10 приёмов, позволяющих ощутить себя специалистом, работая с Google Drive
Думаете, вы хорошо знаете набор мер для повышения производительности онлайн-работы в инструментах Google? Независимо от того, используете вы сервис Гугл-Диск пять минут или пять лет, в нём всегда есть, чему научиться, и поэтому мы представляем ниже 10 полезных советов и приёмов для повышения вашего мастерства при работе с этим сервисом.
1. Включение офлайн-доступа к Гугл-Диску
Гугл-Диск может работать офлайн, но для этого необходимо сначала активировать соответствующую характеристику: щёлкните пиктограмму шестерёнки на главной странице Гугл-Диска, затем выберите Settings (Настройка). На вкладке General (Общее) в строке Offline поставьте флажок у Sync. , и Гугл-Диск начнёт кэшировать имеющиеся документы, таблицы, слайды и рисунки на ваш компьютер. Вы не можете смотреть видео или открывать фотографии, пока вы офлайн, но вы можете просматривать, редактировать и создавать файлы в оригинальных форматах Гугл-Диск, когда у вас нет соединения с сетью.
2. Поиск внутри PDF-файлов и файлов изображений
Вы знаете, что Гугл-Диск может сканировать текст в PDF-файлах и файлах изображений, делая их полностью пригодными для поиска? Просто загрузите фотографию достаточно чёткого PDF-файла и попробуйте. Можно также даже открывать и редактировать эти файлы: щёлкните правой кнопкой мыши на PDF-файле или на изображении, затем выберите Open with (Открыть с помощью) и Google Docs. В зависимости от качества файла и читаемости текста не каждый раз может быть получен отличный результат, но это — полезная опция для работы с отсканированными документами.
3. Более лёгкий поиск ваших файлов
Гугл очень хорошо осуществляет поиск, и поэтому можно ожидать, что Гугл-Диск имеет немало усовершенствованных функций поиска — щёлкните стрелку раскрывающегося списка рядом с полем поиска, чтобы увидеть некоторые из них. Используйте «owner:person@gmail.com», чтобы найти документы, выставленные кем-нибудь на общий просмотр, или «before:yyyy-mm-dd» или «after:yyyy-mm-dd», чтобы ограничить поиск датой. Можно добавить «title:searchterms», чтобы искать заголовки документов, а не их полный текст.
4. Сканирование изображений на фотографии
Если установлено приложение Гугл-Диск для Android, то можно использовать телефон как портативный сканер (эта особенность пока, к сожалению, отсутствует на iOS). В приложении на переднем окне нажмите пиктограмму с большим плюсом, затем в выпадающем меню выберите Scan (Сканировать). Изображения можно вращать и кадрировать вручную (хотя автоматическое обнаружение также прекрасно работает), можно создавать многостраничные документы, при этом ваши сканы будут постоянно загружаться в Гугл-Диск как PDF-файлы.
5. Возможность возвращаться со временем к вашим файлам
Гугл-Диск сохраняет старые версии ваших файлов на случай, если вы пожелаете вернуться к ним (очень удобно, когда вы работаете с документами вместе с другими людьми). Для оригинального файла Гугл-Диска откройте его и выберите File, затем See revision history (Смотреть архив изменений). Для любого другого типа файла щёлкните на нём правой кнопкой мыши в списке документов и выберите Manage versions (Управление версиями). Выпадающее меню сбоку от каждой версии позволяет осуществлять нисходящую загрузку файла, удалить его и хранить в течение стандартного срока 30 дней.
6. Голосовой ввод документов
Набор на клавиатуре существует уже давно, но это не единственный способ создания документов — документ можно надиктовать, и это может оказаться для вас более быстрым процессом. Находясь в документе, выберите Tools (Инструменты), затем Voice typing (Голосовой ввод) и щёлкните микрофон — можно начинать: щелкайте правой кнопкой мыши подчёркнутые слова, чтобы видеть альтернативу, если она вам требуется. Действуют также разные голосовые команды, как, например, «italics» («курсив»), «go to the end of the line» («перейти в конец строки») или «question mark» («знак вопроса»).
7. Поиск файлов при помощи виртуального помощника Google Now
Ещё один совет по поиску файлов на вашем аккаунте Гугл-Диск: воспользуйтесь для этого виртуальным помощником Google Now. Запустите приложение Гугла — голосовой поиск (учтите, что он в настоящее время работает только на Android). Затем произнесите «search Drive for» («найти на Диске») и ваш запрос. Пока можно искать только специальные поисковые слова, а не что-нибудь продвинутое, но и это — весьма полезная опция. Чтобы вернуться на главную страницу Гугл-Диск, нажмите стрелку «назад» (вверху слева).
8. Просмотр самых больших файлов на вашем аккаунте Гугл-Диск
Вы желаете освободить некоторое место у вас на Гугл-Диске, чтобы не выйти за ваш лимит? Это легко сделать: из переднего окна веб-приложения щёлкните ссылку слева, и вам будет показано, какое дисковое пространство занято вами. Затем щёлкните Drive (или просто перейдите к этой ссылке). Самые большие файлы будут показаны вверху. Можно щёлкнуть заголовок Quota used (Использованная квота), чтобы взамен увидеть сверху самые маленькие файлы (помните, что оригинальные файлы Гугл-Диска не входят в объём выделенного для вас пространства памяти (квота)).
9. Вставка ссылок на документы
Вы, вероятно, уже знакомы со вставкой ссылок на внешние сайты из ваших документов, однако можно связывать также различные файлы Гугл-Диска, что очень удобно для поиска статей и т.п. Выберите Insert (Вставить), затем Link (Ссылка) как обычно и введите один или два поисковых термина, чтобы найти соответствующие им документы в вашем аккаунте на Гугл-Диске. Если вам удобнее, то можете скопировать URL из верхней части любого из ваших файлов на Гугл-Диске и вставить его в поле ссылки.
Как работать с файлами Google в офлайн-режиме
Даже если подключение к интернету отсутствует, вы можете просматривать и редактировать файлы в следующих приложениях:
- Google Документы
- Google Таблицы
- Google Презентации
Как сохранять и открывать файлы в офлайн-режиме
Что нужно проверить перед включением офлайн-доступа
- Устройство должно быть подключено к интернету.
- Необходимо использовать браузер Google Chrome или Microsoft Edge.
- Окно браузера должно быть открыто не в режиме инкогнито.
- У вас должно быть установлено и включено расширение Chrome Google Документы офлайн.
- На устройстве должно быть достаточно свободного места для сохранения файлов.
Как открыть файлы в офлайн-режиме
- Откройте Google Chrome или Microsoft Edge. Если используется Chrome, войдите в требуемый аккаунт.
- Откройте страницу drive.google.com/drive/settings.
- Установите флажок «Разрешить создание файлов и работу с недавними документами, таблицами и презентациями Google на этом устройстве, даже когда оно не подключено к Интернету».
Как сохранить файлы для работы в офлайн-режиме
- Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
- Нажмите правой кнопкой мыши на нужный файл.
- Выберите «Офлайн-доступ».
Чтобы сохранить несколько файлов для работы в офлайн-режиме, нажимайте на них, удерживая клавишу Shift или Command (macOS)/Ctrl (Windows).
Как использовать Гугл документы офлайн, инструкция для работы с Google диском без доступа к сети
Нет доступа в интернет? И вы задумались как сделать Гугл документы доступными офлайн? Нет ничего проще. Популярный и удобный онлайн-сервис прекрасно работает без подключения к интернету. Нужно лишь подготовиться заранее. Рассказываю подробно что нужно сделать, чтобы настроить доступ и спокойно работать с документами Google при отсутствии интернета.
Google Docs — удобный текстовый редактор, мало отличающийся от привычного Word, электронные таблицы и презентации выполненные по подобию офисного пакета от Microsoft. Все инструменты доступны любому пользователю зарегистрированному в Google.
Достоинств у сервиса много, перечислять не буду. Есть и недостатки. Главный, доставляющий неудобства, это привязка к интернету. Нет проблем с интернетом, его качеством и количеством, всё работает отлично. Если доступ в интернет отсутствует, а работать нужно, испытываешь разочарование сервисом и ощущаешь дискомфорт.
На самом деле отсутствие доступа к сети не является препятствием, просто такой ситуации необходимо подготовиться заранее. Google Docs прекрасно обходятся без интернета, предоставляя пользователям возможность использовать сервис без сети и без ограничений.
Где хранятся документы Google
По умолчанию все файлы хранятся в облаке Google Disk. Это позволяет экономить место, освобождая дисковое пространство компьютера (планшета, телефона). А раз файлы хранятся удалённо, то и доступа к ним при отсутствии подключения к сети нет. Нет и возможности их редактировать.
Гугл Докс позволяет сделать выбор и указать какие документы и файлы хранящиеся в облаке вы хотите использовать офлайн. Указанные файлы в фоновом режиме будут скачаны на устройство и станут доступны для работы и редактирования в любое время, даже при отсутствии подключения.
При восстановлении доступа к сети изменённые файлы синхронизируются с облаком, и последняя обновлённая версия будет доступна с любого устройства. При желании можно сделать доступными офлайн все файлы хранящиеся в облаке, если объём памяти устройства позволяет это сделать.
Что нужно, чтобы сделать Гугл документы доступными офлайн
Для настройки офлайн доступа к документам необходимо подключение к интернету и наличие свободного дискового пространства на вашем устройстве. А для работы с документами при отсутствии интернета нужен ещё и браузер Google Chrome.
Установить браузер можно перейдя по ссылке Google Chrome на официальный сайт.
Дополнительно в браузер Google Chrome нужно добавить бесплатное расширение «Google документы офлайн». Для этого следует перейти в интернет-магазин Chrome, найти необходимое расширение и нажать кнопку «Установить». Вы можете сделать это сейчас используя ссылку на расширение в интернет-магазине Chrome.
Если вместо кнопки «Установить» вы видите кнопку «Удалить из Chrome» – значит расширение уже установлено.
После установки убедитесь что расширение включено. Это можно сделать в настройках браузера, в разделе «Расширения». Теперь всё готово для настройки офлайн доступа к документам Гугл.
Как включить офлайн доступ в Гугл докс
После того как установлены Chrome и расширение открываем браузер и входим в аккаунт Google. Далее открываем Google DIsk. В правом верхнем углу окна нажимаем на значок настройки в виде шестерёнки и в выпадающем меню выбираем вкладку настройки.
В настройках необходимо установить галочку в пункте «Офлайн доступ» (Разрешить создание файлов и работу с недавними документами, таблицами и презентациями Google на этом устройстве, даже когда оно не подключено к Интернету).
Следующим шагом нужно выбрать файлы, которые вы хотите назначить доступными в режиме офлайн. Для этого открываем Google DIsk на компьютере, правой кнопкой мыши нажимаем на нужный файл и в выпавшем меню включаем «Офлайн доступ».
В результате рядом с файлом доступным офлайн появится соответствующий значок.
Теперь отмеченные таким образом файлы станут доступны в режиме офлайн.
Чтобы проверить доступен ли файл при отсутствии интернета, нужно открыть его на компьютере в Документах, Таблицах или Презентациях и нажать на значок Cloud done — «Посмотреть статус документа».
Выбрать файлы, с которыми вы хотите работать офлайн можно не только на диске, но и в сервисах Гугл Документы, Таблицы или Презентации. Для этого нужно открыть главный экран, нажать на значок «Ещё» (три вертикальные точки) рядом с названием нужного файла и в выпавшем меню включить офлайн доступ. В результате рядом с названием файла появится соответствующий значок.
Как работать с Google документами и файлами в режиме офлайн
Работа с документами и файлами в режиме офлайн не отличается от обычной работы в онлайн режиме. Затруднение может возникнуть только при открытии файлов, так как найти их через проводник невозможно. Как открыть нужный файл, если непонятно где он находится?
Я решил эту проблему следующим образом – добавил ярлык Google DIsk в закладки браузера. Теперь при отсутствии интернета использую закладку – появляется соответствующая страница, где видны все доступные документы и файлы. Удобно их открывать и редактировать.
Файл к которому обращались ранее отображается в редакторе, таблицах или презентациях в последних документах. Его можно открыть непосредственно из программы.
Заключение
Ничего сложного и необычного при работе с Google Docs в офлайн режиме нет. Ограничений функциональности сервиса тоже нет. Единственное, что надо помнить — файлы которые вы сделаете доступными офлайн будут занимать место на устройстве. Если оно у вас ограничено, то следует внимательно подходить к выбору таких файлов.
Я достаточно подробно изложил процесс подготовки онлайн офиса к работе в условиях когда отсутствует интернет. Трудностей с настройкой возникнуть не должно. И всё же, если что-то осталось непонятным задайте вопрос в комментариях, я постараюсь помочь вам разобраться и при необходимости дополню статью.
Так же буду рад услышать ваше мнение о сервисе Google Docs. Сталкивались ли вы с какими-либо проблемами при работе с документами в режиме офлайн и как их решали.
Как работать в Google Docs без подключения к сети
Онлайновый офисный пакет компании Google является отличным решением для работы с текстами, таблицами и презентациями, который полностью отвечает запросам большинства пользователей. Обладая полным набором базовых функций плюс целым букетом уникальных возможностей в сочетании с бесплатностью, этот сервис имеет все шансы стать самым популярным инструментом для работы с офисными документами.
Единственное, что останавливает многих пользователей от полного и окончательного перехода на Google Docs это его привязанность к онлайну. «А как же я буду работать со своими документами, если доступа к сети не будет?» — спрашивают сомневающиеся и возвращаются в привычный Microsoft Office. Между тем, работать в офлайне офисный пакет Google умеет и очень даже замечательно.
Для включения возможности использования офисного пакета Google без подключения к сети вам понадобится правоверный браузер от этой же компании, никакие огнелисы, оперы и ослы здесь не пройдут. Открываем в Chrome свое хранилище Google Drive и в левой навигационной колонке разворачиваем дополнительные опции щелчком по ссылке Еще.
Выбираем в меню пункт Автономные, после чего перед вами появится инструкция как активировать офлайновый режим работы, состоящая аж из двух шагов. Сначала вам придется установить специальное приложение в браузер, а потом нажать кнопку включения офлайнового доступа.
После этого придется немного подождать, пока содержимое вашего хранилища Google Drive будет загружено и сохранено для автономного использования. Когда процесс синхронизации будет завершен, вы можете смело отключаться от сети и работать со своими файлами в офисном пакете Google Docs автономно. Все сделанные вами правки или новые документы будут автоматически синхронизированы с онлайновым хранилищем сразу после того, как появится доступ к сети.
Таким образом, мы получаем из онлайнового сервиса Google Drive удобный офисный пакет, запускающийся прямо в вашем браузере и умеющий работать без привязки к интернету. Аргументов против использования Google Docs в качестве основной программы для работы с документами больше не осталось?