Компьютерная грамотность с Надеждой
Заполняем пробелы — расширяем горизонты!
Как вставить таблицу в Google документ и как убрать границы таблицы
Чтобы пользоваться Google Документами бесплатно, нужно иметь аккаунт, то есть, нужно иметь Гугл почту.
Вставка таблицы в Гугл Документ
Как вставить таблицу в Гугл Документ
Рис. 1. Где находятся Гугл Документы.
Если Гугл почта уже есть, открываем «Приложения Google». Находим там Гугл Документы (рис. 1), открываем их. Можно использовать либо пустой файл, либо тот документ, который уже есть.
Для того чтобы вставить таблицу, нужно поставить курсор в подходящее место для ее вставки.
Рис. 2. Чтобы вставить таблицу в Гугл Документ, клик в меню «Вставка» — «Таблица».
В верхнем меню щелкаем «Вставка», затем — «Таблица» (рис. 2). Размеры таблицы максимум 20 строк на 20 столбцов. На самом деле потом можно добавить любое количество строчек и столбцов.
Если вести мышку вправо от команды «Таблица», тогда максимально увеличивается размер таблицы до 20 столбцов. Можно провести мышку вниз, тогда таблица максимально увеличивается до 20 строк. Если большая таблица не нужна, можно оставить подходящий размер строк и столбцов.
Как вставить строку или столбец в таблицу
Рис. 3. Вставить еще один столбец в таблицу.
Чтобы добавить столбцы, для этого достаточно сверху подвести курсор к любому столбцу и нажать на плюсик (рис. 3). Появится возможность вставить столбец справа.
Тоже самое относится к строчкам.
Рис. 4. Вставка строки в таблицу.
Подводим курсор к началу строки (рис. 4), чтобы вставить строку ниже. Появится плюсик. Если на этот плюсик нажать, будет вставлена дополнительная строка ниже.
Удаление
Рис. 5. Как удалить столбец в таблице.
Если столбец не нужен, нужно выделить этот столбец (синим цветом). Для этого можно нажать левой кнопкой мыши в начале столбца и, не отпуская, протянуть до конца столбца. Здесь отпустить кнопку мыши. Таким образом будет выделен весь столбец.
Затем нужно нажать ПКМ (правой кнопкой мыши) по этому столбцу. Появится возможность удалить столбец. Также появляется возможность вставить столбец слева, либо вставить столбец справа. Нужно нажать «Удалить столбец».
Тоже самое относится и к строкам. Нужно выделить строку и по строке, выделенной синим цветом, нажать ПКМ (правой кнопкой мыши). Тогда можно будет либо вставить строку выше, либо удалить строку.
Про заполнение таблицы и форматирование
Ставим курсор в ту строчку, куда нужно ввести информацию. И печатаем необходимую информацию. Таким образом заполняется таблица.
Можно выровнять надпись в столбце, либо в строке, либо в отдельной ячейке, например, сделать надпись посередине.
Для этого нужно воспользоваться инструментами сверху в Гугл Документе. Значок «Выравнивание» показан на рис. 6. Открываем его и нажимаем «Выровнять посередине». Тогда то, что было выделено, будет расположено посередине.
Рис. 6. Выравнивание надписей по центру в выделенной строке в таблице.
Можно выделить надпись и сделать ее жирным. Есть возможность прибавить, то есть, увеличить размер шрифта, либо выбрать другой шрифт. Можно выбрать цвет текста. Имеются и другие инструменты для форматирования своего текста.
Как удалить границы таблицы
Рис. 7. Ширина границ у таблицы.
Можно убрать обрамление, например, у среднего столбца в таблице. Чтобы удалить границы, нужно выделить этот столбец синим цветом. Здесь есть меню, состоящее из трех горизонтальных точек (рис. 7). Клик по этому меню. Далее щелкаем «Ширина границ».
Обращаю внимание, что в меню для ширины границ есть разное количество пунктов, которые можно выбрать для ширины. Если выбрать 0 (ноль) пунктов, то исчезнет все обрамление столбца в этой таблице.
Рис. 8. Убрать границу у таблицы.
Как все-таки обрамление вернуть обратно, например, для среднего столбика? Для этого следует нажать, допустим, один пункт в меню «Ширина границ». Тогда возвращается обрамление средней колонки.
Если не нужно обрамление во всей таблице, нужно выделить всю таблицу и выбрать 0 пунктов. Тогда таблица есть, но при этом обрамление у таблицы будет полностью отсутствовать.
Можно удалить всю таблицу
Если вся эта таблица не нужна, ее можно удалить. Достаточно всю таблицу выделить и нажать на кнопочку backspace. Это кнопочка для удаления, которая есть на клавиатуре. Нажимаем на нее. Все, таблицы нет.
Главное, таблицу нужно всю выделить и нажать на кнопку backspace, чтобы ее удалить.
Как добавить и отредактировать таблицу
Чтобы упорядочить данные в документе или презентации, вставьте в файл таблицу. Вы можете добавлять и удалять таблицы, а также настраивать размер и стиль строк и столбцов.
Если вы используете Google Документы на компьютере, вам также доступны следующие функции:
- сортировка строк;
- перемещение строк и столбцов;
- закрепление строк заголовка;
- закрепление информации на определенной странице.
Таблицы
- Откройте нужный файл в браузере на компьютере.
- Нажмите ВставкаТаблица выберите количество строк и столбцов.
- Максимальный размер таблицы – 20 x 20 ячеек.
- Таблица появится в документе.
- Откройте нужный файл в браузере на компьютере.
- Нажмите на ячейку таблицы правой кнопкой мыши.
- Чтобы добавить строку или столбец рядом с выбранной ячейкой, выберите действие:
- Вставить столбец слева
- Вставить столбец справа
- Вставить строку выше
- Вставить строку ниже
- Откройте нужный файл в браузере на компьютере.
- Нажмите на нужный столбец или строку правой кнопкой мыши.
- В открывшемся меню выберите Удалить строку, Удалить столбец или Удалить таблицу.
Стиль таблицы
Вы можете изменять размер строк и столбцов, стиль границ и цвет фона ячеек, а также сортировать строки.
Как изменить размер строки или столбца
- Откройте документ или презентацию в браузере на компьютере.
- Наведите указатель мыши на границу строки или столбца.
- Когда указатель превратится в двустороннюю стрелку, нажмите на границу строки или столбца и перетащите ее.
Как сделать строки или столбцы одинакового размера
- Откройте документ или презентацию в браузере на компьютере.
- Нажмите на таблицу правой кнопкой мыши.
- Выберите Выровнять высоту строк или Выровнять ширину столбцов.
Google Документы
- Откройте документ в браузере на компьютере и выделите все ячейки.
- Нажмите правой кнопкой мыши на выделенную область затем выберите Свойства таблицы.
- В разделе «Размеры» укажите нужную ширину и высоту ячеек.
- Нажмите ОК.
Google Презентации
- Откройте презентацию в браузере на компьютере и нажмите на таблицу.
- Наведите указатель мыши на угол таблицы.
- Когда указатель превратится в двустороннюю стрелку, нажмите на угол таблицы и перетащите его в нужное место.
- Откройте документ или презентацию в браузере на компьютере.
- Выделите ячейки, которые хотите изменить.
- Выберите нужный параметр на панели инструментов:
- Цвет границ
- Ширина или толщина границ
- Стиль границ
- Цвет фона или заливки
- Откройте файл в Google Документах на компьютере.
- Нажмите на таблицу правой кнопкой мыши.
- Нажмите Сортировать таблицу.
- Выберите Отсортировать таблицу в порядке возрастания или Отсортировать таблицу в порядке убывания.
Вы также можете выполнить быструю сортировку строк из меню настроек таблицы:
- Наведите указатель мыши на первую строку таблицы.
- Нажмите «Сортировать таблицу» .
- Выберите Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию.
Совет. Закрепите строки заголовка, чтобы они не учитывались при сортировке таблицы.
Структура таблицы
Вы можете перемещать строки и столбцы, а также объединять ячейки. Если в Google Документах вы работаете с большими таблицами, занимающими несколько страниц, советуем для удобства закрепить строки заголовка в начале каждой страницы.
С помощью этой функции вы можете создать в таблице заголовок или сгруппировать данные из нескольких ячеек.
- Откройте документ или презентацию в браузере на компьютере.
- Выделите ячейки, которые нужно объединить.
- Нажмите на выделенный фрагмент правой кнопкой мыши выберите Объединить ячейки. Чтобы вернуться к прежнему виду, нажмите на ячейку правой кнопкой мышивыберите Отменить объединение ячеек.
Как переместить строку
- Откройте файл в Google Документах на компьютере.
- Наведите указатель мыши на первый столбец таблицы.
- Установите указатель на значок «Перетаскивание» . Появится значок руки.
- Перетащите строку выше или ниже.
Как переместить столбец
- Откройте файл в Google Документах на компьютере.
- Наведите указатель мыши на первую строку таблицы.
- Установите указатель на значок «Перетаскивание» . Появится значок руки.
- Перетащите столбец левее или правее.
Если вы работаете с большими таблицами, которые занимают несколько страниц, можно закрепить первые строки в качестве заголовков. Они будут повторяться в начале каждой страницы до конца таблицы.
Важно! Эта функция недоступна в документах без разбивки по страницам. Чтобы пользоваться этой функцией, установите для документа формат С разбивкой по страницам.
- Откройте файл в Google Документах на компьютере.
- Нажмите в любом месте нужной таблицы.
- Выберите ФорматТаблицаСвойства таблицы.
- Также можно нажать на таблицу правой кнопкой мыши и выбрать Свойства таблицы.
Также вы можете закрепить отдельные строки напрямую из меню настроек таблицы:
- Откройте файл в Google Документах на компьютере.
- Нажмите на нужную строку правой кнопкой мыши и выберите «Закрепить заголовок вверху этой строки» .
- Также можно навести указатель мыши на начало нужной строки и выбрать «Закрепить заголовок вверху этой строки» .
Как открепить строки заголовка
- Нажмите на любую строку в таблице правой кнопкой мыши.
- Выберите «Открепить строки заголовка» .
Если вы работаете с большими таблицами, которые занимают несколько страниц, можно выбрать, будет ли разделяться информация внутри строки при переходе на следующую страницу.
Важно! Эта функция недоступна в документах без разбивки по страницам. Чтобы пользоваться этой функцией, установите для документа формат С разбивкой по страницам.
Как нарисовать таблицу в Google Docs
Функциональность Google Docs в малой степени уступает Microsoft Word и другим популярным текстовым редакторам. При этом ее точно достаточно для стандартного пользователя, которому в процессе работы приходится иметь дело с малым количеством основных инструментов.
Одна из нетривиальных задач, которая может возникнуть перед пользователем Google Docs, это создание таблицы. Таблицу можно нарисовать в документе или вставить ее из приложений для создания таблиц — Google Таблицы, Excel и так далее. Рассмотрим оба варианта и работу с ними.
Как нарисовать таблицу в Google Docs
Чтобы нарисовать таблицу в текстовом редакторе от Google, сначала нужно создать новый документ (или открыть существующий) и установить курсор действий там, где в будущем будет таблица. Далее сверху выберите в меню пункты “Вставка” — “Таблица”. Появится графическое отображение вариантов таблицы. При подведении курсора к правому нижнему углу этого отображения, можно увеличивать или уменьшать количество строк и столбцов в таблице.
Сформируйте оптимальный вариант и нажмите на него — таблица нарисуется в документе.
Если таблица была вставлена неправильно, не в том месте или не того размера, можно ее удалить и переделать. Для удаления таблицы из Google Docs нажмите правой кнопкой мыши в ней в любом месте и выберите “Удалить таблицу”.
Как добавить строку или столбец в таблице Google Docs
Рассмотрим наиболее частое действие, которое требуется выполнить при работе с таблицей в текстовом документе — вставка дополнительной секции. Может потребоваться вставить дополнительную строку или дополнительный столбец.
Чтобы вставить новую строку в таблице Google Docs, поставьте курсор в строке НАД или ПОД которой нужно вставить строку. Нажмите правой кнопкой мыши в этом месте и выберите нужный вариант — “Вставить строку выше” или “Вставить строку ниже”.
Выбрав нужный вариант, строка тут же отобразится в нужно месте.
Чтобы вставить новый столбец в таблице Google Docs, нужно поступить похожим образом. Установите курсор в нужном месте, чтобы слева или справа от него вставить столбец. Нажмите правой кнопкой мыши на курсор и выберите “Вставить столбец слева” или “Вставить столбец справа”.
Изменение границ таблицы
Если документ пойдет в печать, может потребоваться изменить границу таблицы — сделать ее более жирной, либо поменять черные линии на другие цвета. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на таблицу в любом месте и выберите “Свойства таблицы”.
Здесь можно внести необходимые изменения.
Чтобы сделать границы таблицы в Google Docs пунктирными, выделите всю таблицу (или отдельный ее участок), и на панели инструментов справа появится “Стиль границ”. Нажмите на этот пункт и выберите нужный стиль для границ таблицы.
Заливка фона ячейки таблицы
Часто при редактировании таблиц различные ячейки, столбцы, строки выделяют фоном, чтобы они отличались от других и было удобнее работать с такой таблицей. Чтобы в Google Docs выделить отдельную ячейку фоном, нажмите внутрь нее дважды левой кнопкой мыши и в верхнем меню выберите нужный цвет фона.
Чтобы подобным образом выделить фоном столбец или строку (либо несколько отдельных ячеек), сначала выделите нужные ячейки обычным способом выделения текста (перетаскивая курсор мыши с зажатой левой кнопкой), а после установите нужный фон.
Как вставить таблицу в Google Docs
В Google Docs можно вставить таблицу из Excel, Google Таблиц и других подобных приложений. Вставив таблицу, появится возможность ее редактировать, используя описанные выше инструменты. Для этого просто скопируйте нужные ячейки в исходной таблице и вставьте ее.
Интересный момент связан с импортом Google Таблиц в Google Docs. Чтобы вставить из Google Таблиц в Google Docs таблицу, скопируйте нужные ячейки и вставьте обычным образом (CTRL+C — CTRL+V). При попытке вставить ячейки, появится сообщение с предложением связать таблицу с документом.
Выберите пункт “Связать с таблицей” и нажмите “Вставить”.
После этого вставленный элемент таблицы в Google Docs будет связан с исходной таблицей. При внесении изменений в исходную таблицу, в Google Docs около таблицы появится кнопка “Обновить”, которая даст возможность загрузить новые данные из исходной таблицы.
«Google Таблицы»: большой и простой гайд
«Google Таблицы» — многогранный и функциональный инструмент со множеством возможностей и сценариев использования. По одним только формулам можно написать отдельную книгу. Пригодится всем: аналитикам сайтов, контент-стратегам и маркетологам в целом.
Этот гайд покажет, что вообще можно делать в «Google Таблицах», поможет найти способы применения в своей работе и понять, в каком направлении копать, чтобы научиться работать в программе эффективно.
Начало работы с «Таблицами»
Создание таблицы
Создавать новые и открывать созданные ранее таблицы можно на главной странице сервиса и через «Google Диск».
На главной Google Sheets отображаются все таблицы, которые вы когда-либо открывали. По умолчанию они отсортированы по дате просмотра. Чтобы открыть существующую таблицу, кликните по ней один раз.
Здесь можно начинать работать с таблицами: переименовывать, удалять, открывать в офлайне
Чтобы создать новую таблицу, нажмите на знак плюса в правом нижнем углу — можно будет создать пустую таблицу или выбрать из шаблонов:
Шаблонов здесь десятки: расписания, диаграммы Ганта, таблицы для ведения бюджета и другое
Сохранять таблицы не надо — все автоматически сохраняется на «Google Диске» в процессе работы. Закончив, можно просто закрыть файл — данные не потеряются. По умолчанию созданные через сервис Google Sheets файлы сохраняются в корне Диска. Чтобы переместить его в папку, кликните по иконке рядом с названием таблицы, и выберите место назначения.
Перемещаем таблицу в нужную папку
Переносить файлы можно и на самом диске — с помощью drag&drop или кликнув по нему правой кнопкой и выбрав «Переместить в. ».
Прежде чем перемещать только что созданную таблицу, ей надо дать название.
Как открыть файл Excel в «Таблицах»?
Есть два способа:
- Загрузите файл на «Google Диск» через кнопку «Создать» и откройте его как обычную гугловскую таблицу.
- Находясь в любой таблице, зайдите в меню «Файл» и выберите «Открыть» или используйте сочетание Ctrl + O. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Загрузка».
Можно просто перетащить файл Excel из открытой папки на компьютере
Это работает и в обратную сторону — файлы Google Sheets скачиваются на компьютер в форматах, который поддерживает Excel: XLSX и CSV. Для этого зайдите в меню «Файл» → «Скачать» и выберите формат.
Также можно сохранить таблицу в формате .pds, чтобы открыть в программе Open Document, в виде pdf-файла или веб-страницы
Сложные таблицы со множеством формул, графиков и диаграмм при переносе в другой формат могут открываться некорректно. Загрузив файл в Google Sheets или скачав в Excel, проверьте, чтобы все отображалось и работало правильно.
Панель инструментов в «Таблицах»
Под меню («Файл», «Правка» и другие) располагается панель инструментов:
Здесь все инструменты для редактирования элементов таблицы
Пройдёмся по её блокам:
- Отменить и повторить последнее действие, распечатать документ, скопировать форматирование. Последний инструмент удобно использовать, когда нужно применить одинаковое форматирование к нескольким ячейкам. Выберите ячейку, кликните по инструменту на панели, а затем — по ячейке, которую надо отформатировать.
- Изменить масштаб. Делает таблицу крупнее или мельче, диапазон — от 50 до 200 %.
- Изменить формат данных в ячейках — выбрать денежный или процентный, увеличить и уменьшить количество знаков после запятой в числовом, выбрать другие форматы в выпадающем меню.
- Шрифт.
- Размер шрифта.
- Форматирование текста — начертание, цвет текста и фона.
- Форматирование ячеек — заливка цветом, границы, объединение.
- Выравнивание текста — по горизонтали, по вертикали, настройки переноса и поворота.
- Прочие инструменты:
- добавить ссылку;
- добавить комментарий;
- вставить диаграмму;
- создать фильтр;
- использовать функции.
- Способ ввода — здесь можно включить экранную клавиатуру и поле для рукописного ввода.
Есть разные клавиатуры
- Скрыть меню — по клику на стрелку справа главное меню вместе с заголовком таблицы, настройками доступа и иконкой аккаунта убирается. Остается только панель инструментов.
В нижней части находится панель для переключения между листами и операций с ними. Чтобы создать новую страницу в текущем файле, кликните «+» в левом нижнем углу. По клику на стрелку рядом с заголовком листа откроется меню, где можно переименовать, удалить, переместить, скопировать и скрыть лист, а также защитить его от редактирования и изменить цвет ярлыка:
Работа с листами в «Google Таблицах»
Ярлык скрытого листа не будет отображаться на общей панели. Чтобы посмотреть и вернуть его, нажмите на три черты рядом с листами и найдите в списке нужный:
Как посмотреть скрытый лист в Google-таблицах
Операции с ячейками, строками и столбцами
Элементы таблицы — строки, столбцы и ячейки — можно добавлять, удалять и скрывать через меню «Правка» или контекстное меню, которое открывается правым кликом по выделенному элементу. Для некоторых действий нужно выбрать, что произойдет с окружающими элементами после удаления или вставки — куда сдвинутся данные, строки и столбцы.
При удалении ячейки нужно выбрать, куда смещать данные — влево или вверх
Как закрепить строки
При работе с большими массивами данных полезно всегда держать перед глазами заголовки строк и столбцов. Для этого их можно закрепить. Установите курсор в ячейку нужной строки или столбца, откройте меню «Вид» → «Закрепить» и выберите один из параметров.
Можно закрепить одну, несколько или все строки до текущей
Как перемещать элементы таблицы
Строки, столбцы и ячейки в «Google Таблицах» можно менять местами и двигать по всему листу.
Чтобы переместить строку или столбец, выделите их кликом по заголовку, откройте меню «Правка» и выберите «Переместить строку / столбец» влево, вправо, вверх или вниз.
Так можно переместить строки
Кроме того, строки, столбцы и ячейки можно перемещать простым перетаскиванием по принципу drag&drop. Для этого наведите курсор на край выделенного элемента так, чтобы он принял вид «руки», захватите элемент левым кликом и перетащите в нужное место, не отпуская кнопку мыши/тачпад.
Перемещаем ячейку в «Google Таблицах» с помощью drag&drop
История изменений в «Таблицах»
В Google Sheets автоматически сохраняется не только текущая версия, но и вся история изменений. Чтобы открыть ее, кликните на строчку «Последнее изменение» справа от Главного меню. Откроется история версий:
Можно увидеть, когда, кем и какие изменения вносились
В режиме истории редактировать таблицу нельзя, зато справа можно выбрать, просмотреть и, при желании, восстановить любую из предыдущих версий:
Здесь можно восстановить версии таблицы
Бывает, что восстанавливать предыдущую версию нельзя — это не ваша таблица и не вы ее редактировали. Если вы нажмете «Восстановить», все изменения, которые внес другой человек после определенного момента, удалятся. Работать с прошлой версией в режиме истории тоже затруднительно — невозможно даже нормально выделить и скопировать данные, не то что воспользоваться фильтрами и формулами. На этот случай в Google Sheets есть возможность скопировать более раннюю версию:
Вместо восстановления таблицы можно создать копию одной из версий. Удобно для сравнения двух документов
Совместный доступ
Одно из неоспоримых преимуществ «Google Таблиц» перед Excel — возможность совместной работы. Чтобы открыть свой файл коллегам, кликните синюю кнопку «Настройки доступа» в правом верхнем углу и задайте настройки:
Можно дать доступ к файлу отдельным пользователям, тем, у кого есть ссылка, или всему интернету
Также здесь есть разные уровни: «Редактирование», «Комментирование», «Просмотр».
Лайфхак: если в таблицах вы ссылаетесь на чужие сайты и не хотите, чтобы содержимое файла увидели посторонние, не открывайте доступ по ссылке. Владельцы сайтов, на которые вы ссылаетесь, могут получить ссылку на файл из отчетов по источникам переходов, и открыть его.
Удаление и восстановление таблицы
В начале раздела уже указан способ удалить таблицу — с главного экрана «Диска», но можно удалить таблицу, когда она у вас на экране. Для этого откройте меню «Файл» и выберите пункт «Удалить»:
Таблица будет храниться в корзине 30 дней, в поиске по таблицам её можно будет и восстановить
Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить
В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров
Работа с данными
Редактирование Google Sheets
Данные в таблицу можно вводить с клавиатуры, добавлять через «копировать» → «вставить» и импортировать из разных источников. Чтобы внести данные в таблицу, просто установите курсор на ячейку и начинайте вводить с клавиатуры. Чтобы отредактировать данные в ячейке, кликните по ней два раза, нажмите Enter или поставьте курсор в нужное место в строке формул.
Перемещаться по листу можно с помощью мыши, стрелок и горячих клавиш — о них подробнее в конце статьи.
Ваша заявка принята.
Мы свяжемся с вами в ближайшее время.Защита данных от редактирования
Вы можете запретить коллегам редактировать данные во всей таблице, на отдельных листах, диапазонах и даже ячейках. Запрет редактирования всей таблицы настраивается через уровни доступа (об этом написано в разделе «Совместный доступ»), а для ячеек и диапазонов есть отдельный инструмент.
Вот как им воспользоваться. Вызовите контекстное меню правым кликом и выберите пункт «Защитить диапазон» или откройте меню «Данные» и кликните «Защищенные листы и диапазоны»:
Можно защитить данные, вызвав контекстное меню или выбрав нужный пункт во вкладке «Данные»
В открывшейся справа форме кликните «Добавить лист или диапазон». Введите описание. Если хотите закрыть от редактирования диапазон, кликните иконку таблицы на соответствующей вкладке и выделите нужные ячейки на листе. Чтобы защитить целый лист, перейдите на другую вкладку и выберите его в списке.
Нажмите «Задать разрешения» и настройте доступ
Вы можете прописать ограниченный список пользователей, которые имеют право редактировать указанные листы и ячейки, или ограничиться предупреждением. В последнем случае при попытке отредактировать защищенный диапазон программа будет выводить на экран предостерегающее сообщение:
Предупреждение о редактировании защищенного диапазона
Комментарии и примечания
В «Google Таблицах» можно пометить ячейки комментариями и примечаниями. Ячейки с примечаниями выделяются черным треугольником в правом верхнем углу, с комментарием — желтым. Основное отличие в том, что на комментарий могут ответить другие пользователи, а на примечание — нет. Примечания можно оставлять в таблицах, которые планируется редактировать в одиночку, комментарии больше подходят для совместной работы.
На комментарий можно дать ссылку, на примечание — нет
Комментарии можно закрыть, кликнув «Вопрос решен», примечание — только удалить через меню «Правка», или вызвав контекстное меню правым кликом.
Добавить те и другие можно через контекстное меню (правый клик):
Добавляем комментарии и примечания в Google Sheets
Комментарий ещё можно добавить через верхнюю панель инструментов или сочетание клавиш Ctrl+Alt+M.
Форматы данных
Данные — текст и цифры, которые вы вносите в таблицу, могут отображаться в разных форматах. Вариантов представления данных несколько десятков, но все их можно свести к 7 основным:
- текст;
- число;
- процент;
- финансы;
- валюта;
- дата;
- время.
Все остальные форматы — производные от основных. Валюту можно отобразить с десятыми или округлить до целых, заменить «р.» перед цифрами на другую валюту. Дата отображается в виде «2.12.2018» или «воскресенье, 2 декабря 2018 г.» — и еще в десяти разных вариациях. Тоже самое с другими форматами.
Чтобы изменить формат данных в ячейке, строке, столбце или диапазоне, выделите их, откройте меню «Формат» → «Числа» и выберите нужный.
В пункт «Числа» вынесены часто используемые, остальные спрятались в пункте «Другие форматы чисел»
Условное форматирование данных
В «Google Таблицах» можно изменить внешний вид текста и ячеек — шрифт, кегль, начертание, цвет шрифта и заливки, выравнивание, цвет и стиль границ, правила переноса текста. Все необходимые инструменты находятся на панели над рабочей областью, о которой мы говорили выше.
Иногда нужно, чтобы форматирование ячеек менялось автоматически в зависимости от того, какие данные в них находятся. Для этого в «Google Таблицах» используются правила условного форматирования. Их можно задать для всей таблицы, отдельного диапазона, строки, столбца и даже одной ячейки.
Чтобы настроить правила, перейдите в меню «Формат» → «Условное форматирование». Справа появится диалоговое окно. По клику на «Добавить правило» откроются настройки. В зависимости от задачи вы можете настроить правило, по которому ячейки будут перекрашиваться в один цвет, или создать градиент. Правило для форматирования ячеек одним цветом настраивается в 3 шага:
- Укажите диапазон.
- Задайте условия форматирования.
- Настройте формат — цвет и начертание текста, заливку ячейки.
Как настроить условное форматирование
Всего в Google Sheets 18 условий форматирования для текстовых данных, чисел и дат. Так, можно выделить ячейки, которые содержат любые данные, определенные слова, числа меньше заданного значения и т. д.
Для создания более сложных правил нужно выбрать условие «Ваша формула» и использовать функции. Эта тема тянет на отдельную большую статью, поэтому здесь останавливаться не будем. Лучше рассмотрим на примере использование стандартных условий.
Вы ведете контекстную рекламу и выгружаете в таблицы показатели для анализа эффективности. Чтобы вычислить малоэффективные объявления, нужно отыскать строки с CTR менее 1%. Создайте правило для соответствующего столбца, по которому ячейки со значением меньше единицы будут подсвечиваться цветом:
Ячейки со значением менее 1% залиты зелёным
Градиент пригодится, когда нужно, например, визуализировать отклонение данных в большую и меньшую сторону от оптимального значения.
Сортировка, фильтры и срезы
Инструменты для сортировки, фильтрации, проверки и группировки содержимого таблицы находятся в пункте «Данные» главного меню:
Эти инструменты помогут сделать отображение данных в таблице более удобным
Сортировка
Вверху выпадающего списка находятся кнопки для быстрой сортировки листа или диапазона в прямом или обратном алфавитном порядке по столбцу с выделенной ячейкой. Числовые значения отсортируются от меньшего к большему и наоборот соответственно.
Если в таблице есть строка заголовков, при быстрой сортировке они тоже сместятся. Чтобы сохранить их на месте, выберите пункт «Сортировка диапазона» в меню «Данные». Он станет активным, когда вы выберете нужный диапазон. По клику откроется диалоговое окно с выбором столбца и порядка сортировки — прямой или обратный. Чтобы сохранить строку заголовков на месте, поставьте галочку рядом с «Данные со строкой заголовка»:
Сортировка диапазона данных со строкой заголовка
Фильтры
Фильтры скрывают из таблицы данные, которые сейчас не нужны. Это удобно, когда работаешь с большими массивами — посмотреть публикации по отдельной площадке или типу контента в объемном контент-плане, проанализировать данные по достижению одной цели в аналитическом отчете.
В меню «Данные» есть два инструмента для фильтрации содержимого таблицы: «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации» Если один пользователь отфильтрует содержимое таблицы с помощью первого инструмента, у других они тоже отсортируются. Поэтому если вам нужно скрыть часть данных только для себя, чтобы не мешать коллегам, выберите «Данные» → «Режимы фильтрации» → «Создать новый фильтр».
Все настройки, которые вы сделаете, сохранятся. Режимов фильтрации можно создать несколько, все они появятся в выпадающем меню «Фильтры. ». Чтобы в них проще было ориентироваться, присвойте каждому понятное название. По умолчанию присваиваются имена «Фильтр 1», «Фильтр 2» и т. д:
Лайфхак: Если нужно показать другому пользователю данные в том виде, в котором вы их отфильтровали с помощью режима фильтрации, просто включите его и отправьте скопированную ссылку.
В таблицах с режимом доступа «Только просмотр» функция «Создать фильтр» неактивна. Чтобы отобразить данные так, как вам нужно, выберите «Данные» → «Фильтры. » → «Создать новый временный фильтр».
Срезы
Это новая функция Google Sheets. Срез — это что-то вроде сводной информации по диапазону/столбцу. Удобно, когда в столбце или диапазоне много данных, и нужно всё кратко суммировать.
Срез делается так же, как и сортировка/фильтрация — «Данные» → «Создать срез»:
Новый инструмент таблиц
В настройках среза нужно выбрать, как он будет выглядеть и присвоить ему название. Срез будет виден прямо поверх ячеек таблицы.
Вот так будет выглядеть срез по столбцу «Параметр 4»
Проверка данных
Инструмент проверяет, соответствуют ли данные в ячейке заданным параметрам. Например, в одном столбце должны быть только даты. Чтобы проверить, нет ли там ошибок, выберите в меню «Данные» пункт «Настроить проверку данных» и задайте настройки:
- Диапазон ячеек → кликните на поле и выделите нужный столбец.
- Правила → выберите в выпадающем списке «Дата», затем — «является допустимой датой»
- Кликните «Сохранить».
Настройки проверки данных в «Google Таблицах». Можно настроить либо вывод предупреждения, если проверка не пройдена, либо вовсе запретить ввод данных. Можно также настроить показ справки для исправления ошибки
Если данные в проверяемом диапазоне часто редактируются, вы можете предотвратить ошибки на будущее. Выберите в разделе «Для неверных данных» пункт «запрещать ввод данных», и когда кто-то попытается ввести в столбец что-то кроме допустимой даты, система выведет предупреждение и не даст отредактировать ячейку.
В правом верхнем углу ячеек с неверными данными появятся красные метки, при наведении на которые появляется окно с пояснениями.
Уведомление об ошибке инструмента «Проверка данных»
Помимо соответствия данных формату даты можно задать десятки разных правил для числовых, текстовых и других данных. Например, вы можете убедиться, что числа в диапазоне меньше, больше либо равны определенному значению. Как и в случае с условным форматированием, функция проверки данных помимо предусмотренных системой правил поддерживает ввод своих формул.
Сводные таблицы
Сводные таблицы — это популярный инструмент анализа данных. Пригодится, когда нужно структурировать и представить в наглядном виде большие массивы информации, чтобы было удобнее делать выводы.
Пример. Вы ведете сквозную аналитику для салона красоты — скрупулезно фиксируете все данные по заказам вплоть до источника рекламы, с которого пришел лид. За год получается длинная таблица на тысячи строк. Задача: выяснить, какой канал принес больше всего прибыли за прошлый год, чтобы грамотно перераспределить рекламный бюджет. С помощью сводных таблиц мы получим простой и наглядный отчет буквально в пару кликов.
Чтобы создать такой отчет, выделите исходную таблицу, зайдите в меню «Вставка» и выберите пункт «Сводная таблица». Программа создаст новый пустой лист и откроет редактор справа.
В разделе «Строки» кликните «Добавить» и выберите столбец с рекламными каналами. В разделе «Значения» добавьте столбец с данными о прибыли по каждому заказу. Программа просуммирует прибыль по каждому каналу и сведет в таблицу. Если в разделе «Столбцы» выбрать параметр «Услуги», таблица покажет, какую прибыль принес каждый канал по каждой услуге.
Так же можно фильтровать данные по любому столбцу из исходной таблицы, например, скрыть из сводной таблицы данные по отдельной услуге. Для этого в раздел «Фильтры» нужно добавить столбец «Услуги», открыть список и снять галочки с тех услуг, данные по которым не хотим учитывать.
Самым прибыльным в гипотетическом салоне красоты оказалась реклама в Google Ads
Работа с функциями (формулами)
В «Google Таблицах» также, как и в Excel, есть функции — формулы, которые обрабатывают данные в таблице — суммируют, сравнивают, проверяют на соответствие условиям и т. д.
Все функции вводятся по одному принципу:
- Вводим знак «=», чтобы программа поняла, что мы от нее хотим.
- Затем начинаем вводить название функции. Система выдаст список подсказок, из которых можно выбрать нужную.
- В скобках указываем данные, которые нужно использовать для вычислений, и вводим дополнительные аргументы, если нужно.
Данные для вычислений можно ввести вручную с клавиатуры или указать ссылки на ячейки и диапазоны, из которых их нужно взять.
Также можно вводить названия именованных диапазонов, но предварительно их нужно создать. Это бывает полезно, когда часто используете в вычислениях одни и те же диапазоны данных.
Чтобы создать именованный диапазон, зайдите в меню «Данные» или вызовите контекстное меню правым кликом и выберите соответствующий пункт. Справа откроется редактор именованных диапазонов. Кликните «+Добавить диапазон» и введите название. Если вы не выделили нужные ячейки раньше, нажмите на иконку таблицы и сделайте это, затем кликните «Готово».
Создаём именованный диапазон
Рассмотрим на примере простой функции, которую часто используют SEO-шники и специалисты по контекстной рекламе — ДЛСТР — вычисляет длину строки.
Формула считает количество символов в строке. Чтобы остальные строки посчитались тоже, нужно «захватить» ячейку, где формула уже применена, правой кнопкой мыши и протянуть вниз. Так она применится и в остальных строках
Подробно описывать каждую функцию не будем — их около 400. Скажем лишь, что в с помощью формул здесь можно сделать все тоже самое, что и в Excel. Конечно, там есть формулы, которых нет в сервисе Google, и наоборот, но таких немного. Например, функции GOOGLETRANSLATE, которая переводит текст с одного языка на другой, в Excel нет.
О полезных для интернет-маркетологов функций электронных таблиц MS Office мы уже писали, все они отлично работают в сервисе Google. Принцип работы этих функций тот же, но может отличаться синтаксис. Список всех формул Google Sheets с описанием и синтаксисом есть в справочнике.
Диаграммы и графики в «Google Таблицах»
Для визуализации данных существуют более функциональные и удобные инструменты — Google Data Studio, Power BI и другие. Однако иногда бывает полезно добавить диаграмму или график прямо в таблицу, чтобы наглядно представить данные.
Переходим на нужную вкладку, заходим меню «Вставка» и выбираем пункт «Диаграмма». По умолчанию программа создает вот такой график. Справа вместо «Редактора сводной таблицы» откроется «Редактор диаграмм».
Столбчатая диаграмма в «Google Таблицах»
Посмотрим, что мы можем сделать с диаграммой:
- Поменять тип. «Google Таблицы» поддерживают графики, столбчатые, линейные, точечные, круговые, древовидные, географические, каскадные, лепестковые и некоторые другие типы диаграмм. Пояснения, для каких задач лучше подходят конкретные типы есть в справке по «Google Таблицам».
Можно воспользоваться рекомендациями
- Изменить тип накопления — стандартный или нормированный. Этот параметр удобно использовать, когда в одном столбце диаграммы отображаются данные по нескольким критериям. Он активен не для всех типов диаграмм.
- Сменить диапазон значений.
- Добавить, удалить и изменить оси и параметры.
На вкладке «Дополнительные» можно поменять внешний вид графика:
- перекрасить столбцы, линии, сегменты в один или разные цвета;
- поменять шрифт, цвет, начертание отдельных элементов или всего текста;
- изменить фон диаграммы;
- отредактировать название диаграммы и осей и т. д.
Зададим свой цвет для фона диаграммы
Созданные в Google Sheets диаграммы можно сохранить как изображение и опубликовать на сайте, встроив в страницу код. Для этого откройте выпадающее меню в правом верхнем углу диаграммы и выберите соответствующие пункты:
Тут же можно переместить график на отдельный лист и добавить альтернативный текст
Интеграция с другими инструментами Google
Неоспоримое преимущество Google Таблиц для интернет-маркетологов в том, что они могут взаимодействовать и обмениваться данными с другими сервисами Google. Посмотрим на примере двух продуктов — Google Формы и Google Analytics.
Google Forms
Обмен данными между «Формами» и «Таблицами» даже не нужно дополнительно настраивать — эта возможность есть в сервисах по умолчанию.
Чтобы создать новую «Google Форму» из интерфейса «Таблиц», зайдите в меню «Инструменты» → «Создать форму». По клику в новой вкладке откроется редактор Google Forms:
По умолчанию форма будет называться так же, как таблица
Создадим простенькую форму с тремя вопросами со свободным ответом и вернемся в таблицу. Там появился новый лист «Ответы на форму (1)», в котором уже созданы 4 столбца. Три из них соответствуют вопросам формы — «ФИО», «Телефон» и «Адрес», четвертый — «Отметка времени» — в нее система внесет дату и время заполнения формы:
Так будут выглядеть ответы на форму в таблице
Первая строка закреплена, чтобы при просмотре большого количества ответов заголовки столбцов всегда были на виду. Все, больше ничего настраивать не нужно — при заполнении формы ответы сохранятся в таблице автоматически.
Если вы не создали таблицу для ответов заранее, все равно сможете выгрузить их в «Таблицу». Для этого в режиме редактирования формы перейдите на вкладку «Ответы» и кликните пиктограмму Google Sheets в правом верхнем углу.
К любой форме можно «прикрутить» таблицу, и наоборот
У этой простой возможности массы способов использования в интернет-маркетинге. Информацию, которую вы собираете через формы, будь то ответы соискателей на вакансию, клиента по проекту или целевой аудитории по продукту, удобно просматривать в «Таблицах».
Google Analytics
Обмен данными с Google Analytics в Таблицах реализован через дополнение. Чтобы его подключить, откройте меню «Расширения», выберите пункт «Установить дополнения» и найдите в открывшемся окне Google Analytics. Если не увидите его на первом экране, быстрее будет через поиск, потому что аддонов немало:
Устанавливаем Google Analytics
Затем аддону нужно дать разрешения, и он будет установлен. Попробуем выгрузить данные из GA в таблицу. Заходим в меню «Расширения» → “Google Analytics” → “Create new report”. Справа откроется окно редактора отчетов. Заполняем название отчета (1), выбираем аккаунт (2), ресурс (3) и представление (4), затем — метрики (5) и параметры (6), которые хотим отобразить в отчете. Допустим, нам надо выгрузить в таблицу данные о посещениях по страницам и источникам трафика. Вводим метрики, параметры и кликаем “Create report”:
Создаём отчёт в Google Analytics
По клику в таблице автоматически создается новый лист “Report Configuration” с параметрами отчета. Чтобы создать сам отчет, еще раз заходим в «Расширения» → “Google Analytics” и кликаем “Run reports”. Программа создаст новый лист и выгрузит запрашиваемые данные:
Сырая выгрузка данных из Google Analytics
С полученными данными можно работать — сортировать, фильтровать, обрабатывать с помощью формул и отображать в сводных таблицах.
Следующий уровень мастерства — автоматизированные отчеты. Вы можете сначала создать отчет в «Таблицах» — настроить колонки и строки, прописать формулы в зависимости от конкретной задачи, затем настроить автоматическую выгрузку данных. Этот процесс можно отнести к продвинутым возможностям таблиц, поэтому здесь мы не будем подробно его описывать.
Полный гайд по Google Analytics для новичков и специалистов
Другие полезные расширения Google Sheets
Помимо интеграции с Google Analytics, у таблиц есть и другие полезные дополнения. О некоторых из них мы уже писали в статье ««21 бесплатный плагин для Google Документов, Таблиц и Презентаций, которые не нужно устанавливать на компьютер»».
Также рекомендуем обратить внимание еще на несколько аддонов. Все аддоны устанавливаются одинаково: меню «Дополнения» → «Установить дополнения».
- Remove Duplicates — находит ячейки с одинаковыми данными.
- Sort by Color — сортирует таблицу по цвету текста или ячейки.
- Crop Sheet — удаляет лишние строки и столбцы, оставляя выделенный диапазон или ячейки, в которых есть данные.
- Power Tools — набор инструментов, с помощью которых можно находить дубликаты, удалять пробелы, символы, пустые столбцы и строки и выполнять другие действия с таблицей и ее содержимым.
- Template Gallery — готовые шаблоны таблиц для разных целей: планы, финансовые отчеты, меню и т. д.
- Supermetrics — помогает выгрузить и объединить в одной таблице данные из 50+ источников, среди которых Google Analytics, Google Ads, «Яндекс.Метрика», «Яндекс.Директ» и другие.
Расширения в каталоге можно отфильтровать по категориям
Горячие клавиши в «Google Таблицах»
Если выучить и довести до автоматизма использование хотя бы трети горячих клавиш, скорость работы в «Google Таблицах» можно увеличить раза в 1,5.
Всего сервис поддерживает более сотни горячих клавиш. Вот несколько самых полезных для Windows:
- Ctrl + пробел — выделить столбец;
- Shift + пробел — выделить строку;
- Ctrl + Enter / D / R — заполнить диапазон / вниз / вправо;
- Ctrl + K — вставить ссылку;
- Home — перейти в начало строки;
- Ctrl + Home — перейти в начало листа;
- Ctrl + Backspace — перейти к активной ячейке.
Также в Таблицах работают общие для Windows и Mac сочетания для стандартных действий — копировать, вставить, вырезать, печать, найти и т. д. Полный список горячих клавиш — в справке по «Таблицам» или прямо в таблице во вкладке «Справка» → «Быстрые клавиши» (их ещё можно вызвать сочетанием Ctrl + /):
Выберите нужный раздел, и будут показаны все клавиши для него
Активно пользуетесь Таблицами и знаете хитрости и лайфхаки, которые ускоряют и упрощают работу? Будет здорово, если вы поделитесь ими в комментариях и поможете другим работать эффективнее.
Как вести рабочие проекты и ничего не забыть: настройка автоматического импорта из Trello в «Google Таблицы»