Помогите пожалуйста СРОЧНО! Нужно дать определение понятий: лист и ячейка Microsoft Excel
Ввод данных и вычисления выполняются на листах книги Excel. Лист (таблица) разделен на строки и столбцы. Он состоит из 256 столбцов и 65536 строк, то есть содержит 16777216 ячеек.
Ячейка является наименьшей структурной единицей рабочего листа. Может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматирования. В ячейку можно поместить не более 32000 символов.
Рабочие книги и листы Excel
Документом Excel является файл с произвольным именем и расширением .xls, предназначенный для обработки и хранения данных. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой, или просто книгой.
Книга Excel — это набор листов, сохраняемый в одном файле. Это могут быть рабочие листы, диаграммы, слайды, макросы, диалоговые листы или модули Visual Basic, позволяющие использовать язык Visual Basic при разработке макросов для Excel. Под рабочими листами, или просто листами, понимают основную электронную таблицу. Рабочие листы и рабочие книги являются неотъемлемой частью среды Excel.
По умолчанию рабочая книга содержит три рабочих листа, но это число можно изменять. Количество листов в рабочей книге ограничено доступной памятью. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части рабочей книги.
Над рабочими листами можно выполнять операции удаления, добавления, изменения названия листа, копирования. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
- 1. Выделить ярлык листа или группы листов (удерживая клавишу Ctrl для несмежных листов или Shift — для смежных).
- 2. а) вызвать один из пунктов меню (в зависимости от операции):
Правка —»Удалить (Переместить/Скопировать);
Формат —> Лист —> Переименовать;
б) вызвать контекстное меню ярлычка листа и выполнить нужную команду.
Приемы работы с файлом книги Excel (создать, открыть, сохранить) выполняются аналогично Word и рассмотрены в начале гл. 6.
Электронные таблицы
Сотни лет в деловой сфере при выполнении громоздких однотипных расчётов используются таблицы. С их помощью рассчитывается заработная плата, ведутся различные системы учёта материальных ценностей, просчитывается стоимость новых товаров и услуг, прогнозируется размер прибыли и т. д. Такие расчёты многие специалисты до конца прошлого века выполняли с помощью калькуляторов, вручную занося полученные результаты в соответствующие графы таблиц. Эта работа требовала больших временных затрат; на исправление незначительной ошибки, допущенной расчётчиком, уходили недели и даже месяцы.
Ситуация кардинально изменилась с появлением электронных таблиц, позволивших за счёт изменения исходных данных быстро решать большое количество типовых расчётных задач.
Электронные таблицы (табличный процессор) — это прикладная программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере. Электронными называют и таблицы, созданные с помощью одноимённых программ в памяти компьютера.
В наши дни электронные таблицы являются одним из программных продуктов, наиболее широко используемых на практике. С их помощью пользователи, не обладая специальными знаниями в области программирования, имеют возможность определять последовательность вычислительных операций, выполнять различные преобразования исходных данных, представлять полученные результаты в графической форме.
3.1.1. Интерфейс электронных таблиц
Наиболее распространёнными табличными процессорами являются Microsoft Excel и OpenOffice Calc. При запуске любого из них на экран выводится окно, многие элементы которого вам хорошо известны по опыту работы с другими программами (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Интерфейс табличного процессора OpenOffice Calc
Строка заголовка содержит название документа, название программы и кнопки управления окном.
Строка меню содержит названия групп команд управления электронной таблицей, объединённых по функциональному признаку.
Панели инструментов содержат пиктограммы для вызова наиболее часто выполняемых команд.
Рабочей областью табличного процессора является прямоугольное пространство, разделённое на столбцы и строки. Каждый столбец и каждая строка имеют обозначения (заголовки, имена). Столбцы обозначаются слева направо латинскими буквами в алфавитном порядке; могут использоваться однобуквенные, двухбуквенные и трёхбуквенные имена (А, В, С и т. д.; после 26-го столбца начинаются двухбуквенные сочетания АА, АВ и т. д.). Строки нумеруются сверху вниз. Максимально возможное число строк и столбцов у разных табличных процессоров различно.
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки (клетки), в которые могут быть записаны данные или выполняемые над ними операции. Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы. Каждая ячейка электронной таблицы имеет имя, составленное из буквенного имени столбца и номера строки, на пересечении которых она располагается. Возможны следующие имена ячеек: El, К12, АВ125 1) . Таким образом, имя ячейки определяет её адрес в таблице.
1) В современных версиях в Microsoft Excel положение ячейки может обозначаться буквой R, за которой следует номер строки, и буквой С, за которой следует номер столбца, например R1C1.
Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы, образуемая на пересечении столбца и строки.
Табличный курсор — прямоугольная рамка, которую можно поместить в любую ячейку. Ячейка таблицы, которую в данный момент занимает курсор, называется активной ячейкой. Вводить или редактировать данные можно только в активной ячейке. На рисунке 3.1 активной является ячейка С4.
Адрес активной ячейки и вводимые в неё данные отражаются в строке ввода. В строке ввода можно редактировать данные, хранящиеся в активной ячейке.
Идущие подряд ячейки в строке, столбце или прямоугольнике образуют диапазон. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший — одна ячейка. Примеры диапазонов: А1:А10, В2:С2, B2:D10.
Рабочая область табличного процессора иначе называется листом. Создаваемый и сохраняемый в табличном процессоре документ называется книгой; он может состоять из нескольких листов. Аналогично листам бухгалтерской книги, их можно перелистывать, щёлкая на ярлычках, расположенных внизу окна. Каждому листу книги пользователь может дать имя, исходя из содержимого этого листа.
Лист — рабочая область, состоящая из ячеек.
Книга — документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединённых одним именем, и являющийся файлом.
В строке состояния выводятся сообщения о текущем режиме работы таблицы и возможных действиях пользователя.
3.1.2. Данные в ячейках таблицы
Содержимым ячейки может быть:
Текст — это последовательность любых символов из компьютерного алфавита. Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы, в текстовой форме могут быть представлены характеристики рассматриваемых объектов. Изменить содержимое ячейки с текстом можно только путём редактирования ячейки. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю — по аналогии со способом письма слева направо.
С помощью чисел задаются количественные характеристики рассматриваемых объектов. При этом используются различные числовые форматы (табл. 3.1). По умолчанию используется числовой формат с двумя десятичными знаками после запятой. Для записи чисел, содержащих большое количество разрядов, не умещающихся в ячейке, применяется экспоненциальный (научный) формат. Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений. Изменить числовые данные можно путём их редактирования. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю, что обеспечивает выравнивание всех чисел столбца по разрядам (единицы размещаются под единицами, десятки — под десятками и т. д.).
Таблица 3.1
Некоторые числовые форматы
Целая и дробная части вещественного числа разделяются в электронных таблицах запятой. При употреблении в записи числа точки (в качестве разделителя его целой и дробной частей) число интерпретируется как дата. Например, 9.05 воспринимается как 9 мая, а 5.25 — как май 2025 года.
Формула — это выражение (арифметическое, логическое), задающее некоторую последовательность действий по преобразованию данных. Формула всегда начинается со знака равенства (=) и может включать в себя ссылки (имена ячеек), знаки операций (табл. 3.2), функции и числа.
Таблица 3.2
Арифметические операции, применяемые в формулах
При записи формул действуют правила, аналогичные тем, что приняты в языках программирования. Примеры формул:
Для ввода в формулу имени ячейки достаточно поместить табличный курсор в соответствующую ячейку.
В процессе ввода формулы она отображается как в самой ячейке, так и в строке ввода. После завершения ввода (нажатие клавиши Enter) в ячейке отображается результат вычислений по этой формуле (рис. 3.2). Для просмотра и редактирования конкретной формулы достаточно выделить соответствующую ячейку и провести её редактирование в строке ввода.
Рис. 3.2. Вычисления по формуле
При изменении исходных данных в ячейках, имена которых входят в формулу, значение выражения автоматически пересчитывается, полученный результат отображается в ячейке с этой формулой.
3.1.3. Основные режимы работы с электронными таблицами
Можно выделить следующие режимы работы с электронными таблицами:
• режимы формирования таблицы;
• режимы отображения таблицы;
• режимы выполнения вычислений.
Режимы формирования электронной таблицы. При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.
Формирование электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое ячеек (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).
Содержимое ячеек может быть оформлено с помощью стандартных средств оформления текстов: изменения рисунка шрифта, его размеров, начертания и выравнивания относительно ячейки, направления написания. Помимо этого, пользователю доступны средства оформления самой таблицы: объединение ячеек, различные способы прорисовки границ между ячейками для печати.
Данные, формат данных и параметры оформления ячеек (шрифт, цвет заливки, тип границы и пр.) можно копировать из одних ячеек (диапазонов ячеек) в другие ячейки (диапазоны ячеек) электронной таблицы.
Режимы отображения таблицы. Для электронной таблицы может быть установлен режим отображения формул или режим отображения значений. По умолчанию включён режим отображения значений, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого ячеек.
Можно специально задать режим отображения формул, при котором в ячейках вместо результатов вычислений будут отображены сами формулы (рис. 3.3).
Рис. 3.3. Фрагмент таблицы в режиме отображения формул
Чтобы в OpenOffice Calc установить режим отображения формул, следует:
1) выполнить команду Сервис —> Параметры —> OpenOffice Calc —> Вид;
2) в области Показать установить флажок Формулы и нажать кнопку ОК.
Самостоятельно выясните, как устанавливается режим отображения формул в табличном процессоре, имеющемся в вашем распоряжении.
Режимы выполнения вычислений. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке; если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес ещё не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено.
При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново — выполняется автоматический пересчёт тех формул, в которые входят новые данные. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчёта; таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.
В OpenOffice Calc выбор режима вычислений осуществляется с помощью команды Сервис -> Содержимое ячеек -> Пересчитать — Вычислить автоматически.
Самостоятельно выясните, как устанавливается режим вычислений в табличном процессоре, имеющемся в вашем распоряжении.
САМОЕ ГЛАВНОЕ
Электронные таблицы (табличный процессор) — прикладная программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере.
Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы, образуемая на пересечении столбца и строки. Содержимым ячейки может быть текст, число, формула.
Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы. Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений. В ячейках с формулами отображаются результаты вычислений.
Формирование электронных таблиц предполагает заполнение, редактирование и форматирование документа.
При вводе в ячейку нового значения пересчёт документа осуществляется автоматически, но может быть установлен и режим ручного пересчёта.
Для электронной таблицы может быть установлен режим отображения формул или режим отображения значений.
Вопросы и задания
1. Ознакомьтесь с материалами презентации к параграфу, содержащейся в электронном приложении к учебнику. Используйте эти материалы при подготовке ответов на вопросы и выполнении заданий.
Основные понятия электронной таблицы Excel. Интерфейс и функциональные возможности. Создание новой рабочей книги и технология работы с листами
Excel — это табличный процессор. Табличный процессор — это прикладная программа, которая предназначена для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных.
Что такое электронная таблица в Excel?
Электронная таблица — это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом электронной таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.
Табличный процессор представляет собой программную среду с набором инструментов для работы с информацией представленной в табличной форме. Основное назначение — автоматизация различных вычислений и хранение результатов.
Интерфейс электронной таблицы Excel
Ячейка — область, определяемая пересечение столбца и строки электронной таблицы.
Адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки.
Ссылка-способ (формат) указания адреса ячейки.
Блок ячеек- группа последовательных ячеек.Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части) столбца, (или его части) а также последовательности строк или стобцов (или их часией)
Строка главного меню содержит имена меню основных режимов программы. Выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему меню содержащему перечень входящих в него команд.после выбора некоторых команд ниспадающего меню появляются дополнительные подменю.
В Строке состояния (статусной строке) пользователь найдет сведения о текущем режиме работы программы, имени файла текущей электронной таблицы, номер текущего окна и тп.
Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм) предназначенных для быстрой активации выполнения определенных команд меню и функций программы. Чтобы вызвать на экран те области таблицы которые на нем в настоящий момент не отображены используются вертикальная и горизонтальная линейки прокрутки. Бегунки (движки) линеек прокрутки показывают относительную позиции активной ячейки в таблице и используется для быстрого перемещения в ней.
Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней пользователь может просматривать или редактировать содержимое текущей ячейки. Особенность строки ввода-возможность видеть содержащуюся в текущей ячейки формулу или функцию а не ее результат строку ввода удобно использовать для просмотра или редактирования текстовых данных.
Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент.
Рабочее поле- пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк.
Панель управления- часть экрана, дающая пользователю информацию об активной ячейке и ее содержимом меню и режиме работе. В ячейки электронной таблицы можно вводить не только данные, но и встроенные функции.
Одним из важнейших назначений электронной таблицы является автоматизация различных, вычислительных операций над данными. Для этого в те объекты таблицы, где предполагается хранить результаты таких вычислений, вводятся различные формулы. Ввод любой формулы начинается со знака равенства. В формулах могут участвовать не только данные, но и ссылки (адреса) объектов таблицы, а также различные функции. Формулы представляют собой соединенные знаками арифметических и/или логических операций операнды. При вводе формулы в ячейке отображается результат вычислений. Если формула использует значения других ячеек, то при изменении любой из них Excel автоматически пересчитывает результат.
При записи формулы с целью ее последующего копирования в другое место таблицы необходимо определить способ автоматического изменения адресов входящих в эту формулу ссылок.
При копировании формулы с относительными ссылками из одной ячейки в другую сохраняется такое же как в оригинале, расположение ячеек-операндов в формуле по отношению к ячейке, в которую помещается эта формула.
Данные содержащиеся в клетках электронной таблицы можно представлять в графической форм — в виде диаграмм.
Создание ново рабочей книги и технология работы с листами.
Документ приложения Excel называется рабочей книгой или просто книгой Excel. Такая книга состоит из листов, которые представляют собой большие таблицы ячеек с числами и текстовой информацией. Таблицы Excel похожи на базы данных, но предназначены не столько для хранения информации, сколько для проведения математических и статистических расчетов.
После запуска Excel автоматически создает новую (чистую) рабочую книгу, которая называется Книга1. Эта рабочая книга до тех пор, пока она не сохранена на диске, существует только в памяти компьютера. По умолчанию рабочая книга состоит из трех рабочих листов, называемых Лист1, Лист2 и ЛистЗ.
Новую рабочую книгу можно создать одним из трех описанных ниже способов:
I. Выполнить команду Файл | Создать.
II. Щелкнуть на кнопке Создать , которая расположена на панели инструментов Стандартная.
III. Нажать комбинацию клавиш Ctrl + N.
Если Вы выберете команду Файл | Создать, то на экране появится диалоговое окно Создание документа
В этом диалоговом окне с вкладками следует выбрать шаблон для новой рабочей книги. Если личных шаблонов нет, то во вкладке Общие будет находиться только одна пиктограмма Книга, щелчок на которой приведет к созданию обычной рабочей книги. Шаблоны, которые входят в поставку Excel, находятся во вкладке Решения
При выборе одного из этих шаблонов будет создана рабочая книга на основе указанного файла шаблона.
Нажав клавиши Ctrl + N или щелкнув на кнопке Создать , расположенной на панели инструментов Стандартная, можно сразу создать новую рабочую книгу, даже не открывая диалоговое окно Создание документа.
На следующем шаге мы рассмотрим открытие существующей рабочей книги в Excel.
Работа с листами
Вставка и удаление листов
По умолчанию в книге Microsoft Office Excel содержатся три листа, но при необходимости листы можно добавлять (включая такие типы листов, как листы диаграмм, листы макросов и листы диалогов) и удалять. Также можно изменять количество листов по умолчанию для новой книги.
Имя (или заголовок) листа отображается на его ярлычке в нижней части экрана. По умолчанию листам присваиваются имена «Лист1», «Лист2» и т. д., но имя любого листа на более подходящее.