепить в таблицах Гугл и нужные столбцы. Кстати, существует возможность закрепить одновременно и строки, и столбцы, что благоприятствует повышению уровня комфорта работы с таблицами Гугл.
Закрепление строк в таблице Google
Итак, работать с табличными формами Google не только легко, но и весьма интересно и увлекательно. Чтобы результативность работы повышалась, важно досконально изучить алгоритм выполнения основных операций. Для этого полезно ознакомиться с нашими рекомендациями, опираясь на которые вам будет легко понять, как быстро объединить ячейки, как назначить им формат, как их закрепить.
Как изменить формат ячеек в гугл таблице?
При обработке данных в гугл таблицы нередко требуется изменить формат ячейки на более удобный для данного типа информации. С выполнением этого действия часто возникают трудности, поэтому давайте рассмотрим пошаговую инструкцию, как это сделать.
Первый шаг. Создадим таблицу в гугл таблице, состоящую из одного столбца. В этой таблице занесем данные в формате 01.01.2019, 01.02.2019 и т.д. Мы хотим поменять форма данных дат на следующий: январь 19, март 19 и т.д.
Второй шаг. Выделим диапазон ячеек с датами (с ячейки «А2» по «А7»). После обратим свое внимание на верхнюю панель настроек, где среди вкладок найдем надпись: «Данные», где сверху находим строчку «Числа» и нажимаем на неё. В результате на экране появится еще одно меню, в котором будет представлены стандартные форматы для значений, а также возможность создать нужный вам формат. Изначально формата январь 19 в гугл таблицах нет, поэтому в этом меню мы находим строку «Другие форматы» и нажимаем на строчку «Другие форматы даты и времени».
Третий шаг. На экране появиться конструктор форматов даты и времени. В нем сверху есть небольшое окошко, в котором вы пишите нужный формат. Давайте разберемся, как это делается, вы ставите вовнутрь его курсор, стираете всю информацию, а после нажимать на галочку справа, чтобы в появившемся меню выбирать нужные форматы времени и даты. Также вы можете ставить пробелы между форматами, чтобы они визуально были раздельно. В итоге я создал формат: месяц (август) Год (30). И нажал применить.
Стандартные форматы данных в Excel и Google таблицах
Довольно часто, пользователи путают понятия «тип данных» и «формат ячеек». Эти понятия взаимосвязаны, но все же разные.
Тип данных – характеризует информацию, хранящуюся в ячейке.
Формат данных – отвечает за отображение символов в ячейке.
В этой статье мы разберем подробнее разницу этих понятий, рассмотрим стандартные варианты форматирования данных, а также покажем, как создать собственный формат.
Скачать файлы из этой статьи
Обзорное видео о работе с форматами данных в Excel и Google таблицах смотрите ниже. Приятного просмотра!
Тип данных в Excel и Google таблицах
Основными типами хранения данных в Excel и Google таблицах являются: текст и число.
Тип данных позволяет табличным редакторам определить, каким образом обрабатывать данные хранящиеся в ячейке.
«Текст» состоит из символьных данных и не участвует в математических вычислениях. Используется, например, для ввода заголовков таблиц.
Тип данных «Число» используется непосредственно для вычислений. Именно с этим типом данных табличные редакторы предпринимают различные математические операции (складывают их, вычитают, умножают и тд).
Формат данных в Excel и Google таблицах
Формат ячеек отвечает за то, как данные будут отображаться в ячейке. Благодаря формату, мы можем представить данные в удобной и простой форме.
На картинке ниже отчетливо видна разница понятий «Тип данных» и «Формат данных».
Текстовый формат данных в Excel
Чтобы ввести символьное выражение, необходимо указать общий или текстовый формат для ячейки. Возможно, Вы сталкивались с ситуациями, когда числа в файле представлены в текстовом формате и Вы не можете работать с ними как с полноценными числами. Сортировка с такими «текстовыми числами» некорректна, арифметические операции не выполняются. Обычно, эти ячейки отмечены зеленым индикатором. Преобразовать текст в число достаточно просто.
Выделите все ячейки, содержащие данные, щелкните на всплывающий желтый значок с восклицательным знаком и выберите команду «Преобразовать в число». После этих действий, все числа в выделенном диапазоне будут преобразованы в полноценные и с ними можно продолжить работу.
Текстовый формат данных в Google таблицах
В Google таблицах с текстовым форматом чисел дела обстоят немного сложнее. Здесь нет индикаторов, которые будут нам подсказывать, что числа в таблице имеют текстовый формат. Мы просто столкнемся с невозможностью проведения арифметических операций с такими псевдо-числами. С виду – простое число с разделением разрядов, но если обратить внимание на строку формул, то можно заметить, что это число имеет пробел.
Формат отображается в ячейке, а истинное значение – в строке формул. Число не может содержать в себе пробел, а текст – может. Поэтому, если мы уберем все пробелы в текстовых данных, то получим полноценные числа, с которыми можно продолжать работу.
Удалили лишние пробелы и псевдо-числа преобразовались в полноценные.
Числовой формат данных
Excel и Google таблицы все же в большей степени предназначены для обработки чисел, поэтому важную роль здесь играет правильная настройка их формата.
С точки зрения табличного редактора цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, что они обозначают – номер дома, цену товара, фрагмент заголовка и так далее. В разных ситуациях число должно отображаться и обрабатываться по-разному.
Стандартные форматы данных в Excel
Excel поддерживает следующие форматы:
Общий – назначается автоматически, в том случае если не указывается формат специально.
Числовой – расширенный способ представления чисел. Можно задать количество знаков после запятой или добавить разделитель групп разрядов.
Денежный формат используют для ввода различных денежных величин. По умолчанию число округляется до двух знаков после запятой (то есть до копеек), но это количество знаков можно изменять. В конце значения указывается валюта. Символ валюты можно задавать самостоятельно.
Финансовый – такой же формат, что и денежный, но данные в столбцах выравниваются по разделителю целой и дробной части.
Формат Дата – используется для ввода даты или даты и времени.
Формат Время – предназначен для ввода времени или даты и времени.
При использовании процентного формата значение ячейки, умножается на 100 с символом % в конце.
Дробный формат позволяет отобразить рациональные дроби с числителем и знаменателем.
Экспоненциальный формат – отображает число в экспоненциальном представлении, используется для записи очень больших или очень малых чисел.
Текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются, вне зависимости от их содержания.
Дополнительный формат включает в себя несколько видов данных: почтовый индекс, номер телефона и табельный номер.
Стандартный формат данных в Google таблицах
В Google таблицах стандартные форматы очень схожи с Excel. Числовой формат, валютный, финансовый, дата и время, процентный формат, экспоненциальный, текстовый. Все остальные форматы – производные от основных.
Главное о формате данных в Excel и Google таблицах
Главное, что нужно помнить о форматах, — это то, что формат не равен содержанию ячейки. Или, другими словами, внешнее отображение данных не обязательно отражает эти данные.
Можно видеть в ячейке 0, но на самом деле там 0,25 и установлен формат с округлением, или мы видим в ячейке отрицательное число, а на самом деле там положительное. Истинное значение всегда можно увидеть в строке формул. Ячейка может выглядеть пустой, а на самом деле в ней будут находиться данные.
Пользовательский формат данных в Excel
И в Excel и в Google таблицах существует так называемый «Заказной формат», то есть формат, который мы можем настроить самостоятельно. В программе Excel в разделе «все форматы» содержатся интересные уже готовые пользовательские форматы. В строке тип мы можем вручную записать нужный нам формат используя предназначенные для этого символы.
Возможно, Вы увидели сложность в том, чтобы прописывать форматы для данных вручную, потому что совсем не ориентируетесь какой формат в каком виде представит информацию. Поэтому мы подготовили шпаргалку по форматам. Внимательно просмотрите эту шпаргалку, она показывает, как выглядит Ваше исходное значение, и что с ним произойдет после применения какого-то определенного форматирования.
Большинство числовых форматов применяются непосредственно к ячейке, однако Вы можете также применять числовые форматы внутри формулы с помощью функции ТЕКСТ().
Ниже, приведены основные правила создания пользовательского формата.
Символ, какую опцию он выполняет, примеры «ДО» и «ПОСЛЕ» и какой формат был применен к ячейке.
Например, 0 отвечает за обязательное отображение незначащих нулей, запятая – разделяет целую и дробную части, пробел – разделяет разряды, а в квадратных скобках задается цвет шрифта.
Чтобы добавить к формату цвет, нужно указать его название в квадратных скобках в начале формата. Например, [Черный], [Красный], [Синий].
Больше цветов доступно в цветовой кодировке (см.ниже). Для этого, вместо названия цвета, указываем его номер, например [Цвет1], [Цвет2], [Цвет3].
Пользовательский числовой формат в Excel: [ЦветX] 0″ ◉» , где X — число между 1-56:
Пользовательский формат данных в Google таблицах
Настроить пользовательский формат в Google таблицах можно в разделе «Формат» — «Числа» — «Другие форматы».
Аналогичную шпаргалку с востребованными пользовательскими форматами, основными правилами создания формата, а также цветовой кодировкой мы подготовили и для пользователей Google таблиц.
Примеры пользовательских форматов данных в Google таблицах
Основные правила создания пользовательского формата в Google таблицах
Цветовая кодировка для пользовательского формата в Google таблицах
Заключение
Теперь, у Вас есть шпаргалки по созданию пользовательского формата. Смотрите примеры и создавайте нужные Вам форматы. Добавление пользовательских форматов в Excel или Google таблицах — несложная процедура, с которой можно справиться самостоятельно. Для экономии времени и упрощения задачи рекомендуем пользоваться предоставленными шпаргалками.
Изучите работу в программе Excel на наших курсах: бесплатные онлайн-курсы по Excel
Пройдите бесплатный тест на нашем сайте, чтобы объективно оценить свой уровень владения инструментами и функциями программы Excel: пройти тест
Как изменить и создать пользовательский числовой формат в Google Sheets
Хамош Патхак
По умолчанию Google Sheets не форматирует номера. Если вы используете веб-приложение для целей бухгалтерского учета или составления бюджета, это затрудняет чтение цифр. К счастью, вы можете легко изменить формат чисел и создавать собственные форматы в Google Sheets.
Как изменить формат чисел в Google Sheets
Мы рассмотрим это руководство на примере. Допустим, вы создаете инвентарный лист для конкретной продажи. У вас может быть список товаров, количество, стоимость и общая стоимость в их собственных столбцах.
Вот таблица, с которой мы будем работать.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Как видите, цифры не всегда легко читаются. Там нет запятых или десятичных точек, что затрудняет чтение больших чисел (миллион цифра будет еще сложнее).
Вы можете изменить форматирование номера с помощью меню Формат. Сначала выберите диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
Далее перейдите в «Формат»> «Число». Здесь вы увидите различные форматы, такие как Число, Процент, Научный, Бухгалтерский, Финансовый, Валюта и Округленная валюта.
Числовой формат является наиболее простым вариантом. Вы также можете выбрать «Финансовый» или «Валютный», если хотите добавить знак валюты к числам.
Если вы хотите удалить все форматирование, вы можете выбрать опцию «Обычный текст».
После того, как вы выбрали новый числовой формат, выбранные ячейки на листе будут мгновенно обновлены.
Как создать пользовательский формат чисел в Google Sheets
Хорошо, что Google Sheets предоставляет несколько вариантов форматирования чисел, но они весьма ограничены. Например, что если вы хотите отобразить число с запятыми и знаком доллара, но не включать десятичную точку?
Вы можете создать свой собственный числовой формат довольно легко (он также работает для форматов даты и времени).
Начните с выбора ячеек, которые вы хотите отформатировать.
Затем на панели задач в верхней части экрана выберите «Формат»> «Число»> «Другие форматы»> «Пользовательский формат номера».
Здесь прокрутите вниз, чтобы увидеть все доступные числовые форматы, которые уже созданы для вас. Вы заметите, что список разделен на две колонки. Правый столбец показывает, как выглядит числовой формат, а левый столбец показывает синтаксис для отображения формата.
Это может выглядеть ошеломляюще, но, поскольку мы просто меняем формат чисел, вам не нужно иметь дело с большинством параметров синтаксиса.
Единственный синтаксис, который вам нужно знать, это символ Hash (#). Он занимает место цифры. Все остальное (например, десятичные точки, знаки доллара и нули) остается неизменным.
Так, например, если вы хотите отформатировать длинные числа как «$ 1 000 000», вы должны ввести синтаксис «$ #, ## 0,00». Если вы не хотите включать десятичные точки, просто введите «$ #, ##» и нажмите кнопку «Применить».
Номер будет обновлен мгновенно.
Вы найдете недавно созданные пользовательские форматы чисел в нижней части подменю «Формат> Число», что упрощает повторное использование.
Новое в Google Sheets? Узнайте все листы в нашем руководстве для начинающих по Google Sheets.
СВЯЗАННЫЕ С: Руководство для начинающих по Google Sheets
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)