Как создать гугл таблицу с общим доступом
Перейти к содержимому

Как создать гугл таблицу с общим доступом

  • автор:

6. Как использовать Таблицы для совместной работы

Чтобы продолжить разговор, который неудобно вести в комментариях, отправьте соавторам сообщение по электронной почте прямо из Таблиц.

  1. Нажмите ФайлНаписать соавторам.
  2. Чтобы удалить соавтора из списка, снимите флажок рядом с его именем.
  3. Добавьте тему и сообщение.
  4. Если вы хотите получить копию письма, установите флажок Отправить мне копию.
  5. Нажмите Отправить.

6.4. Как вернуться к предыдущей версии или переименовать ее

Если вы являетесь владельцем таблицы или у вас есть права на ее редактирование, вы можете просмотреть ее предыдущие версии и восстановить их.

Как посмотреть разные версии таблицы и восстановить нужную
  1. Выберите ФайлИстория версийСмотреть историю версий.
  2. Чтобы показать только версии, которым присвоены названия, установите переключатель Только версии с названиями в положение ВКЛ.
  3. Выберите время изменения, чтобы открыть предыдущую версию файла.

  • имена пользователей, работавших над документом;
  • квадратики напротив имен: каждому пользователю присваивается отдельный цвет, которым выделяются внесенные им правки.
Как задать название версии
  1. Выберите ФайлИстория версийУкажите название текущей версии.
  2. Введите название и нажмите Сохранить.

6.5. Как создавать фильтры и представления фильтров

Excel:
фильтрация данных
Таблицы:
фильтры и представления фильтров

Excel 2013

Excel 2010

Чтобы отфильтровать данные в таблице, создайте фильтр. Если вы хотите, чтобы для других пользователей данные выглядели по-прежнему, создайте представление фильтра.

Как создать фильтр

  1. Выделите диапазон ячеек.
  2. Нажмите ДанныеСоздать фильтр.
  3. Вверху диапазона нажмите Фильтр , чтобы увидеть доступные варианты.

Как создать представление фильтра

  1. Выберите ячейку с данными.
  2. Выберите ДанныеФильтрыСоздать новый фильтр.
  3. В заголовке столбца откройте список и выберите данные, к которым нужно применить фильтр, или найдите их с помощью поля поиска.
  4. Нажмите ОК.
  5. Введите название фильтра в поле Имя.
  6. После этого фильтр будет доступен в меню ДанныеФильтры.

6.6. Как защитить контент

Excel:
защита листа или книги
Таблицы:
защищенные листы и диапазоны

Excel 2013

Excel 2010

Если в таблице содержится конфиденциальная информация, вы можете запретить пользователям вносить в нее изменения.

  1. Откройте таблицу и выберите Данные > Настроить защищенные листы и диапазоны.
  2. Нажмите + Добавить лист или диапазон.
  3. Выберите Диапазон или Лист в зависимости от того, какие данные вы хотите защитить.
  4. Нажмите Задать разрешения и укажите, кто может редактировать данные и нужно ли показывать предупреждение.
  5. Нажмите Готово.

6.7. Как ограничить доступ, запретить скачивание, печать или копирование

Excel:
шифрование с паролем
Таблицы:
ограничение доступа к данным

Excel 2013

Excel 2010

Если в таблице содержится конфиденциальная информация, вы можете запретить пользователям скачивать, печатать и копировать ее.

  1. В верхей части листа нажмите Настройки доступа.
  2. Внизу экрана нажмите Расширенные.
  3. Установите флажок Запретить скачивание, печать и копирование для пользователей с правами на комментирование и просмотр.
  4. Нажмите Готово.

6.8. Как указать срок действия доступа

Как настроить срок действия доступа

Если вы сотрудничаете с пользователями за пределами организации (например, внешними клиентами или агентствами), вам может потребоваться ограничить им доступ к определенным файлам после завершения проекта.

Как указать срок действия доступа

  1. В верхей части листа нажмите Настройки доступа.
  2. Настройте доступ, если ещё не сделали этого.
  3. Выберите Расширенные.
  4. Наведите указатель мыши на имя пользователя и нажмите «Открыть временно» .
  5. Укажите, когда нужно автоматически закрыть доступ.
  6. Нажмите Сохранить измененияГотово.

Примечание. Окончание периода доступа не может приходиться на текущую дату. Если вам требуется отозвать права пользователя на работу с файлом немедленно, просто закройте доступ.

6.9. Как узнать, кто просматривал таблицу

Как узнать, кто просматривал таблицу

Если у вас есть права на редактирование таблицы, вы можете посмотреть:

  • кому к ней предоставлен доступ;
  • кто ее просматривал;
  • график просмотров в динамике.

В правом верхнем углу нажмите «История изменений» .

Если вы не хотите, чтобы ваши просмотры отражались в истории активности таблицы, измените настройки конфиденциальности.

Инструкция, как создать гугл таблицу с общим доступом онлайн, как пользоваться

Мы привыкли создавать таблицу в “Exсel” и не задумываемся, что созданы еще другие программы. Как создать гугл таблицу с общим доступом в приложении “Гугл диск”, давайте выясним, познакомимся и подружимся с новыми для нас сервисами “Google”

Гугл документы – еще один путь для углубления знаний в области компьютерных программ, созданных для комфортной работы. Нужна таблица с общим доступом, чтобы не приходилось пересылать по почте сотрудникам или не оставлять копию в облачном хранилище для редактирования коллегам. Параллельно рассмотрим функционал гугл таблицы пошагово.

Как создать гугл таблицу с общим доступом онлайн

Гугл таблицы – это конкуренты офисной программы “Excel”, но по уровню функциональных способностей “Гугл” пока отстает от этого корифея. Хотя заметила, что и здесь появляются новые функции в работе часто.

Человеку не занятому сложными аналитическими вычислениями, бухгалтерским и финансовым учетом, с избытком хватило бы и того, что сегодня предлагает “Гугл диск” своим пользователям. Но конкурентная борьба за привлечение человека к своим ресурсам не дает спать спокойно и таким интернет-гигантам, как “Google”.

У таблиц “Гугла” одно преимущество перед другими – функция общего доступа к документу тому, кому это нужно. Доступ позволяет работать с информацией 2 — 3 сотрудникам. Чтобы создать гугл таблицу с общим доступом, первое, что делаем, это регистрируем аккаунт в “Google”, если его нет. Как это сделать, смотрим здесь. Аккаунт позволит пользоваться приложениями “Гугла”, в том числе и диском.

Как создать таблицу и функционально оформить, описано ниже. Ярко-зеленая кнопка “Настройки доступа”, расположенная справа на экране в верхнем углу, откроет доступ к документу. При клике по ней всплывает окно, где прописываем адреса электронной почты людей, которым открываем доступ и отправляем ссылку.

Как открыть доступ к таблице гугл

Пользователи получили ссылку, могут документ просматривать или редактировать. Что будут делать, зависит, какие стоят задачи, что разрешили. Функция редактора позволит друзьям и коллегам вносить изменения, писать комментарии и участвовать в обсуждениях.

Действия происходят онлайн, владелец документа видит, что делают коллеги. Занят другой работой — позже посмотрит записи комментариев. Опция расположена рядом с зеленой кнопкой общего доступа.

А можем отправить ссылку, чтобы человек познакомился с документом без права вносить изменения, тогда в меню будет ярко-зеленым гореть кнопка “Только просмотр”.

Как работать с гугл таблицами: создаем документ

Теперь по шагам познакомимся с функционалом гугл таблицы для пользователя. Открываем “Гугл диск”, нажимаем кнопку “Создать” или на пустом поле правой кнопкой мыши кликаем, выпадает меню — выбираем “Google Таблицы”. На экране монитора открывается новый документ – таблица с пустыми ячейками, переименовываем так, чтобы стало понятно, о чем он.

Как работать с гугл таблицами

Напишем название “Отчет по дням”. Рядом с названием документа стоит звездочка, кликаем и выделяем из длинного списка. Но, пока таблица одна, выделять не будем. Далее создаем папку, даем название и помещаем туда готовый документ.

Знакомимся с набором функций редактора, просматриваем меню. Встречаем “знакомых” из “Excel”, что делает работу приятной и легкой. Основное меню и контекстное в чем-то совпадают. Хотя список функций в “Эксель” намного шире, но даже того, что сегодня предлагает “Гугл”, хватает чтобы не чувствовать дискомфорта.

Форматирование таблицы для удобства работы

Создадим скелет нашей гугл таблицы с общим доступом, потом заполним мышцами, нервами в виде цифр и слов. На практическом примере разберем, как работают с такими документами.

Например, нужен отчет по каждому дню и количеству сделанных деталей заданных размеров. Также важно знать итог за день и за месяц по каждому размеру деталей. Первое с чего начнем — сделаем шапку таблицы, куда выносим:

  • дату;
  • наименование и размер деталей;
  • сами размеры;
  • итого за день.

В первой строке, где пишем наименование и размер деталей, объединяем ячейки, с помощью значка. Десятый размер шрифта не устраивает, увеличиваем до 14 и делаем жирным. Текст в ячейках, чтобы смотрелся четко и хорошо читался, выравниваем по центру, с помощью значка в контекстном меню, предварительно выделяем строку или столбец.

Шапку сделали понятной и функциональной, с учетом потребностей. По аналогии делаем любую другой вид гугл таблицы. Главное, чтобы в голове был набросок или эскиз, а по мере создания вносим коррективы.

Только когда поработали с таблицей, поняли, подходит или нет. Не устраивает количество, добавляем строки или столбцы, с помощью функции “Вставка”. Лишние столбцы, или строки убираем, с помощью кнопки “Изменить”, в выпадающем меню которой, заложены такие функции.

Заливка ячеек google таблицы

В работе с таблицами присутствует функция — заливка фона ячеек. Это нужно, чтобы подчеркнуть важность информации, содержащейся в ячейке. Или, чтобы скучный черно-белый цвет не угнетал, раскрашиваем с помощью заливки фона. Значок в меню помогает выбрать цвет.

Гугл таблица как работать

Экран радует глаз разнообразием красок, работать приятно. Для официальных документов такую радугу не стоит применять, а вот для личного использования можно. Вот еще одна деталь, которая сокращает затраты времени при оформлении.

В графе “Дата” прописываем одну строку: 01.01.2019. Далее устанавливаем курсор на правом нижнем углу ячейки, на квадратике, зажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз столько, сколько нужно, останавливаемся и отпускаем мышь, даты проставляются сами. Таким же образом и заливку растягиваем на нужное количество ячеек.

Гугл таблицы, как закрепить строку и столбец

Когда таблица занимает экран монитора, работать становится тяжело. Строка с обозначением ячеек уходит с экрана, и приходится прокручивать колесико до оглавления. Чтобы этого не происходило, открываем вкладку “Вид”. В выпадающем меню выбираем “Закрепить” и далее по стрелке – одну строку или более. В документе нужно закрепить две строки, что и делаем.

Гугл таблицы как закрепить строку

Таким же образом закрепляем и столбец. Теперь, какой бы длинной не была таблица, постоянно на экране, перед глазами будут даты и размеры. Работа без закрепки строк и столбцов была бы некомфортной, а при сегодняшних размерах экрана планшета, смартфона — невыносимой.

Создаем новый лист таблицы

Бывает, что одним листом в таблице не ограничился, требуется создать второй, и больше. Для этого в левом нижнем углу расположена кнопка +(плюс), кликаем на нее и попадаем в новый лист.

Листам гугл документа даем названия для удобства работы. Таблица условно называется “Отчёт по дням” и на первом листе речь шла о месяце январь, логично, что на втором листе будет таблица февраля. Так и называем.

Таблицы гугл создать

Наводим курсор на слово Лист, кликаем правой кнопкой мыши. Из выпадающего списка выбираем “переименовать” и называем Февраль, первый лист переименовываем в Январь. Сколько в таблице будет листов определяем по потребностям.

Белый цвет ячейки с названием листа меняем на другой, по вкусу. Январь и февраль ассоциируется со снегом и метелями, поэтому цвета выбираем синий и фиолетовый. Правой кнопкой мыши кликаем по названию листа и выбираем цвет заливки.

Гугл таблицы, как работать с формулами

Человечество не зря изобрело компьютерные программы, тем самым избавил от рутинной работы, такой как складывание и вычитание. Нужно только уметь формулу задать. Вот как это делается.

В таблице стоит столбец “Итого за день”, на первую строку столбца наводим курсор и ставим знак равно =сумм, открываем скобки, выделяем строки, которые надо посчитать, скобки закрываем, клавишей Enter подтверждаем действие. Формула выглядит так: =СУММ(B3;G3) и видима над таблицей.

Гугл таблицы как работать с формулами

Чтобы формула работала на всех строках, устанавливаем мышку на правый нижний угол первой ячейки столбца “Итого” и тянем вниз столько, сколько нужно.

Теперь цифры, которые будем заносить в таблицу, сразу формулой считаются. И не придется вспоминать таблицу умножения или сложения. Итоговая цифра тут же изменяется, это удобно, когда приходится вносить информацию по расходам и поступлениям.

Итоги за определенный период считаем так: выделяем ячейку, где эта сумма запишется. И выполняем те же действия, =сумм(выделяем ячейки столбца), нажимаем Enter. Теперь известна сумма всего за выбранный период.

Формулы в гугл таблицах

Работа с ячейками таблицы: примечания, комментарии

Функцией “Примечания” выделяем нужные ячейки или даем подсказки к цифрам. Для этого наводим курсор на выбранную ячейку и нажимаем правую кнопку мыши, в выпадающем меню — пункт “Вставить примечание”. Кликаем по пункту и пишем текст, чтобы текст сохранился, щелкнем мышью на пустом поле.

“Примечание” закрылось, но в прямоугольнике ячейки в правом верхнем углу появился треугольник. Когда наводим курсор на треугольник, всплывает примечание. Если примечание больше не нужно, кликаем правой кнопкой на ячейку и выбираем “Удалить примечание”.

Есть интересная функция, позволяющая комфортно работать с гугл таблицами. В том же выпадающем меню — строка “Комментарии”, кликаем, оставляем комментарий с вопросом или утверждением.

Комментарии в таблице google

Чтобы получить ответ на комментарий, открываем общий доступ к документу тому сотруднику, который нужен. Получив письмо со ссылкой, коллега получает доступ к участию в обсуждении или редактированию.

В левом нижнем углу листа, там, где стоит наименование листа — Январь, видим, что идет обсуждение и два комментария. Это помогает быстро решать вопросы, не прибегать к телефону и, не требует дополнительных, объяснений. Как только вопрос снят, в окнах комментария нажимаем: “Вопрос решен”, комментарии скрываются.

Ссылки на ячейки google таблицы

Если требуется перенести информацию с листа “Январь” на лист “Февраль”, и важно понимать откуда информация, помогут ссылки. В ссылке указали название листа и точки пересечения строки и столбца с информацией.

Ссылки в google таблице

Выделяем ячейку на листе “Февраль”, ставим знак = (равно), переходим на лист января. Выделяем нужную ячейку и клавишей Enter, подтверждаем действие. Возвращаемся в февраль и видим перенос информации в ячейку из листа “Январь”. Нужно перенести всю информацию из этого столбца, наводим курсор на правый нижний угол ячейки и тянем вниз столько, сколько заполненных ячеек.

Захватили лишнюю строку и при внесении цифр в январе, автоматически информация переносится в февраль. Нужно, чтобы информация с одного листа тут же заносилась во второй, захватываем лишними столько ячеек, сколько нужно.

Память несовершенна, с течением времени людям свойственно забывать, чтобы не ломать голову, откуда взялись эти цифры, в помощь памяти создали данную функцию, наводим курсор на ячейку, всплывает информация.

Как пользоваться фильтрами таблицы

Как работать с фильтром гугл таблицы. Выделяем ячейку столбца там, где буквенное обозначение, затем нажимаем знак фильтра в контекстном меню и выбираем “Новый фильтр”.

Фильтр в гугл таблице

Над нужным столбцом появляется активный знак фильтра. Кликаем по нему и в окне сначала очищаем все, затем выбираем даты, которые хотим отфильтровать и нажимаем Ок. Таблица сокращается до нужных строк. Лишняя информация теперь не мешает провести анализ по выбранным дням.

Чтобы снять фильтр, кликаем на активный знак фильтра, в окне выбираем сначала “Очистить”, а потом “Выбрать все” и Ок. Таблица возвращается в исходное состояние. Нажимаем на крестик и фильтр становиться не активным.

Выводы

Выяснили, как создать гугл таблицу с общим доступом, разобрали шаги по редактированию, познакомились с некоторыми возможностями. Научились заливать фон ячеек, закреплять области, задали формулы, сейчас с таблицей можно работать и получать удовольствие.

Так же как в гугл документах, в таблицах сохранять специально ничего не нужно. Сохранение происходит автоматически, что создали сегодня сохранено и завтра продолжим работу, даже на другом компьютере. Входите в свой аккаунт в “Google”, главное условие, чтобы было подключение к интернету, делайте анализ на основе табличных данных.

Если статья вам полезна, порекомендуйте друзьям, сделайте репост на страницы в соцсетях. А вы пользуетесь сервисами “Гугла”, что нравится в них, а что вызывает раздражение. Поделитесь мнением в комментариях.

Как создать Гугл таблицу с общим доступом?

Как создать гугл таблицу с общим доступом?

Чтобы создать новую google таблицу с общим доступом, нужно:

  • Зайти или создать аккаунт в gmail (так и вбиваем в поиск если у Вас нет аккаунта в гугл);
  • В правом верхнем углу щелкнуть левой кнопкой компьютерной мыши по пиктограмме с 9 точками;
  • В появившемся модальном окне с сервисами от гугл найти google диск;
  • Щелкнув по иконке гугл диска левой кнопкой мыши перейти в «мой диск»;
  • Слева, сверху щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопку «Создать»;
  • В появившемся модальном окне выбрать «Google таблицы» и щелкнуть по надписи — создастся новый файл таблицы.

Google таблицы. Начало работы, ввод данных, оформление.

Как дать доступ к гугл таблице другому пользователю?

Чтобы в Вашей гугл таблице могли подключаться другие пользователи — надо предоставить им доступ:

  • У пользователя должен быть гугл аккаунт;
  • В правом верхнем углу гугл таблицы кликаем мышью на «Настройка доступа»;
  • В появившемся модальном окне выбираем нужные настройки доступа.

Настройка доступа в гугл таблице

Общий доступ к гугл таблице по ссылке

Для настройки доступа всем пользователям можно разрешить переход по сформировавшейся ссылке, для этого:

  • В модальном окне кликаем по надписи «разрешить доступ всем, у кого есть ссылка» (она находится в самом низу);
  • Выбираем уровень доступа: от читателя (может только просматривать документ) до редактора (с полными правами администратора);
  • Жмем на кнопку «Готово» и делимся ссылкой.

Настройка роли пользователя в опциях общего доступа к гугл таблице

Выбор опции общего доступа к гугл таблице по ссылке

Общий доступ к гугл таблице определенным пользователям

Чтобы работать в одной гугл таблице группой, можно предоставить доступ к документу конкретным юзерам:

  • У пользователей должны быть аккаунты в гугл;
  • В правом верхнем углу щелкаем мышью по «Настройка доступа»;
  • В появившемся модальном окне щелкаем по форме мышью и вносим туда mail пользователя;
  • Кликаем по кнопке «Готово».

Настройка доступа к гугл документу определенным пользователям

Настройка доступа к гугл документу определенным пользователям

На почту пользователя придет оповещение с ссылкой на документ, в котором будет вестись совместная работа, либо просмотр (зависит от настроек по ролям).

Чтобы удалить пользователей, либо переделать варианты доступа, достаточно пройти аналогичную процедуру из нужных вариантов и: либо удалить какого-то пользователя; либо проставить функцию ограниченного доступа к документу (в случае, если был настроен доступ по ссылке).

Как создать Гугл таблицу с общим доступом

Для корпоративных проектов бывает полезно создать Гугл таблицу с общим доступом: как это сделать.

Таблицы, как и другие онлайн инструменты Гугл, позволяют работать с привычными формами документов, не устанавливая на компьютер лицензионный Microsoft Office. Больше того, хранение данных в облаке Google, позволяет получить к ним доступ из любого места, где есть Интернет.

Для корпоративной работы часто приходится обмениваться таблицами или работать над ними совместно.

общие таблицы гугл общие таблицы гугл

Преимущества общего пользования

Общая доступность Google таблиц позволяет:

  • иметь всегда актуальную информацию содержимого документа;
  • избежать появления дублей и путаницы с их актуальностью;
  • контролировать изменения информации и время редактирования;
  • экономить время на пересылке документов;
  • организовать удаленную работу сотрудников группы.

Используя общий для сотрудников доступ, можно более эффективно работать, оговорив заранее правила работы.

Создание документа для совместной работы

Для создания общедоступного файла необходимо, чтобы все члены группы имели аккаунты Google. Любой член группы может предоставлять доступ к любому своему документу остальным участникам, при этом остальные файлы будут для них недоступны, если владелец не позволит.

Порядок создания общего пользования:

  • войти в документ;
  • в правом верхнем углу нажать на кнопку Настройки доступа;

настроить настроить

  • в появившемся окне нажать кнопку вверху Копировать ссылку общего доступа;

создание ссылки создание ссылки

  • ввести адреса людей, которым будет открыт доступ к файлу;

распределение прав распределение прав

  • для каждого человека можно выбрать степень доступности: редактирование, комментирование; чтение;
  • ввести описание файла и нужные пояснения;
  • отправить ссылку адресатам.

В результате этих действий члены группы получат совместный доступ к таблице Гугл, причем каждый в пределах выделенных ему полномочий.

Если в том же окне внизу нажать на надпись Расширенные, то можно отправить ссылку на файл дополнительно владельцам аккаунтов Фейсбука и Твиттера. Это очень удобно, если общий доступ к таблице нужно предоставить более широкому кругу людей.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.