Как сделать чтобы гугл таблицу могли редактировать все

Как создать Гугл Таблицу с общим доступом и открыть ее для других?

BY

Как создать Гугл Таблицу с общим доступом, чтобы другие пользователи могли читать или вносить изменения? Ответ на этот вопрос должен знать каждый – обязательно пригодится!

С чего начать?

Если вы много работаете с документами, логично будет разобраться, как открыть доступ к Гугл Таблице для других пользователей. Очень удобная функция, позволяющая вместе работать над важными данными. А если не хотите разрешать редактировать цифры и текст, можно просто открыть режим просмотра! В общем, пора узнать поподробнее.

В Документах существует специальная функция – вам не придется хитрить, скачивать файл и отправлять его другим людям. Можно работать вместе в электронном виде, через веб-пространство. Аналогичная опция есть и в мобильной версии. Готовы разобраться, как сделать Гугл Таблицу доступной для редактирования другими пользователями? Как сделать общим Яндекс Диск для скачивания, прочитай в источнике.

Вы можете работать с этой опцией через интерфейс открытого документа или через меню вашего Диска. Вы же в курсе, что все сохраняемые файлы автоматически попадают именно в облачное хранилище?

Важно: предварительно убедитесь, что вы дали файлу имя – без названия получить доступ к опции не получится.

• Если открываете документ, кнопка «Настройка доступа Гугл Таблицы» находится на верхней панели справа (зеленый значок, не перепутаете)

• Если работаете через интерфейс Диска, нужно выделить файл щелчком мышки и найти на верхней панели иконку в виде человечка со знаком «+»

Какой бы вариант вы ни выбрали, дальнейшие действия будут полностью совпадать. Возможность выбора дана, чтобы вы могли в любой момент получить доступ к нужной опции – не переключаясь между файлами!

Как только вы нажмете на нужную кнопку, увидите два блока. О каждом поговорим отдельно.

Предоставление доступа

Первый блок – это ответ на вопрос, как сделать Гугл Таблицу для общего доступа и настроить совместный доступ. Здесь все очень легко, в открывшееся поле нужно вручную добавить адреса электронной почты пользователей, с которыми вы планируете работать над документом. Также можно добавлять предварительно сформированные группы.

• Просто внесите электронный адрес в открывшееся поле;

• Как только система найдет человека с таким почтовым ящиком, появится новое окно;

• Здесь вы можете поставить/снять галочку параметра «Уведомить о подключении к документу» ;

• Можно добавить сопроводительное сообщение в поле, которое находится чуть ниже;

• Выберите права, которыми будет наделен пользователь/группа людей;

• Как только вы будете готовы, жмите на значок «Отправить»

Вот как открыть доступ к Гугл Таблице другому пользователю! Теперь человек может присоединиться к работе над документом.

Случайно объединили ячейки и необходимо их разделить? В этом вам поможет наша инструкция по ссылке

Несколько слов стоит сказать о правах доступа. Вы можете выбрать один из следующих вариантов:

• Читатель. Можно открыть файл, но нельзя его менять или делиться данными с другими людьми.
• Редактор. Доступна возможность редактирования данных, также можно принимать/отклонять правки и менять настройки доступа к Гугл Таблицам.
• Комментатор. Можно комментировать данные и предлагать внесение изменений, но опция редактирования и возможность поделиться файлом отсутствуют.

Не так уж и сложно понять, как открыть доступ к редактированию Гугл Таблицы или оставить документ исключительно в режиме просмотра. Внимательно подходите к этому вопросу, чтобы случайно не дать больше прав, чем вы собирались изначально.

Копирование ссылки

Второй блок, который вы увидите – вторая часть ответа на вопрос, как дать доступ к Гугл Таблице. Теперь мы будем работать с помощью ссылки, вводить адреса электронной почты больше не нужно.

Вам доступно два параметра.

1. Доступ ограничен . Открывать документ смогут только пользователи, которых вы добавите вручную.

Как это работает? Вы копируете и отправляете ссылку нужному человеку – как только он перейдет по ней, на ваш почтовый ящик поступит письмо с запросом.

В этом запросе вы можете разрешить/отклонить доступ и сразу назначить права (читатель, редактор или комментатор). Подтверждать придется каждого нового пользователя вручную!

2. Доступные пользователи, у которых есть ссылка.

Вот как сделать Гугл Таблицу доступной для всех – просто скопируйте ссылку и отправьте ее, кому считаете нужным. Просматривать данные смогут все, кто перейдет по этому адресу, дополнительное подтверждение не требуется.

Вам нужно лишь выбрать права (читатель, комментатор или редактор) – соответствующее меню вы увидите справа. Вот и все!

Если ваш друг или коллега интересуется, как получить доступ к Гугл Таблице для совместной работы – вы уже знаете, что сделать и сказать! Скорее оцените функцию на практике, она невероятно удобна.

6. Как использовать Таблицы для совместной работы

Чтобы продолжить разговор, который неудобно вести в комментариях, отправьте соавторам сообщение по электронной почте прямо из Таблиц.

1. Нажмите ФайлНаписать соавторам.
2. Чтобы удалить соавтора из списка, снимите флажок рядом с его именем.
3. Добавьте тему и сообщение.
4. Если вы хотите получить копию письма, установите флажок Отправить мне копию.
5. Нажмите Отправить.

6.4. Как вернуться к предыдущей версии или переименовать ее

Если вы являетесь владельцем таблицы или у вас есть права на ее редактирование, вы можете просмотреть ее предыдущие версии и восстановить их.

Как посмотреть разные версии таблицы и восстановить нужную

1. Выберите ФайлИстория версийСмотреть историю версий.
2. Чтобы показать только версии, которым присвоены названия, установите переключатель Только версии с названиями в положение ВКЛ.
3. Выберите время изменения, чтобы открыть предыдущую версию файла.

• имена пользователей, работавших над документом;
• квадратики напротив имен: каждому пользователю присваивается отдельный цвет, которым выделяются внесенные им правки.

Как задать название версии

1. Выберите ФайлИстория версийУкажите название текущей версии.
2. Введите название и нажмите Сохранить.

6.5. Как создавать фильтры и представления фильтров

Excel:
фильтрация данных

Таблицы:
фильтры и представления фильтров

Excel 2013

Excel 2010

Чтобы отфильтровать данные в таблице, создайте фильтр. Если вы хотите, чтобы для других пользователей данные выглядели по-прежнему, создайте представление фильтра.

Как создать фильтр

1. Выделите диапазон ячеек.
2. Нажмите ДанныеСоздать фильтр.
3. Вверху диапазона нажмите Фильтр , чтобы увидеть доступные варианты.

Как создать представление фильтра

1. Выберите ячейку с данными.
2. Выберите ДанныеФильтрыСоздать новый фильтр.
3. В заголовке столбца откройте список и выберите данные, к которым нужно применить фильтр, или найдите их с помощью поля поиска.
4. Нажмите ОК.
5. Введите название фильтра в поле Имя.
6. После этого фильтр будет доступен в меню ДанныеФильтры.

6.6. Как защитить контент

Excel:
защита листа или книги

Таблицы:
защищенные листы и диапазоны

Excel 2013

Excel 2010

Если в таблице содержится конфиденциальная информация, вы можете запретить пользователям вносить в нее изменения.

1. Откройте таблицу и выберите Данные > Настроить защищенные листы и диапазоны.
2. Нажмите + Добавить лист или диапазон.
3. Выберите Диапазон или Лист в зависимости от того, какие данные вы хотите защитить.
4. Нажмите Задать разрешения и укажите, кто может редактировать данные и нужно ли показывать предупреждение.
5. Нажмите Готово.

6.7. Как ограничить доступ, запретить скачивание, печать или копирование

Excel:
шифрование с паролем

Таблицы:
ограничение доступа к данным

Excel 2013

Excel 2010

Если в таблице содержится конфиденциальная информация, вы можете запретить пользователям скачивать, печатать и копировать ее.

1. В верхей части листа нажмите Настройки доступа.
2. Внизу экрана нажмите Расширенные.
3. Установите флажок Запретить скачивание, печать и копирование для пользователей с правами на комментирование и просмотр.
4. Нажмите Готово.

6.8. Как указать срок действия доступа

Как настроить срок действия доступа

Если вы сотрудничаете с пользователями за пределами организации (например, внешними клиентами или агентствами), вам может потребоваться ограничить им доступ к определенным файлам после завершения проекта.

Как указать срок действия доступа

1. В верхей части листа нажмите Настройки доступа.
2. Настройте доступ, если ещё не сделали этого.
3. Выберите Расширенные.
4. Наведите указатель мыши на имя пользователя и нажмите «Открыть временно» .
5. Укажите, когда нужно автоматически закрыть доступ.
6. Нажмите Сохранить измененияГотово.

Примечание. Окончание периода доступа не может приходиться на текущую дату. Если вам требуется отозвать права пользователя на работу с файлом немедленно, просто закройте доступ.

6.9. Как узнать, кто просматривал таблицу

Как узнать, кто просматривал таблицу

Если у вас есть права на редактирование таблицы, вы можете посмотреть:

• кому к ней предоставлен доступ;
• кто ее просматривал;
• график просмотров в динамике.

В правом верхнем углу нажмите «История изменений» .

Если вы не хотите, чтобы ваши просмотры отражались в истории активности таблицы, измените настройки конфиденциальности.

Как создать Гугл таблицу с общим доступом?

Чтобы создать новую google таблицу с общим доступом, нужно:

• Зайти или создать аккаунт в gmail (так и вбиваем в поиск если у Вас нет аккаунта в гугл);
• В правом верхнем углу щелкнуть левой кнопкой компьютерной мыши по пиктограмме с 9 точками;
• В появившемся модальном окне с сервисами от гугл найти google диск;
• Щелкнув по иконке гугл диска левой кнопкой мыши перейти в «мой диск»;
• Слева, сверху щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопку «Создать»;
• В появившемся модальном окне выбрать «Google таблицы» и щелкнуть по надписи — создастся новый файл таблицы.

Как дать доступ к гугл таблице другому пользователю?

Чтобы в Вашей гугл таблице могли подключаться другие пользователи — надо предоставить им доступ:

• У пользователя должен быть гугл аккаунт;
• В правом верхнем углу гугл таблицы кликаем мышью на «Настройка доступа»;
• В появившемся модальном окне выбираем нужные настройки доступа.

Общий доступ к гугл таблице по ссылке

Для настройки доступа всем пользователям можно разрешить переход по сформировавшейся ссылке, для этого:

• В модальном окне кликаем по надписи «разрешить доступ всем, у кого есть ссылка» (она находится в самом низу);
• Выбираем уровень доступа: от читателя (может только просматривать документ) до редактора (с полными правами администратора);
• Жмем на кнопку «Готово» и делимся ссылкой.

Общий доступ к гугл таблице определенным пользователям

Чтобы работать в одной гугл таблице группой, можно предоставить доступ к документу конкретным юзерам:

• У пользователей должны быть аккаунты в гугл;
• В правом верхнем углу щелкаем мышью по «Настройка доступа»;
• В появившемся модальном окне щелкаем по форме мышью и вносим туда mail пользователя;
• Кликаем по кнопке «Готово».

На почту пользователя придет оповещение с ссылкой на документ, в котором будет вестись совместная работа, либо просмотр (зависит от настроек по ролям).

Чтобы удалить пользователей, либо переделать варианты доступа, достаточно пройти аналогичную процедуру из нужных вариантов и: либо удалить какого-то пользователя; либо проставить функцию ограниченного доступа к документу (в случае, если был настроен доступ по ссылке).

Как изменить настройки доступа

Открыв доступ к файлу, вы можете в любое время его закрыть. Кроме того, вы можете управлять разрешениями на редактирование файла и изменение настроек доступа.

Как закрыть доступ к файлу

Внимание!

• Владелец и пользователи с правом на редактирование могут изменять настройки доступа к файлу.
• Если вы не хотите, чтобы у других пользователей был доступ к файлу, отмените его публикацию.

1. Найдите нужный файл или папку на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Откройте или выберите файл или папку.
3. Выберите Настроить доступ или нажмите на значок «Открыть доступ» .
4. Найдите пользователя, которому нужно закрыть доступ к файлу.
5. Справа от его имени нажмите на стрелку вниз Удалить.
6. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить.

Если сменить доступ к файлу с общего на ограниченный, то только обладающие доступом пользователи смогут его открывать.

1. Найдите нужный файл или папку на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Откройте или выберите файл или папку.
3. Выберите Настроить доступ или нажмите на значок «Открыть доступ» Копировать ссылку.
4. В разделе «Общий доступ» нажмите стрелку вниз .
5. Выберите Доступ ограничен.
6. Нажмите Готово.

Если вы являетесь владельцем файла, обратите внимание на следующее:

• Пользователи с правом на просмотр, комментирование или редактирование могут сохранить копию файла, пока вы не удалите его из корзины.
• Чтобы окончательно стереть файл, найдите его в папке «Корзина» и нажмите «Удалить навсегда» . Подробнее…

Если вы не являетесь владельцем файла:

• Объект будет удален с вашего Диска, но останется доступен другим соавторам.
• Чтобы восстановить объект, перейдите по ссылке на него ФайлДобавить на мой Диск.

Как управлять доступом к файлам

Пользователи, которым разрешено редактировать документ, могут:

• предоставлять доступ другим пользователям;
• добавлять и удалять пользователей;
• изменять разрешения на доступ к файлу;
• копировать, распечатывать и скачивать файлы.

Примечание. Этот параметр нельзя применить ко всей папке, но вы можете настроить его для отдельных файлов в ней.

Чтобы запретить читателям и комментаторам печатать, копировать и скачивать файлы, выполните следующие действия:

1. Найдите нужный файл или папку на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Выберите файлы.
3. Выберите Настроить доступ или нажмите на значок «Открыть доступ» .
4. Нажмите на значок настроек в верхней части страницы.
5. Снимите флажок Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.

Примечание. Вы можете запрещать пользователям копировать, скачивать и распечатывать файлы, а также делиться ими на Google Диске, в Документах, Таблицах и Презентациях, но у вас нет возможности контролировать другие способы предоставления доступа к контенту.

Изменять настройки доступа к файлу могут его владелец и пользователи с правом на редактирование. Чтобы запретить другим пользователям изменять настройки доступа к файлу, выполните следующие действия:

1. Откройте файл на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Выберите Настроить доступ или нажмите на значок «Открыть доступ» .
3. Нажмите на значок настроек в верхней части страницы.
4. Снимите флажок Пользователи с правом на редактирование смогут изменять разрешения и параметры доступа.

Примечание. Запрет на предоставление доступа к папке не распространяется на хранящиеся в ней файлы. Чтобы пользователи не могли управлять доступом к таким файлам, измените настройки для каждого из них.