Как поставить статус в гугл таблице
Перейти к содержимому

Как поставить статус в гугл таблице

  • автор:

Google таблицы — выпадающий список

Для чего же нужны выпадающие списки в Гугл таблицах?

Ну, во-первых списки очень облегчают работу с большим количеством одинаковых данных, когда вам в различных колонках необходимо использовать одни и те же значения, например количество проданных товаров в разные периоды времени. Товары-то одни и те же, а вот периоды разные, вот в таком случае к нам и спешат на помощь выпадающие списки.

Во-вторых, использование списков с заранее заготовленными значениями исключают ошибки при введении одинаковых данных. И потом, когда вам однажды понадобится делать проверки данных формулами, то допущенная помарочка в слове или цифре может натворить весьма немало неприятностей в расчетах. Тогда как списки из введенных единожды правильно данных исключат подобные казусы.

Как сделать простой выпадающий список в Гугл таблицах

Чтобы реализовать выпадающий список красиво и удобно (не испортив внешний вид таблицы), мы будем использовать два листа. Для этого давайте сперва добавим второй лист как это описано тут и переименуем их, как это описано в соответствующей статье здесь.

Лист на котором будет отображаться результат я так и назвал Результат, а лист, который сразу был под названием Лист 2, я назвал Данные, на нем я размещу исходные данные.

После того как мы сделали эти простые действия, приступим к заполнению данных. Для этого перейдем на лист который мы назвали Данные и добавим некоторые данные, у меня это Ягоды, Фрукты и Овощи, расположенные по порядку в ячейках A1:A3:
Исходные данные для выпадающего списка в Гугл таблицах.

Теперь перейдем на наш главный лист Результат, где мы будем делать сам выпадающий список. Поставим курсор где нам необходимо, в моем случае разницы нет и я размещу выпадающий список в ячейке A3.

Теперь переходим в панели меню по следующему пути: Данные -> Проверка данных:
Пункт меню для добавления выпадающего списка в гугл таблицах.

Откроется вот такое контекстное меню:
Контекстное меню проверка данных в Гугл таблицах.

В котором мы видим следующие пункты:

  • Диапазон ячеек – здесь мы видим название нашего листа и адрес ячейки в которой будет наш выпадающий список на данном листе;
  • Правила – здесь мы будем задавать правила для отображения нашего списка. По умолчанию значение стоит Значения из диапазона, оно нам как раз и нужно, так что ничего не трогаем и оставляем как есть. А вот в поле справа от значения нам необходимо указать путь до наших данных на втором листе, в нашем случае это: ‘Данные’!A1:A3
    Слово Данные – это ссылка на лист с нашими исходными данными, взятая в одинарные кавычки, затем восклицательный знак и номера ячеек с нашими данными.
  • Ниже мы видим чек бокс Показывать раскрывающийся список в ячейке – он выделен по умолчанию и это значит, что справа ячейки с нашим выпадающим списком будет треугольничек. Если он вам по каким-то причинам не нужен, то снимите чек бокс.
  • Для неверных данных – здесь два радио бокса: показывать предупреждение и запрещать ввод данных. По умолчанию стоит показывать предупреждение и это значит, что если вы введете не соответствующее значение из исходных данных, то всплывет сообщение с ошибкой.
    А если выберете запрещать ввод данных, то при неверном (несоответствующем) исходным данным значении появится предупреждающий pop-up с текстом «Данные, которые вы ввели в ячейку A3, не соответствуют правилам проверки».
  • Оформление – в данном пункте мы видим чекбокс «Показывать текст справки для проверки данных:» и ниже поле, где нам предлагается готовый вариант сообщения, который можно исправить на свое. Именно это сообщение будет всплывать при введении не правильных значений, по умолчанию стоит: «Введите значение из диапазона ‘Данные’!A1:A3»

Все! Жмем кнопку Сохранить и наслаждаемся результатом своего труда:
Готовый выпадающий список в Гугл таблицах.

Выпадающий список в Гугл таблицах с использованием условного форматирования

Сделать-то мы сделали выпадающий список, но теперь нам необходимо потренироваться как его использовать в работе.

Теперь добавим немного магии и воспользуемся условным форматированием для того, чтобы мы могли налету отличать данные которые выбраны в той или иной ячейке с выпадающим списком.

Допустим у нас есть некие данные, в нашем случае это Ягоды, Фрукты и Овощи. У вас это могут быть другие данные, но не это главное. Если у нас приличное количество выпадающих списков с различными данными, то выглядит все достаточно запутанно и вообще поди пойми где и что.

Чтобы как-то разбавить эту серую массу данных, нам потребуется инструмент условного форматирования. При помощи его мы в несколько кликов раскрасим наши товары в соответствующие цвета и нам будет значительно проще различать где какой вид продукта выбран.

Для начала выделим весь диапазон, в нашем случае это A1:C20
Диапазон данных с выпадающими списками.

Затем пройдем путь в меню: Формат -> Условное форматирование или кликнем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберем Условное форматирование.

В открывшемся окне справа мы увидим что мы применять будем форматирование к диапазону A1:C20. Ниже в форме Форматирование ячеек выберем Текст содержит, еще ниже в поле введем, например, Фрукты. Сразу увидим, что наши ячейки, которые содержат слово Фрукты, окрасились в серый цвет — так Гугл таблицы по умолчанию окрашивают ячейки.

Но нам же надо окрасить в разные цвета разные ячейки, поэтому выберем ниже способ форматирования, а именно окрасим ячейки с фруктами, скажем, оранжевым цветом. Для этого выберем нужный цвет в форме с изображенным ведерком.

Жмем Готово, наслаждаемся свежими красками в нашей серой таблице!

Теперь повторим эти действия с другими данными, нажав на кнопку Добавить правило справа, только теперь вводим в поле не Фрукты, а Ягоды и на последнем этапе Овощи, и наблюдаем вот такую картину:
Окрашенные данные в выпадающих списках гугл таблиц.

Теперь когда мы выберем нужные данные в выпадающем списке, ячейка эта будет окрашиваться в соответствующий цвет.

Вот и все, надеюсь статья была полезной. Если у вас есть еще какие-то вопросы, то пишите их в комментариях, я с удовольствием на них отвечу!

Визуализация статусов проектов

Визуализация статусов проектов помогает ускорить обработку больших объёмов числовых данных. Сегодня я расскажу, как это реализовать в таблицах Гугл.

Под статусом, или стадией проекта имеется в виду следующее. Примеры: «Новый» (только начали), «В тестировании» (сделали, проверяем), «Отстаём!» (нарушили срок сдачи) «Сдано» (заказчик подписал акты и произвёл оплату) и т.д.

Сразу оговорюсь, что это деление условно, и каждого может быть свой список. Поделитесь в комментах своим.

Как это работает?

В строке с наименованием проекта мы выбираем из списка статус проекта.
Соседняя ячейка отображает цифровое значение (сколько процентов выполнено).
В следующей ячейке строки отображается цветной столбец, длина которого зависит от процента выполнения.
Если статус проекта «Отстаём!» (нарушен дедлайн), то ячейка со статусом красная, что сразу бросается в глаза.

Таким образом, окинув взглядом лист, мы сразу видим, с какими проектами всё в порядке, а на какие надо обратить особое внимание.

1. Заполним таблицу статусами

Добавим новый лист DATA и заполним на нём таблицу со статусами и соответствующими числовыми значениями.

2. Настроим проверку данных

Выделим ячейки, где должен отображаться список со статусами. В меню выберем Данные > Настроить проверку данных.

В поле Правила выберем на листе DATA диапазон ячеек в столбце B (там у нас список «Новый», «Выполняется» и т.д.)

3. Настроим выборку числовых значений

В соседнюю ячейку в столбце C вводим формулу:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(statusValue;ПОИСКПОЗ($B6;DATA!$B:$B;0)))

Здесь используются 3 функции: ЕСЛИОШИБКА, ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Справку по любой функции можно получить так. Если в строке формул щёлкнуть мышью на имени функции (в начале, в конце или середине — неважно), на экране появится краткая справка по ней.

Если щёлкнуть внизу этого справочного окна по ссылке «Подробнее о функции ИНДЕКС…», откроется новое окно с более подробным описанием функции и примерами её использования.

3.1. Функция ИНДЕКС

ИНДЕКС(ссылка; [строка]; [столбец])

возвращает содержимое ячейки, находящейся на пересечении определенной строки и столбца в массиве.

[ссылка] — это массив (диапазон ячеек), в котором ищем.
[строка] и [столбец] — номера строки и столбца, на пересечении которых находится искомое значение.

Например, функция ИНДЕКС(DATA!D2:D8;2;1) в нашем примере возвратит значение 0,07. Т.к. формат ячеек в столбце C процентный, то на экране будет 7%.

3.2. Функция ПОИСКПОЗ

Номер строки заранее неизвестен, его надо найти. Ищем с помощью функции ПОИСКПОЗ(запрос; диапазон; [метод_поиска]). Она возвращает относительное положение значения в диапазоне.

[запрос] — то, что мы ищем (значение в ячейке B6 — текст «Новый»).
[диапазон] — где ищем (диапазон ячеек B:B на листе DATA, там у нас статусы).
[метод_поиска] — 0, 1 или -1.
У нас 0, поэтому функция находит первое значение, равное значению аргумента [запрос].

Например, если в ячейке B6 выбран статус «Новый», то функция

возвращает значение 3.

3.3. Функция ЕСЛИОШИБКА()

Эта функция подавляет ошибки, если они возникнут. Она необязательна, мы уже разбирали её в предыдущей статье блога.
См. Анализ затрат с помощью Google

3.4. Именованные диапазоны

Посмотрим ещё раз на формулу в ячейке C6:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(statusValue;ПОИСКПОЗ($B6;DATA!$B:$B;0)))

В [ссылка] вместо диапазона ячеек DATA!D:D мы видим statusValue.
Это название диапазона DATA!D:D.

Так тоже можно, и часто это удобнее.
Имя диапазона осмысленное, и в формуле понятнее, о чём речь.
Кроме того, можно добавлять в этот диапазон новые значения, и он будет автоматически расширяться. Нам не придётся в формулах делать правки.

Именовать диапазон ячеек просто.

Выделите на листе DATA столбец D

Меню Данные > Настроить именованные диапазоны

Введите имя «statusValue» и нажмите Готово

3.5. Функция SPARKLINE()

Хорошо, теперь займёмся столбцом E.

В ячейку E6 введём формулу, которая создаст внутри ячейки миниатюрную диаграмму:

[данные] — диапазон ячеек, содержащий данные для построения диаграммы. В нашем примере данные берём из столбца C (там цифровые значения статусов).

[параметры] — диапазон ячеек, содержащий дополнительные параметры и их значения. С их помощью настраивается вид диаграммы. «charttype»\»bar» означает, что вид диаграммы — гистограмма.
Параметр «max»\1 означает, что максимальное значение по горизонтальной оси — 1.
«color1″\»#69F0AE» задает светло-зелёный цвет столбцов.

3.6. Условное форматирование

К сожалению, в функции SPARKLINE нельзя использовать второй цвет для одного и того же ряда значений. Поэтому сигнализацию красным цветом о том, что нарушен срок сдачи проекта, сделаем с помощью условного форматирования.

Выделим нужные ячейки в столбце E

Меню Формат > Условное форматирование

В поле Форматировать ячейки, если… выберем Ваша формула

В поле Значение или формула введём формулу:
=$C6=0,01

В поле Формат выберем красный цвет заливки, и Готово.

Вот и всё, задача выполнена. Статусы проектов наглядно отображаются. Визуализация статусов проектов быстро оценить ситуацию.

Используйте эти приёмы в своих проектах.

Здесь можно посмотреть видео, в котором воспроизводится вышеописанное: Визуализация статусов проектов в таблицах Google

Узнать больше о таблицах и формах Гугл вы можете на онлайн-курсе Система управленческого учёта в Таблицах и Формах Google.

Как создать и изменить раскрывающийся список в Google Таблицах

Google Таблицы это бесплатное веб-приложение и популярная альтернатива Microsoft Excel. Инструмент позволяет легко создавать, обновлять и изменять электронные таблицы. Он служит отличным инструментом для совместной работы, позволяя вам добавлять столько людей, сколько хотите, и редактировать Google Таблицы вместе с другими одновременно. Онлайн-инструмент позволяет вам совместно работать над проектом в режиме реального времени в одной электронной таблице независимо от того, где вы находитесь. Для совместной работы в Google Таблицах нужно просто нажать кнопку «Поделиться», и вы позволите своим друзьям, коллегам или семье редактировать вашу таблицу.

При работе с общей таблицей Google вы можете захотеть, чтобы другие пользователи вводили в ее ячейки только данные с ограниченным доступом. Чтобы другие пользователи не вводили неправильные значения в ячейки, вы можете добавить графический элемент управления, например выпадающее меню который похож на поле со списком, которое позволяет людям вводить только те значения, которые доступны из данного списка. Кроме того, раскрывающийся список служит умным и более эффективным способом ввода данных.

При этом раскрывающийся список или раскрывающееся меню — это оптимизированный способ гарантировать, что люди заполняют только значения в ваши ячейки точно так же, как вы ожидаете. Как и Excel, Google Таблицы позволяют легко создавать раскрывающееся меню для ваших Таблиц. Кроме того, он позволяет вносить частичные изменения в раскрывающийся список, если вы хотите изменить список выбора в ячейках. В этой статье мы подробно объясняем, как создать раскрывающееся меню в Google Таблицах и изменить его.

Создать раскрывающееся меню в Google Таблицах

Запуск Google Таблицы

Откройте новую электронную таблицу или откройте существующий файл электронной таблицы.

Выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающийся список. Вы также можете выбрать группу ячеек, весь столбец или строку.

Перейдите к Таблицы меню и нажмите на опцию Данные.

создавать и изменять раскрывающийся список в Google Таблицах

Выбирать Проверка достоверности данных из раскрывающегося меню. Появится окно проверки данных с несколькими вариантами настройки.

Первое поле в окне проверки данных — это Диапазон ячеек который автоматически заполняется на основе выбранных ячеек. Вы можете изменить диапазон на новое значение, просто щелкнув значок таблицы в поле «Диапазон ячеек».

Второе поле в окне проверки данных — это Критерии который имеет список различных опций в собственном раскрывающемся меню. Критерии содержат такие параметры, как Список из диапазона, Список элементов, Число, Текст, и Дата.

  • Список из диапазона: этот параметр позволяет создать список значений, полученных из разных листов, или список значений из разных ячеек на одном листе.
  • Список элементов: это позволяет нам создать список текстовых значений. Они вводятся в поле редактирования через запятую.
  • Число: этот параметр не создает раскрывающийся список, а гарантирует, что запись в раскрывающемся меню попадает в определенный числовой диапазон.
  • Текст: этот параметр не создает раскрывающийся список, а обеспечивает правильный текстовый формат записи.
  • Дата: этот параметр не создает раскрывающийся список, а вместо этого проверяет, действительна ли введенная дата или находится в определенном диапазоне.
  • Настраиваемая формула: этот параметр не создает раскрывающийся список, а вместо этого проверяет, что в выбранной ячейке используется указанная пользователем формула.

После ввода данных, которые должны быть включены в список, выберите опцию Показать раскрывающийся список в камере. Выбор этого параметра гарантирует, что значения появятся в ячейках.

Вы также можете выбрать, что нужно сделать, когда кто-то вводит недопустимые данные, которых нет в списке, выбрав параметры с помощью переключателя. Вы можете выбрать либо Показать предупреждение вариант или Отклонить ввод вариант при неверных данных. В Отклонить ввод опция не позволяет вам вводить любое значение, которого нет в раскрывающемся списке. С другой стороны, Показать предупреждение опция позволяет вам ввести недопустимые данные, которых нет в вашем списке, но отображает предупреждающее сообщение на листе.

Последняя опция в окне настроек — это Внешность. Эта опция дает пользователю подсказку о том, какие значения или данные они могут вводить в ячейки. Чтобы активировать этого помощника, выберите опцию Показать текст справки по проверке рядом с полем Внешний вид. После того, как вы выберете этот параметр, введите инструкции, которые должны дать людям информацию о том, какие значения они могут выбрать в диапазоне ячеек.

Нажмите Сохранять чтобы применить изменения.

Отредактируйте раскрывающийся список в Google Таблицах

Чтобы добавить дополнительные значения в список или удалить элементы из раскрывающегося меню, выполните следующие действия.

Перейдите к Данные и выберите Проверка достоверности данных из раскрывающегося меню.

Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах?

В этом руководстве вы узнаете, как быстро создать раскрывающийся список в наших любимых таблицах Google, с помощью проверки данных. Выпадающие списки можно использовать при вводе данных, если вы хотите, чтобы пользователь мог выбирать только из предопределенных параметров. Это также гарантирует отсутствие ошибок (например, слов с ошибками).

Вы также можете использовать раскрывающиеся списки в Google, для создания интерактивных диаграмм, списков дел и информационных панелей.

Например, вы можете создать раскрывающийся список со списком дел, в котором пользователь может выбрать один из вариантов, таких как задача завершена, незавершенная задача, еще не запущенная.

Другое (расширенное) использование раскрывающегося списка может заключаться в извлечении данных для выбранного элемента. Например, предположим, что у вас есть список учеников и их оценки по пяти предметам.

Вы можете использовать раскрывающееся меню, чтобы выбрать имя учащегося и использовать формулы для автоматического извлечения сведений об оценке этого учащегося. Вы также узнаете, как копировать раскрывающиеся списки из одной ячейки и вставлять их в другие ячейки. Вы также можете легко удалить сразу все раскрывающиеся списки из всех ячеек.

В Гугл Таблицах есть несколько полезных функций, которые помогут вам повысить эффективность ввода данных.

Раскрывающиеся списки — одна из таких функций, которая позволяет быстро выбирать из предварительно заполненного списка. Таким образом, вам не нужно вводить текст вручную — просто выберите его из раскрывающегося списка (как показано ниже).

Независимо от того, составляете ли вы бюджет для своих ежемесячных расходов или подсчитываете оценки каждого ученика в классе, раскрывающийся список может быть полезным и быстрым способом сделать это.

Плюс к созданию раскрывающегося списка заключается в том, что он довольно прост и дает немедленные результаты.

Это также гарантирует, что ваш ввод данных не содержит ошибок, поскольку вы позволяете пользователю выбирать из заданого раскрывающегося списка вместо того, чтобы вводить данные вручную (что может привести к ошибкам в написании слов или неправильному формату).

Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах

В этом руководстве я покажу вам, как создавать и использовать раскрывающиеся списки в Google Таблицах.

Создать раскрывающийся список с использованием диапазона ячеек

Вы можете создать раскрывающийся список в Google Таблицах, используя набор данных, который уже находится в диапазоне ячеек.

Предположим, у вас есть определенный набор данных, как, к примеру, показано ниже, и вы хотите создать раскрывающийся список в ячейке C2 (вы также можете создать эти раскрывающиеся списки в нескольких ячейках одновременно).

Ниже приведены шаги по созданию раскрывающегося списка в Гугл Таблицах:

  • Выберите ячейку (или диапазон ячеек), в которой вы хотите открыть раскрывающийся список
  • В меню выберите пункт «Данные».
  • Нажмите на опцию «Проверка данных».
  • В диалоговом окне «Проверка данных» убедитесь, что выбрана правильная ячейка / диапазон. При желании вы можете изменить ячейку / диапазон в диалоговом окне «Проверка данных».
  • В разделе «Критерии» выберите вариант — «Список из диапазона».
  • В поле рядом с ним введите адрес ячейки / диапазона, в котором вы хотите открыть раскрывающееся меню. Лучше всего щелкнуть значок «Выбрать диапазон данных», а затем вручную выбрать ячейку / диапазон на листе.
  • Убедитесь, что выбран параметр «Показывать раскрывающийся список в ячейке». Если этот флажок не установлен, вы не увидите значок раскрывающегося списка в ячейке / диапазоне, где они были добавлены.
  • Щелкните Сохранить.

Теперь у вас есть раскрывающиеся списки в выбранных ячейках. Вы можете щелкнуть значок раскрывающегося списка (маленькая стрелка, направленная вниз), и он покажет вам все варианты, из которых вы можете выбрать. И как только вы сделаете выбор, это значение добавляется в ячейку.

Создать раскрывающийся список, указав элементы вручную

Если вы не хотите, чтобы список элементов в диапазоне на листе, а вместо этого указывал их вручную, вы также можете сделать это.

Это может быть тот случай, когда вы хотите иметь такие варианты, как «Да / Нет» или «Хорошо / Хорошо / Плохо» в качестве элементов в раскрывающемся списке. Вместо того, чтобы располагать их где-нибудь на листе, вы можете легко указать их при создании раскрывающегося списка.

Ниже приведены шаги по созданию раскрывающегося списка путем указания параметров вручную:

  • Выберите ячейку (или диапазон ячеек), в которой вы хотите открыть раскрывающийся список
  • В меню выберите параметр «Данные».
  • Нажмите на опцию Data Validation.
  • В диалоговом окне «Проверка данных» убедитесь, что выбрана правильная ячейка / диапазон. При желании вы можете изменить ячейку / диапазон в диалоговом окне «Проверка данных».
  • В разделе «Критерии» выберите вариант — «Список товаров».
  • В поле рядом с ним вручную введите элементы (через запятую), которые должны отображаться в раскрывающемся списке. В этом примере, поскольку я хочу показать Да / Нет, я бы ввел — Да / Нет.
  • Убедитесь, что выбран параметр «Показывать раскрывающийся список в ячейке». Если этот флажок не установлен, вы не увидите значок раскрывающегося списка в ячейке / диапазоне, где они были добавлены.
  • Щелкните Сохранить.

Теперь, когда вы щелкаете значок раскрывающегося списка в ячейке, в раскрывающемся списке отображаются варианты «Да» и «Нет».

Копирование раскрывающегося списка

Вы можете легко скопировать и вставить раскрывающийся список из одной ячейки в другую.

Все, что вам нужно сделать, это выбрать ячейку, в которой уже есть раскрывающееся меню, скопировать ячейку (Control + C), а затем вставить ее в ячейки / диапазон, где вы хотите.

Как только вы это сделаете, выпадающие списки в ячейках станут доступны и в скопированных ячейках.

Если вы хотите скопировать только раскрывающийся список из ячейки, а не форматирование (к примеру, цвет, или же границу или числовой формат), то тогда выполните следующие действия:

  • Выберите ячейку, из которой вы хотите скопировать раскрывающийся список
  • Скопируйте ячейку (Ctrl + C)
  • Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите скопировать раскрывающийся список
  • Наведите курсор на опцию Специальная вставка.
  • Нажмите на опцию «Вставить только проверку данных».

Как изменить или удалить раскрывающийся список

Если у вас есть раскрывающийся список (или правило проверки данных) в ячейке, и вы хотите удалить его или отредактировать, вы можете легко это сделать.

Ниже приведены конкретные шаги по удалению из ячейки — раскрывающегося списка или же диапазона ячеек:

  • Выберите ячейки, из которых вы хотите удалить раскрывающийся список
  • Выберите в меню параметр «Данные».
  • Щелкните Проверка данных. После чего о ткроется диалоговое окно «Проверка данных».
  • Убедитесь, что в диалоговом окне «Проверка данных» выбрана правильная ячейка. При желании вы также можете изменить ячейки в диалоговом окне.
  • Нажмите на опцию «Удалить проверку».
  • Щелкните Сохранить.

Если вы хотите отредактировать раскрывающееся меню и изменить его (например, добавить в него дополнительные элементы или сделать так, чтобы оно ссылалось на какой-либо другой диапазон в качестве источника), вы можете сделать это, используя те же шаги. Просто внесите изменения и нажмите кнопку «Сохранить».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.