Как сделать кнопку в google таблицах

Как создать «кнопку» для отправки письма нужному контрагенту в Google Таблицах

Многие знают, что ссылка mailto:address@site.ru открывает почтовый клиент и автоматически создает письмо указанному адресату.

Давайте воспользуемся этим и с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА/HYPERLINK сформируем в таблице со сделками автоматическую ссылку для отправки нужного письма нужному адресату.

В самом простом случае достаточно функции вида:

=ГИПЕРССЫЛКА(«mailto:»&ячейка с адресом)

В ячейках уже появилась ссылка на отправку письма нужному клиенту.

Пойдем дальше и добавим второй аргумент — то, что может отображаться в ячейке вместо ссылки. Например, слово «Написать». Так будет симпатичнее:

Чего не хватает?

Конечно, адекватной темы письма.

Давайте сформируем ее из названия продукта (возьмем из столбца H) и даты встречи (столбец A).

Для темы письма после адреса нужно добавить ?subject=

А далее мы сформируем тему следующего вида:

[Продукт] (Встреча 21 марта)

Для этого нам понадобится такая конструкция:

Где H2 — ячейка с продуктом, а A2 — с датой.

Функция ТЕКСТ позволяет отредактировать дату в любом формате.

В нашем случае это будет милый глазу формат DD MMMM, то есть «21 марта», а не «21.03.2017».

Соберем все в одну функцию:

Теперь при нажатии на «Написать» в нужной строке сразу будет создаваться заготовка письма с адресатом и темой:

Как создать макрос в Google Таблицах и назначить для него кнопку

Макрос – небольшая программа, выполняющая действия, заранее записанные пользователем. Google Таблицы поддерживают создание таких программ, что значительно упрощает рутинные действия, с которыми приходится сталкиваться каждый день. Я покажу, как можно записать макрос и запускать его выполнение при помощи графической кнопки, расположенной прямо в таблице.

Пример задачи для макроса

Сначала предлагаю вкратце остановиться на том, что именно будет делать макрос, который я взял в качестве примера для данной статьи. Его задача – перенести записанные данные из одного листа таблицы на другой, формируя тем самым базу данных в автоматическом режиме. Это упростит процесс заполнения информации и избавит юзера от необходимости следить за строками. Разберу все составляющие таблицы для реализации поставленной цели.

У меня есть небольшая форма для заполнения с номерами товаров, их названием, серийным номером, датой.

На следующем изображении вы видите простую формулу для счета номера каждого товара, чтобы не вводить его каждый раз. Ссылка в функции ведет на лист с базой данных.

Дата тоже проставляется автоматически.

Вручную будут заполняться только названия для товаров и их серийные номера, после чего все это переносится на лист базы данных.

На этом листе вся таблица повторяется по структуре, но пока она пустая, поскольку все будет переноситься автоматически при помощи макроса, о котором пойдет речь далее.

У вас может быть совершенно другая таблица со своими задачами, которые вы выполняете постоянно, но хотите оптимизировать при помощи макроса. При помощи инструкции ниже вы разберетесь с тем, как организовать такую программу, если ранее не сталкивались с подобной задачей.

Запись макроса в Google Таблицах

Макрос в Гугл Таблицах запоминает выполненные пользователем действия, а затем повторяет их каждый раз при повторном запуске. Это и позволит нам осуществить что-либо всего один раз, а затем доверить реализацию небольшой программе. Кстати, таких макросов можно записать практически неограниченное количество.

Для начала я заполню динамические данные в своей таблице. Сделайте это и вы, если в этом возникнет необходимость.

После этого откройте меню «Расширения», наведите курсор на пункт «Макросы» и нажмите кнопку «Записать макрос».

Появится окно записи, значит, вы можете приступать к выполнению рутинных действий. Учитывайте, что макрос записывает абсолютно все изменения, поэтому старайтесь не делать лишних нажатий и редактирований ячеек.

Я скопировал всю строку для переноса в базу данных и использую специальную вставку «Только значения», чтобы избежать вставки функций, которые тут не нужны.

Далее удаляю динамические значения, чтобы форма была готова для заполнения другими товарами.

В завершение на листе, куда была перенесена строка, создаю новую строку выше, чтобы обеспечить место для дальнейшего копирования.

Остается только нажать на «Сохранить», завершая тем самым запись макроса. Если вы не уверены, что все сделали правильно, щелкните на «Отмена», снова запустите запись и повторите действия.

Задайте для макроса любое название на английском языке. Быстрые клавиши можно не задавать, поскольку далее разберемся с тем, как запускать скрипт при помощи графической кнопки.

Проверьте макрос через то же самое меню «Макросы», отыскав его по названию.

Если результат вас устраивает, переходите к следующему шагу. В противном случае удалите текущую программу и создайте новую.

Назначение кнопки для запуска макроса

Как вы уже увидели выше, для запуска макроса приходится искать его через меню или запоминать горячую клавишу. Куда проще создать графическую кнопку, одно нажатие по которой быстро запустит выполнение программы. Благо в Google Таблицах это реализуемо при помощи вставки простого рисунка, что осуществляется так:

Разверните меню «Вставка» и нажмите по пункту «Рисунок».

Создайте любой рисунок или вставьте геометрическую фигуру, выбрав для нее подходящий размер. Можно даже использовать любой текст.

Расположите рисунок на листе, щелкните по трем точкам справа от него и выберите «Назначить скрипт».

В качестве скрипта укажите точное название макроса, который создали ранее.

Теперь кликните по картинке ЛКМ и убедитесь в том, что скрипт был успешно выполнен (на экране появится соответствующее уведомление).

К сожалению, я не могу рассказать обо всех возможных вариациях макросов, поскольку все зависит исключительно от того, какие действия хочет выполнить пользователь. Я показал лишь пример записи программы и рассмотрел интересную функцию с его запуском через графическую кнопку. Вам остается лишь понять, какие рутинные задачи вы желаете автоматизировать, и сделать это при помощи макросов в Гугл Таблицах.

Можно ли сделать кнопку в ячейке, которая будет иметь три состояния (0, 1, 2) — смена состояния при нажатии?

Можно ли сделать кнопку в ячейке, которая будет иметь три состояния (0, 1, 2) — смена состояния при нажатии?

Например: по умолчанию цвет кнопки белый. При однократном нажатии цвет меняется, например, на желтый. При следующем нажатии цвет меняется на красный. Как это можно реализовать в Гугл Таблицах?

• Вопрос задан более года назад
• 1239 просмотров

• Facebook
• Вконтакте
• Twitter

1. Вы не можете создавать кнопки внутри ячейках, кнопки-рисунки встраиваются поверх таблицы.
2. У вас нет возможности скриптом манипулировать цветом для рисунков.

Возможное решение.
1. Создайте кнопку с прозрачным фоном.
2. Закрасьте ячейку нужным цветом.
3. Поместите кнопку точно над ячейкой.
4. Создайте скрипт, который будет обращаться к кешсервису для обновления состояния.
5. Назначьте скрипт на кнопку, который будет менять состояние и цвет.

или
4. Создайте скрипт, который будет сохранять состояние в ячейке цветом текста таким же как цвет фона.
5. Создайте условное форматирование для этой ячейки.
6. Назначьте скрипт для смены состояния.

Как записать макрос в Google Таблицы (простое пошаговое руководство)

Google Таблицы уже сами по себе довольно эффективны (со всеми этими удивительными формулами и функциями). Но что выводит их на следующий уровень, так это то, что теперь они позволяют вам записывать и использовать макросы в Google Таблицах.

В этом руководстве я расскажу все, что вам нужно знать о записи и использовании макросов в Google Таблицах, а также приведу несколько примеров, когда это может быть полезно. Но прежде чем мы начнем, позвольте мне быстро ответить на этот основной вопрос и убрать его с нашего пути.

Что такое макрос в Google Таблицах?

Макрос — это фрагмент кода в бэкэнде Google Таблиц (не волнуйтесь, это совсем несложно).

Этот макрос (фрагмент кода) представляет собой последовательность шагов, которые вы определили, и как только вы запустите этот макрос, он автоматически выполнит все эти шаги.

В качестве примера предположим, что вы получили набор данных, в котором вам нужно сделать три вещи:

• Удалите все повторяющиеся записи
• Удалите все лишние пробелы между словами
• Установить границу для всего набора данных

Теперь вы можете выполнять все эти три действия в Google Таблицах вручную (шаг за шагом).

Но что, если вам придется делать это снова и снова каждый день или несколько раз каждый день. В этом случае вы можете быстро записать макрос и автоматизировать эти шаги. Поэтому в следующий раз, когда у вас будет набор данных, все, что вам нужно сделать, это запустить макрос, и он выполнит следующие действия.

Не волнуйтесь! Для этого вам не нужно знать код. Когда вы записываете макрос, вы просто показываете в Google Таблицах шаги, которые необходимо выполнить (делая это один раз). Google Sheets автоматически создает для вас код и использует его позже, когда вы запускаете макрос.

Итак, давайте начнем и запишем наш первый макрос.

Запись макроса в Google Таблицы

Запишем простой макрос в Google Таблицы, который будет делать следующее:

• Выберите ячейку A1 на листе
• Введите в него текст Hello
• Раскрасьте ячейку в желтый цвет

Вот шаги, чтобы записать этот макрос в Google Таблицы:

• Щелкните вкладку Инструменты.
• Наведите курсор на опцию Макросы, она покажет некоторые дополнительные опции.
• Щелкните «Записать макросы». Это включит запись макроса, а также отобразит диалоговое окно.
• В диалоговом окне «Макрос» выберите параметр «Использовать абсолютные ссылки» (этот параметр объясняется далее в этом руководстве).

Вышеупомянутые шаги запускают запись макроса. С этого момента (пока вы не остановите регистратор макросов) Google Sheets будет отслеживать все, что вы в нем делаете, и преобразовывать ваши шаги в код в серверной части.

Теперь, когда Google Таблицы записывают каждый шаг нашей работы, давайте сделаем три вещи, которые мы хотим автоматизировать:

• Выберите ячейку A1 на листе
• Введите в него текст «Привет».
• Придайте ячейке желтый цвет (используйте параметр Цвет заливки на панели инструментов)

Выполнив эти три действия, нажмите кнопку «Сохранить» в диалоговом окне «Макрос».

Откроется диалоговое окно «Сохранить новый макрос», в котором нужно указать имя макроса. Желательно сделать его кратким, но достаточно информативным, чтобы вы знали, что делает этот макрос. В этом примере я назову эту ячейку Color Hello.

У вас также есть возможность указать ярлык для этого макроса. Когда вы устанавливаете ярлык, вы можете использовать это сочетание клавиш для запуска макроса. Таблицы Google позволяют использовать ярлык в следующем формате — Control + Alt + Shift + Number (где число может быть от 0 до 9)

После сохранения макроса может потребоваться несколько секунд, чтобы сохранить его в Google Таблицах. В настоящий момент Google Sheets преобразует ваш макрос в скрипт Google Sheets (что-то, что понимает Google Sheets).

Как только макрос будет сохранен, вы увидите уведомление в левом нижнем углу документа Google Sheets. Он также показывает параметр «Изменить сценарий», и если вы щелкнете по нему, он откроет редактор сценариев Google Apps и покажет вам записанный код.

Запуск макроса в Google Таблицах

После того, как вы записали макрос, вы можете запускать его в любое время, и он будет следовать шагам, которые вы показывали при записи макроса.

Есть несколько способов запустить макрос в Google Таблицах:

• С помощью параметра макроса на вкладке «Инструменты»
• С помощью сочетания клавиш
• Из редактора скриптов Google Apps
• Назначив его фигуре

Давайте быстро рассмотрим каждый из этих способов запуска макроса в Google Таблицах.

Использование параметров макроса

После того, как вы записали макрос, вы можете легко запустить его, разместив его на вкладке «Инструменты».

Щелкните вкладку «Инструменты» и наведите курсор на параметр «Макросы».

В появившихся дополнительных параметрах вы увидите все макросы, перечисленные внизу (после первых трех параметров).

Как только вы нажмете на любое имя макроса, он будет немедленно выполнен.

Google Таблицы не так быстр, как другие инструменты для работы с электронными таблицами (например, Excel). Поэтому, когда вы нажимаете на любое имя макроса, это может занять несколько секунд. Это также зависит от автоматизации, которую вы пытаетесь достичь с помощью макроса. Если к нему много шагов, это может занять больше нескольких секунд.

Использование сочетания клавиш

Когда вы записываете макрос в Google Таблицы, вам также предлагается указать сочетание клавиш (необязательный шаг). Это сочетание клавиш можно назначить в диалоговом окне, в котором вы даете макросу имя.

После настройки клавиатуры вы можете просто использовать ярлык, и Google Sheets мгновенно запустит макрос.

Опять же, это может занять несколько секунд в зависимости от количества шагов в макросе.

Из редактора скриптов Google

Когда вы записываете макрос в Google Таблицы и сохраняете его, шаги автоматически сохраняются в редакторе скриптов Google Apps.

Теперь, если вы хотите выполнить макрос, вы также можете сделать это из редактора GAS.

Для этого вам сначала нужно открыть редактор GAS (щелкнув вкладку «Инструменты», а затем «Редактор скриптов»).

Когда откроется редактор сценариев, выберите макрос, который вы хотите запустить (из раскрывающегося списка «Выбрать функцию»), и нажмите кнопку воспроизведения на панели инструментов.

Назначив макрос фигуре

Вы также можете вставить фигуру на лист, а затем назначить макрос этой кнопке.

Чтобы вставить кнопку, щелкните вкладку «Вставка», а затем щелкните «Рисунок».

Откроется диалоговое окно «Рисование».

Щелкните значок Фигуры в диалоговом окне и вставьте фигуру, которую хотите использовать в качестве кнопки для запуска макроса.

Когда вы нажимаете на любую фигуру, вам нужно будет нарисовать ее в отведенной области. Как только вы нарисуете его и нажмете «Сохранить и закрыть», фигура будет вставлена ​​в рабочий лист.

Чтобы назначить макрос этой форме, выберите фигуру и щелкните три точки, которые появляются в правом верхнем углу.

Из появившихся опций нажмите «Назначить скрипт».

Приведенные выше шаги откроют диалоговое окно «Назначить сценарий», в котором вам нужно будет ввести имя сценария, который вы хотите запустить. К сожалению, на момент написания этого руководства не было возможности получить список всех названий макросов прямо в этом диалоговом окне. Вам нужно знать точное имя и ввести его здесь.

Теперь, когда вы нажимаете на фигуру, она мгновенно запускает макрос.

Абсолютная ссылка на относительную ячейку при записи макроса

Когда вы используете ссылку на ячейку в Google Таблицах, она может быть абсолютной или относительной.

• Абсолютная ссылка на ячейку: $ A $ 1
• Относительная ссылка на ячейку: A1

Абсолютные ссылки на ячейки означают, что если вы скопируете и вставите их в формулы, эти ссылки не изменятся. Это абсолютно. Например, предположим, что у вас есть значения в ячейке A1: A10 и формула = СУММ ($ A $ 1: $ A $ 10) в ячейке B1.

В этой формуле используются абсолютные ссылки на ячейки. Это означает, что если я скопирую и вставлю эту формулу из ячейки B1 в ячейку B2 (или любую другую ячейку на листе), она не изменит ячейки, на которые она ссылается.

Напротив, допустим, у меня в ячейке B1 есть следующая формула: = СУММ (A1: A10). Поскольку здесь используются относительные ссылки на ячейки, когда я копирую и вставляю формулу из ячейки B1 в ячейку B2, формула изменится на = СУММ (A2: A11).

Это происходит потому, что использование относительной ссылки на ячейку не блокирует ссылки на ячейки и относится к позиции, в которой она используется. Если я скопирую эту формулу в ячейку C1, она изменится на = СУММ (B1: B10). Это потому, что я сдвинул формулу на один столбец вправо (с B на C), ссылка в формуле также сдвинута на один столбец.

Теперь, переходя к макросам в Google Таблицах, вы можете записывать макрос с абсолютными или относительными ссылками на ячейки. Эта опция появляется, как только вы начинаете запись макроса.

Когда вы записываете макрос с абсолютной ссылкой на ячейки, он запоминает выбранные вами ячейки или диапазоны и использует те же ячейки при запуске макроса. Например, если вы записываете макрос для ввода текста «Hello» в ячейку A1, при повторном запуске этого макроса он всегда будет возвращаться в ячейку A1 и вводить в нее текст «Hello».

Но с относительными ссылками на ячейки он запоминает позицию, с которой вы начали, а затем перемещается относительно этой позиции. Например, если я начну записывать макрос, когда у меня выделена ячейка B1, и я сначала выберу A1, а затем введу в него текст «Hello», макрос Google Sheet запомнит, что я переместил одну ячейку влево.

Таким образом, в следующий раз, когда вы запустите этот макрос и выберете ячейку K1, он введет текст в ячейку J1 (которая находится на одну ячейку слева от выбранной ячейки).