Как защитить диапазон или лист в Google Таблицах
Защита данных от редактирования в Google Таблицах актуальна только в тех случаях, когда речь идет о совместной работе над документами. Вы можете ограничить изменения для определенных пользователей или всех, кто имеет доступ к документу. Это ограничение может касаться только определенного диапазона или всего листа.
Давайте более детально разберемся с тем, как правильно управляться с этой настройкой и обеспечить корректную защиту документа.
Изменение настроек доступа для всего листа
Давайте сразу уясним, что настройка доступа не совсем относится к теме защиты диапазона или листа, поскольку распространяется на весь документ. Однако если вы все же зашли в эту статью и заинтересованы в ограничении на весь документ, давайте кратко остановимся на другой настройке, относящейся непосредственно ко всей Таблице.
Если вы являетесь владельцем, после открытия таблицы нажмите кнопку «Настройки Доступа».
При появлении сообщения «Доступ ограничен» можете пропустить эту инструкцию, поскольку документ и так доступен только вам.
При распространении по ссылке или по адресам вы увидите сообщение другого формата. Вы можете развернуть соответствующее меню, чтобы запретить всем пользователям доступ к этому документу.
Обратите внимание, что можно дополнительно установить разрешения, предоставив доступ только для чтения или комментирования. Только пользователь со статусом «Редактор» сможет вносить изменения в ваш документ.
Теперь вам должно быть точно понятно, что данная настройка распространяется на всю таблицу и подходит обычно в тех случаях, когда речь идет об открытии доступа для чтения и редактирования. Далее речь пойдет о защите отдельных диапазонов или листов одного документа. Эти настройки могут значительно отличаться от тех, которые были заданы для всей электронной таблицы.
Добавление защиты для диапазона данных в Google Таблице
Защита выбранного диапазона в Google Таблицах означает, что вы как создатель устанавливаете запрет на редактирование всем пользователям или делаете так, чтобы при попытке внести изменения каждый юзер видел соответствующее предупреждение, но при этом мог его игнорировать. Выбор параметров не является чем-то трудным и выглядит так:
Сначала выделите тот диапазон, который хотите защитить. Если речь идет о целом листе, щелкните сразу по нему ПКМ и из контекстного меню выберите пункт «Защитить лист».
Для диапазона в контекстном меню, которое тоже открывается нажатием правой кнопкой мыши, наведите курсор на «Показать другие действия с ячейкой» и выберите пункт «Защитить диапазон».
Задайте для него описание, если собираетесь создать несколько таких настроек для одного и того же документа. Это позволит в будущем не запутаться в общем списке.
Убедитесь в том, что диапазон или лист выбраны правильно. Если что, всегда можно внести изменения в соответствующих полях или вернуться к таблице, чтобы выделить ячейки с зажатой левой кнопкой мыши.
На этом настройки самого диапазона завершены, поэтому перейдем к защите, щелкнув по «Задать разрешения».
Вы можете отметить маркером «Показывать предупреждение во время редактирования этого диапазона». Таким образом, каждый пользователь, кто захочет изменить одну из ячеек, получит сообщение и сможет его проигнорировать, продолжив редактирование.
Однако чаще всего используется именно запрет. По умолчанию редактировать диапазон или лист можете только вы как создатель.
Если развернуть список и выбрать «Настроить», то появится форма для выбора пользователей.
В ней укажите адреса или имена тех юзеров, кому тоже хотите предоставить разрешение на редактирование. Для всех остальных это будет запрещено.
Обычно достаточно ввести первые буквы адреса электронной почты или имени, чтобы появился список с подходящими результатами.
Подтвердите изменения и убедитесь в том, что ваша настройка появилась в списке «Защищенные листы и диапазоны».
Точно таким же образом вы можете создавать неограниченное количество защищенных диапазонов и листов, устанавливая для них свои параметры. Это очень удобно при коллективной работе над большой электронной таблицей, где каждый сотрудник должен заполнять только те формы, которые относятся к его сфере деятельности.
Последующее управление защищенными диапазонами и листами
В конце давайте рассмотрим, как вызвать список защищенных листов и диапазонов, просмотреть его, добавить что-то новое или изменить уже существующие правила. Это нужно для того, чтобы вы не забыли, какие изменения вносили и всегда могли откатить их или доработать при смене условий пользования электронной таблицей.
Список с необходимой информацией можно вызвать через меню «Данные», нажав по пункту «Защитить листы и диапазоны».
Появится перечень с описаниями существующих настроек и кнопка «Добавить лист или диапазон» для создания новых правил. Если нажать по существующей записи, вы будете перенаправлены в ту же форму, которая была разобрана выше, чтобы внести любые изменения.
С листом все намного проще, ведь по нему достаточно кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Защитить лист», чтобы посмотреть уже существующее правило или задать новое.
Теперь вы знаете, что защита диапазонов и листов в Гугл Таблицах выполняется буквально в несколько кликов, и у вас есть практически неограниченные возможности в плане установки правил. Используйте эти параметры при коллективной работе с документами, чтобы никто не мог случайно или намеренно внести в них неправильные данные или стереть что-то нужное.
Как полностью скрыть от определенного пользователя часть таблицы?
Есть некая таблица в которой есть столбцы "исполнитель" и "стоимость" и куча строк соответственно. Вопрос в том можно ли в зависимости от того какой указан исполнитель в ячейке скрывать стоимость его услуг от других пользователей(исполнителей)? Возможно даже скрывать полную строку. Но лучше отдельную ячейку.
Этого сделать нельзя.
В такой системе управления данными, как Гугл Таблица, права назначаются на весь блок данных (файл). Некоторые ограничения, которые мы можем устанавливать внутри Таблицы,например, защищать листы или диапазоны, не являются системными (полными, фатальными, как хотите). Если можно было бы применить ограничения на часть Таблицы для определенного пользователя, то для других пользователей эта часть Таблицы перестала бы существовать, а следовательно для них бы перестала существовать и логика, данные для дальнейших расчетов и построения визуализаций и пр.
Выходов из этой ситуации несколько.
Самый важный и действенный из них — это перестать приписывать магические свойства Таблицам. Люди часто склонны считать что-то не тем, чем оно является. Необходимо четко понимать, что при низком пороге входа обязательно существуют какие-то грабли, которые появятся в самый неподходящий момент.
Другой способ заключается в использовании СУБД. Порог входа уже совершенно иной и требует материальных и трудовых затрат.
Еще один способ занимается поиском других подобных Таблицам систем, в которых существуют дополнительные правила ограничения прав. Я использую такой способ сейчас. Безуспешно.
В контексте текущего вопроса существует следующий способ. Он заключается в применении простого принципа под названием "Принцип разделения функциональности (в табличных процессорах)". Его суть в двух словах: "разделяй и властвуй".
Работа со столбцами, строками и ячейками
В данной статье мы научимся с вами объединять, разъединять, скрывать и делать видимыми скрытые столбцы, строки и ячейки в Гугл таблицах. А так же группировать столбцы и строки, и научимся получать web-ссылки на нужный нам диапазон в документе.
Как скрыть и открыть к видимости столбец в Гугл таблицах
Для начала давайте разберемся для чего нам может понадобиться скрыть столбец или строку. Представьте себе что у вас огромная таблица с данными о продажах по менеджерам с каждого региона страны, да еще в разных сегментах/категориях продаж.
Нередко у вас будет появляться необходимость просматривать статистику прошлых продаж по нужным вам регионам, нужным менеджерам и нужным сегментам каталога. Если у вас реально большая таблица, то глаза ваши будут разбегаться, а взгляд каждый раз терять нужный столбец или строку. Вот для этого нам и понадобится функция скрытия «ненужных» в данный момент столбцов или строк.
К счастью, скрыть столбец очень просто, самый простой и быстрый способ:
- Кликните по названию столбца правой кнопкой мыши
- В открывшемся контекстном меню выберите пункт «Скрыть столбец»
И как результат видим вот такой значок на месте нашего столбца: 
Соответственно чтобы сделать его видимым то нам достаточно просто нажать на одну из этих стрелочек, которые мы видим на месте скрытого столбца: 
Чтобы скрыть и сделать видимыми сразу несколько столбцов, то необходимо выделить сразу два и более столбцов, описанным в начале статьи способом и проделать все те же действия что и с одним столбцом.
Важно помнить, что спрятать одновременно несколько столбцов мы можем только соседствующие друг с другом столбцы.
Как скрыть и открыть к видимости строку в Гугл таблицах
Механизм скрытия и открытия к видимости строк в гугл таблицах ничем не отличается от механизма работы со столбцами, разница лишь в плоскости расположения элементов таблицы.
Со строками проделываем все то же что и со столбцом:
- Выделяем строку кликом правой клавишей на мышке
- Выбираем в выпавшем контекстном меню пункт «Скрыть строку»
И таким же макаром как и со столбцами, открываем к видимости. Это же касается и группового скрытия и открытия — все как и у столбцов.
Как скрыть и открыть к видимости лист в Гугл таблицах
Листов в одном гугл документе бывает очень и очень много и не всегда они нужны нам видимыми. Ведь бывают листы с техническими данными, откуда мы, например, берем данные для своих выпадающих списков или еще какие-то данные, которые нам для ежедневной работы не нужны.
А если они нам не нужны, то зачем мы занимаем и без того драгоценное полезное пространство внизу документа? Правильно — незачем!
Давайте спрячем ненужные нам листы вместе:
- Кликаем по маленькому треугольнику на вкладке нужного нам листа
- Выбираем в выпавшем контекстном меню пункт «Скрыть лист»
И теперь для того чтобы показать скрытые листы необходимо пройти простой путь в меню:
Вид -> Скрытые листы -> Номер или название вашего листа: 
Или же (что проще) нажать на иконку «Гамбургера» рядом с листами и найти там скрытый лист — название его будет полупрозрачным, давая нам понять что этот лист скрыт: 
Как объединить столбцы, строки или ячейки в Гугл таблицах
Со скрытием, вроде, разобрались, теперь посмотрим как объединять столбцы, строки и ячейки.
На самом деле, ничего сложного в этом нет, так же как и в скрытии. Для того чтобы объединить столбцы необходимо:
- Выделить столбцы знакомым нам уже методом
- Нажать на панели инструментов на иконку объединения:
При этом мы объединили и по горизонтали и по вертикали, а еще можно объединять по горизонтали и по вертикали отдельно. Для этого необходимо нажать на иконку выпадающего списка рядом с иконкой объединения: 
Когда объединим по горизонтали, то результат будет таким: 
А по вертикали вот таким: 
Объединение строк и ячеек ничем не отличается от объединения столбцов: также выделяем нужный нам диапазон ячеек или строки и жмем все на ту же иконку объединения и при необходимости выбираем тип объединения — по горизонтали, по вертикали или полностью объединяем.
Группировка столбцов и строк
Признаться, эту функцию я ждал достаточно давно и с надеждой! Была однажды даже мысль создать свой собственный Addon для группировки строк и столбцов, но Гугл оказался первым.
Давайте порассуждаем зачем нам группировка строк или столбцов.
- Во-первых это экономит нам место, ведь мы можем оставить только заголовок, а внутрь группы «спрятать» какие-то данные
- Во-вторых это упорядочивает таблицу в тех случаях когда данные можно сгруппировать, разбить на группы, и все данные становятся более понятными
Давайте посмотрим как это выглядит на практике: 
Обратите внимание как эстетично и практично! Сверху группа в развернутом состоянии, а ниже я разместил группу и свернул ее и мы видим только нужный нам заголовок, по которому будем очень быстро находить нужные нам данные. Таким образом мы можем очень сильно уменьшить размеры таблицы, но лишь в том случае если у нас данные разнесены по группам. Например, мы можем группировать данные по регионам, менеджерам или категориям/продуктам. И все это делается занчительно проще чем в Excel. Кайф!
И я вам сейчас расскажу как это сделать:
- Озаглавьте верхнюю у группы строку
- Ниже введите данные для этой группы, не важно сколько строк
- Теперь выделите ТОЛЬКО те строки (не ячейки, а именно целиком строки), в которые вы ввели данные (без заголовка)
- Кликаем правой кнопкой мыши по нумерации строк слева и в выпавшем меню выбираем «Сгруппировать строки»
Вуаля!
Группировка столбцов работает ровно также как и строк. Пользуйтесь! Разгруппировать, кстати, можно тем же способом — кликаем по группе правой кнопкой мыши и в меню выбираем «Снять группировку строк».
Как получить web-ссылку на определенный диапазон в Гугл таблицах
Итак, последний раздел статьи — получение ссылок на определенный диапазон в Гугл таблицах. Давайте разберемся для чего это вообще. Я, например, очень активно использую эту функцию когда хочу поделиться с коллегами какими-то данными из моих таблиц. И чтобы долго не объяснять на каком листе и в каком диапазоне те или иные данные, я просто даю ссылку, перейдя по которой коллеге сразу откроется именно тот диапазон который я хочу показать.
Давайте посмотрим как это сделать:
- Выделяем нужный нам диапазон
- Кликаем правой кнопкой мыши по выделенному диапазону и выбираем в выпавшем контекстном меню пункт «Получить ссылку на этот диапазон»
Готово! Ссылка уже сразу будет скопирована в буфер обмена, вам осталось лишь открыть свой мессенджер или почту и нажать две кнопки Ctrl + V .
Как поделиться только одним листом в Google Таблицах
Когда дело доходит до обмена, Google может быть немного неудобным. Часто, когда вы пытаетесь поделиться документом, Google Таблицы пытаются предоставить общий доступ к документу — и это не всегда то, что вам нужно.
К сожалению, в Google Таблицах нет внутреннего способа поделиться только одним листом. Скорее нужно проявить немного творчества.
Давайте посмотрим, как поделиться только одним листом в Google Таблицах.
Дизайн таблицы Google
Если вы знакомы с Excel, то вы знакомы и с Google Таблицами. Документ «Google Лист» — это единый документ, известный как «рабочая книга», состоящий из нескольких страниц.
Обычно, когда вы делитесь таблицей Google, вы делитесь всем документом.
В этом примере у нас есть лист, содержащий расписания наших сотрудников. У нас есть одна страница для «Анны» и еще одна для «Аарона».
Понятно, что мы просто хотим поделиться расписанием с сотрудниками на индивидуальной основе. Но мы можем захотеть сохранить все на одном листе для простоты.
Самый распространенный метод обмена Google Таблицей — это нажать кнопку «Поделиться». Оттуда вы можете либо «Добавить людей или группы», либо получить ссылку для общего доступа.
При совместном использовании вы можете выбрать одну из трех классификаций:
- Читатель: это тот, кто может просматривать контент, но не может его комментировать или редактировать.
- Комментатор: это тот, кто может оставлять комментарии, но не может редактировать сам документ.
- Редактор: это тот, кто может просматривать контент, оставлять комментарии и редактировать файл.
Обычно вы должны предоставить доступ к большинству документов как «комментатор» или «читатель». Когда вы позволяете людям редактировать ваши документы, вы рискуете потерять содержимое или изменения.
Если вы разрешите другим редактировать ваши документы, вы сможете отслеживать данные изменения. Вы увидите, кто что редактировал и когда, и сможете отменить изменения, если хотите. Тем не менее, это опасно, и кто-то потенциально может поделиться вашим файлом с другими, у кого он не должен быть, или полностью удалить файл.
Однако проблема с совместным использованием файла заключается в том, что он будет предоставлять общий доступ ко всему документу — это не сработает, если вы хотите поделиться только одной вкладкой.
Если вы хотите поделиться только одной вкладкой в Google Таблицах, вам обычно придется удалить из документа посторонние данные.
Для этого можно использовать несколько методов.
Связывание кого-либо с определенной вкладкой в вашем листе Google
Допустим, Аарон точно знает, когда Анна работает, независимо от того, вы не пытаетесь скрыть информацию, вы просто хотите убедиться, что он оказался на нужном листе.
Если он просто откроет URL-адрес, он окажется на странице Анны и может запутаться.
Можно связать кого-то напрямую с определенной вкладкой в вашей таблице Google. Вы делаете это, сначала переходя к листу, который вы хотите, чтобы они видели.
Когда вы окажетесь на первой странице, вы увидите gid = 0 в конце URL-адреса. Но в этом случае, когда мы нажимаем на вкладку Аарона, мы видим gid = 2068619782.
Добавьте «gid = 2068619782» в конец вашего общего URL-адреса, и они будут автоматически перенаправлены на соответствующую вкладку.
Проблема, конечно, в том, что вы все еще можете видеть другие листы. Вас перенаправляют на конкретный, но вы все равно можете щелкнуть по любому из них. Таким образом, хотя его проще использовать, он не так безопасен.
Это также не совсем интуитивный метод совместного использования одного листа, потому что вам нужно будет найти «гид» — и потому что трудно кому-то объяснить, что вы сделали.
Но если вы просто собираетесь отправить кому-то URL-адрес, и вас не особенно заботит, могут ли они увидеть другие данные, это лучшее доступное решение.
Защита таблиц от просмотра другими пользователями
Что, если сотрудники не должны видеть расписания других сотрудников? Возможно, листы также содержат конфиденциальную информацию, например, шкалу заработной платы. Может наступить время, когда вам понадобится предоставить общий доступ к одному листу и защитить другие листы от просмотра.
В этой книге у нас также есть лист, который называется информацией о заработной плате. Анна зарабатывает больше, чем Аарон, вероятно, потому, что у нее есть трудовой стаж или, возможно, потому, что у нее есть дополнительные обязанности.
Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на листе и нажать «Скрыть», чтобы скрыть это от пользователей. Пока пользователи имеют статус «Комментатор» или «Читатель», они не смогут редактировать лист, чтобы скрыть эту страницу.
Но это не очень безопасно. Проблема в том, что вам придется «раскрыть» лист, например:
Когда вы откроете лист, его может увидеть кто-то другой. И вы сможете скрыть только все сразу от всех, а не только от одного человека за раз.
Защита других листов
Также следует отметить, что вы можете установить защиты для листов. Защита означает, что люди не могут редактировать эти листы, даже если они могут их просматривать.
Например, вы можете настроить его так, чтобы Анна не могла редактировать лист Аарона, а Аарон не мог редактировать лист Анны. Это было бы очень удобно, если бы вы просили их установить собственное расписание и не заботились бы о том, могут ли они просматривать листы друг друга.
Вы можете сделать это, щелкнув правой кнопкой мыши на листе и выбрав «Защитить лист». Оттуда вы выбираете пользователей, которые могут вносить изменения в лист.
Фактически, в этой ситуации это может быть даже лучшим решением этой конкретной проблемы — они смогут видеть листы друг друга, чтобы проверить свои расписания, но не смогут их редактировать.
Очевидно, обратная сторона снова заключается в том, что вы не можете скрыть информацию таким образом. Вы можете просто защитить его от изменений. Если у вас есть конфиденциальная информация на этих листах, которую вы хотите защитить, решение не поможет.
Создание нового файла с одним листом
Пока что у нас есть довольно несовершенные решения. Хотя мы можем указывать людям на один лист или пока мы можем скрывать другие листы, мы не смогли полностью удалить данные, которые мы пытаемся защитить.
Но, как уже упоминалось, у Google нет внутреннего метода простого обмена одним листом. Вместо этого вам придется создать книгу, в которой будет только один лист.
Удобный способ поделиться одним листом — сначала создать копию вашего файла.
Создав копию файла, удалите другие страницы, а затем поделитесь листом с данным человеком.
Это дает некоторые важные преимущества в отношении конфиденциальности и безопасности. Во-первых, данных, которые помогают защитить, больше нет в файле. Вам не нужно беспокоиться о том, смогут ли они получить к нему доступ, потому что данных там нет. Вам также не нужно делиться этим каким-либо особым образом; поделиться им с человеком — это все, что вам нужно.
Но есть и недостатки. Вам придется обновлять каждый лист независимо от более крупного документа. Вы не сможете сохранить ссылки между листами, потому что они будут отдельными книгами. И у вас будет много дополнительных файлов.
Примечание. Существуют также другие способы создания книги, содержащей только один лист. Например, вы можете создать новую пустую книгу и вручную скопировать лист.
Экспорт страницы в Google Таблицах
Итак, что, если вы не хотите иметь дело с несколькими книгами, но хотите предоставить общий доступ к одному листу?
Есть еще одно последнее решение, которое вы можете попробовать: экспорт из документа. С помощью этого метода вы сохраните исходную книгу.
Сначала вы идете в Файл -> Скачать. Затем выберите «PDF-документ».
В самом верху вы увидите «Текущий лист». Это позволяет экспортировать только текущий лист.
При этом создается дополнительный файл, которым вы можете поделиться через Google Docs или по электронной почте в виде вложения. Но это не требует изменения исходного документа. Вместо этого вы сможете экспортировать лист за листом, когда захотите поделиться данной страницей.
И вы будете знать, что данные, которые вы пытаетесь защитить, не находятся в файле, которым вы делитесь. Для большинства людей это будет самый быстрый и простой способ поделиться одним листом в Google Таблицах. Обратной стороной является то, что вы собираетесь экспортировать его как документ PDF, который другой человек не сможет отредактировать или поделиться с вами.
Обратите внимание, что вы также можете экспортировать лист XLS, используя этот метод, но он будет экспортировать всю книгу. При желании вы можете экспортировать лист XLS, а затем удалить ненужные страницы, но это по-прежнему создает другие проблемы, поскольку усложняет конвейер вашего контента. В конечном итоге цель состоит в том, чтобы иметь возможность экспортировать отдельный лист из вашего листа Google, не нарушая исходную книгу и не требуя слишком большого количества шагов.
Печать листа
Конечно, следует также отметить, что есть гораздо более прямой способ поделиться одним листом. Вы всегда можете просто распечатать документ. Если вы распечатываете документ, вы можете раздавать листы по желанию (см. как распечатать выбранные ячейки в Google таблицах).
В большинстве случаев причина, по которой вы хотели бы поделиться одной страницей как листом Google, заключается в том, чтобы другой человек мог ее редактировать. Но если это, тем не менее, является частью более крупной книги, это на самом деле будет рутиной; вам нужно будет перенести данные, которые они изменяют, в исходную книгу, когда они будут закончены.
Если вы хотите передать кому-либо неотредактируемую копию документа, самым быстрым и простым способом всегда будет просто распечатать данную страницу. Это не только минимальное количество потенциальных проблем с безопасностью, но и наиболее простое решение технологической проблемы.
Совместное использование только одного листа в Google Таблицах
Итог: у Google нет определенного процесса или протокола для совместного использования одного листа.
Скорее есть несколько обходных путей, которые вы можете использовать. Вы можете запретить людям редактировать определенные листы, вы можете скрыть листы, а также экспортировать отдельные листы из большой книги и предоставить к ним общий доступ.
Это может быть немного неудобно. У вас может быть несколько страниц книги, которые все связаны друг с другом, но вы можете захотеть, чтобы определенные люди видели только одну страницу. Для большинства людей экспорт копии этой страницы в формате PDF или даже печать страницы может быть самым простым способом поделиться информацией.
При разработке документов Google Таблиц вы можете иметь это в виду. Учтите тот факт, что данные, совместно используемые на одном листе, скорее всего, будут доступны для просмотра всем, кому предоставлен общий доступ к листу, и что вам может быть сложно предоставить общий доступ к отдельным листам без разделения файла.